فراگیر شدن کامپیوتر و شبکه‌های کامپیوتری، تعریف جدیدی از مدیریت اسناد پیش رو است. رسیدن سند به مقصد و بایگانی آنلاین اسناد از امور ابتدایی مدیریت سند به شمار می‌رود.
1. مدیریت تولید محتوا
مدیریت تولید محتوا و سند از مهم‌ترین فرایند‌هایی است که در مدیریت نوین اسناد به آن پرداخته می‌شود. در مدیریت سنتی، امور بعد از تولید سند حائز اهمیت است. سند نشانه‌ی فعالیت‌های یک سازمان است و تولید محتوا، نمایان‌گر رشد سازمان. مدیریت نوین اسناد به صورتی کاربر پسند و منسجم، کنترل تولید محتوا را در دست می‌گیرد که موجب می‌شود کارکنان سازمان، اهمیت تولید محتوا را درک کنند، و آن‌ها را تشویق به تولید محتوای بیشتری می‌کند، و راه آن‌ها را هموار می‌کند.
فرض کنید درخواست نظارت بر قرارداد با یک شرکت، به گروه‌ی سپرده شود. هنگامی که هرکدام از اعضای گروه وارد سامانه می‌شوند، درخواست نظارت بر قرارداد را در صفحه‌ی مخصوص به خود می‌بیند، و پیش‌نویس آن را به راحتی می‌خوانند، نظریات خود را به آن اضافه می‌کنند و در صورت حق دسترسی می‌توانند در همان لحظه آن را تغییر دهند. مدیران نهایی به آسانی تغییرات و نظرات را می‌خوانند و درصورت تایید، فقط با فشار دادن کلید تایید آن را نهایی می‌کنند.
درصورتی که یکی از ویرایش‌گران تغییر اشتباهی در قرارداد اعمال کند و آن را ذخیره کند، تمام نگارش‌های قبلی سند در دسترس هستند و به راحتی قابل بازیافت هستند.
2. قالب یک‌پارچه در شکل و ظاهر سند
از آن‌جا که مدیریت نوین اسناد در تولید محتوا نظارت دارد، می‌توان قالب مشخصی برای شکل و ظاهر هر نوع سند در نظر گرفت. یک‌پارچه‌گی در اسناد تولید شده حتی در ظاهر نیز حفظ گردد. مثلا شکل فرم‌های قرارداد در کل سازمان یکسان باشند.
3. شکل‌های جدید سند
در برخی موارد بعضی رویدادها به قدری کوچک هستند که به شکل سند دیده نمی‌شوند در حالی‌که مظهر یک رویداد هستند و باید ثبت شوند. برای نمونه، سند شخصی که وارد سازمان می‌شود، اخبار جدید سازمان و…
4. مدیریت اسناد تمام بخش‌های سازمان
هرگز فکر نکنید اگر اسناد همه‌ی بخش‌های سازمان حتی پیش‌نوشته‌های بخش تحقیقات، مقالات دانش‌جویان یا اسنادی که فکر می‌کنید کاربردی ندارند، موجب پیچیدگی مدیریت اسناد سازمان شما می‌شوند، بلکه هربخش می‌تواند فضا و مدیریت خاصی در سامانه‌ی مدیریت اسناد داشته باشد بدون این‌که سایر بخش‌های مهم سازمان شما را درگیر کند. هرچه محتوای تولیدی سازمان شما پویاتر و اسناد حاصل از آن بیش‌تر باشد، نشانه‌ی افزایش رشد دانش سازمان شماست.
5. حذف مشکلات استفاده از مستندات کاغذی
حجم کاغذ، فرسودگی، نیاز به ارسال از طریق پست، نیاز به تکثیر، مشکلات نرم افزار بایگانی، ترس از گم شدن اصل سند، مشکل آتش‌سوزی و ده‌ها مسئله‌ی دیگر از جمله مشکلات وجود کاغذ است.
6. اعلان خودکار سند جدید برای کسانی که اجازه‌ی دیدن سند تولید شده را دارند
پس از تایید یا قرادادن یک سند در سامانه‌ی مدیریت سند دیگر نیازی به ارسال آن به گیرندگان نیست، بلکه براساس گروه گیرنده‌گان سند و حق دسترسی آن‌ها، آن سند در همان لحظه در دسترس گیرندگان قرار خواهد گرفت. حتی ممکن است بر طبق تعریف گیرندگان یک نامه‌ی الکترونیکی و یا یک پیامک دریافت کنند که وجود یک سند جدید یا تغییر در یک سند را به آن‌ها اعلان می‌کند.
7. دسترسی به اسناد توسط همه‌ی افراد مجاز در سازمان
امکان دسترسی به اسناد برای کلیه‌‌ی افراد که مجوز دسترسی برای آن‌ها تعریف شده باشد، فراهم است. و این در صورتی است که دسترسی افراد به اسناد، در روش سنتی به راحتی امکان پذیر نیست و در برخی موارد غیر ممکن است. امکان به اشتراک گذاری اسناد فراسازمانی
8. امنیت اسناد
از ارکان مهم در سازماندهی اسناد، تامین امنیت و طبقه‌بندی اسناد است. امنیت اسناد دیجیتال بسیار بالاتر از امنیت اسناد کاغذی است. برای دیدن امنیت اسناد دیجیتالی بخش ویژه‌ی امنیت را بخوانید.
9. امضا و مُهر اسناد
در عمل هر امضا و مهری قابل جعل است یا حداقل تشخیص آن در برخی از موارد بسیار مشکل و نیاز به کارشناس دارد در صورتی که امضای دیجیتالی غیر قابل جعل است و سامانه به صورت تضمین شده صحت امضا را اعلام می‌کند. برای دیدن امنیت امضای اسناد دیجیتالی بخش امنیت را ببیند.
10. بایگانی خودکار
نرم افزار بایگانی تحت وب در سامانه‌های دیجیتالی به صورت ذاتی است و به محض تولید سند عمل نرم افزار آنلاین بایگانی انجام شده است.
11. پشتی‌بان گیری از اسناد
اسناد کاغذی فضای زیاد اشغال می‌کنند، کپی اسناد کاغذی به منظور حفظ اسناد در صورت عواملی مانند گم شدن و آتش‌سوزی یک معضل دیگر است که در صورت کپی و انتقال اسناد به محل دیگر مشکلات امنیتی را نیز در بر دارد. ولی در سامانه‌های مدیریت اسناد، عمل گرفتن پشتی‌بان به طور خود کار در ساعت مشخص انجام می‌گیرد و فضای بسیار کمی را نیز اشغال می‌کنند.
پیام بگذارید