گردش اطلاعات در هرسازمان به منظور تامین نیازهای اطلاعاتی بخش‌های مختلف آن همواره امری ضروری بوده که این امر مستلزم تولید و تبادل سرفصل‌های اطلاعاتی سازمان در ساختاری تعریف‌شده و استاندارد است. انواع قالب های تبادل اطلاعات در سازمان ها شامل نامه، گزارش، فرم، پرونده، نشریه، استاندارد، گواهی، فاکتور، مصوبه و صورت‌جلسه می‌باشند. به عبارت دیگر هر سرفصل اطلاعاتی باید در یکی از قالب‌های استاندارد باشد تا مانع از تولید اطلاعات بطور سلیقه‌ای، ناقص و با کیفیت پایین گردد.
اصولاً وقتی باید از نامه استفاده کرد که با یک موضوع، فرمت و محتوای جدید مواجه میشویم که نمونه های مشابه آن پیشتر چند بار تکرار نشده است. درصورتیکه یک موضوع یا محتوا برای چندین بار در سازمان شکل میگیرد یا وارد آن میشود و مسیری که باید طی شود، مشخص است یا در طول زمان و به دلیل تکرار مشخص شده است، واحدی مثل سیستم ها و روش ها بایستی وارد عمل شده و اقدام به طراحی فرم برای این منظور نماید.
اصولاً نامه بیشتر وقتی کاربرد دارد که یک محتوای جدید از خارج وارد سازمان شده و بایستی در واحدهای مختلف مسیر از پیش تعریف نشده ای را طی نماید. درحالیکه معمولاً وقتی شروع یک درخواست تکرار شونده بوده یا از درون سازمان باشد خیلی صحیح نیست که برای اینکار از نامه استفاده نموده و بایستی از فرم برای ایجاد و به گردش درآوردن این محتوا استفاده نمود. زیرا فرم نسبت به نامه از ویژگی هایی از قبیل استاندارد بودن و قابلیت تحلیل، گزارشگیری و بسیاری مزایای دیگر برخوردار است.
حال وقتی که در سازمان ها بیشتر گردش اطلاعات از جنس نامه باشد، این سازمان ها از لحاظ اطلاعاتی، سازمان استانداردی محسوب نشده و باید در اسرع وقت نسبت به این استاندارد سازی اقدام نمایند. حتی برای این منظور در پروژه هایی که از قبیل معماری سازمانی تحلیلی استخراج میشود که به درصد نامه ها به کل سرفصل های اطلاعاتی (نامه، فرم، چک لیست، فرمت، گزارش و…) میپردازد و درصورتیکه این ضریب عدد بزرگی باشد نمایانگر مشکل اطلاعاتی در سازمان است.
از سوی دیگر اصولاً موجودیت اصلی مورد کاربرد در اتوماسیون های اداری، نامه است. نامه ها با توجه به ماهیت و استاندارد نبودنشان، از قابلیتهای محدودتری از حیث کنترل، پردازش و استانداردسازی نسبت به مقولهای مثل فرمها و چک لیست ها و سایر موارد برخوردار هستند. در حالیکه موجودیت و فرمت اصلی گردش اطلاعات در BPMS فرم ها هستند.
همچنین نامه هایی که در اتوماسیون اداری به جریان میافتند اصولاً مسیر از پیش تعریف شده و استانداردی نداشته و بعضاً مشاهده میشود که به دلیل خطای کاربر، به اشتباه به شخص دیگری ارجاع شده و تا مشخص شدن این اشتباه زمان زیادی از دست رفته است درحالیکه فرم ها در دل فرایندهای سازمان مستقر شده و اصولاً فرایندها و فرمهای سازمانی با هم گره خورده اند و مسیری که هر فرم باید در سازمان طی شود تا حدود زیادی مشخص و از این حیث قابل قیاس با نامه نیستند.
پس سازمان ها بایستی حتی بلافاصله بعد از اینکه اتوماسیون اداری را راه اندازی کردند، (با راه اندازی اتوماسیون اداری تمرین خوبی برای ایجاد و ارتقاء فرهنگ فناوری اطلاعات و حرکت به سمت سازمانهای بدون کاغذ فراهم میشود) به سمت BPMS گام بردارند.
حال با توجه به اینکه بسیاری از سازمان های ما از مدتها قبل اقدام به راه اندازی و استقرار اتوماسیون اداری کرده اند و حتی بعضاً بیش از ۷-۸ سال است، میتوان نتیجه گیری کرد که اگر امروز هم نسبت به راه اندازی BPMS اقدام کنند، زمان زیادی را از دست داده اند.
البته به منظور استقرار مناسب BPMS در سازمان ها بایستی فرهنگ سازی مناسب در این زمینه اتفاق بیافتد تا انتظارات و توقعات از BPMS بطور منطقی ایجاد شود. بنابراین بحث آموزش پیش از BPM و استقرار BPMS را جدی بگیرید
پیام بگذارید