در روند رسیدگی به امور شرکت‌ها و سازمان‌ها و موسسات تولیدی یا بازرگانی، عملیات حسابرسی کاری لازم و پیچیده است که به عهده حسابرس داخلی یا شرکت‌های حسابرسی است. در این راستا، حسابرس پس از بررسی کامل و دقیق صورت‌های مالی، به اطلاعات درستی دست می‌یابد که باید بر طبق آن اطلاعات، نظر خود را بیان نماید. در این مقاله چگونگی انجام این روند به طور دقیق شرح داده شده است.
به سلسله مراتبی که حسابرس آن‌ها را طی می‌کند تا به اطلاعات درست از صورت‌های مالی دست یابد و برای پیش بینی و نتیجه‌گیری از آن‌ها استفاده نماید، مراحل حسابرسی می‌گویند.
غیر از جمع‌آوری اطلاعات مالی، عملیات حسابرسی در طی مراحل زیر صورت می‌گیرد:
تشکیل پرونده جاری و دائم بر اساس سیستم عطف‌بندی موسسه:
تشکیل پرونده جاری و دائم برای موسسه اولین کار مهم در حسابرسی است که شامل موارد زیر است:
- تهیه زونکن
- گذاشتن دیوایدر برای سر فصل‌ها مطابق با فهرست پرونده
- گذاشتن برنامه رسیدگی
باید توجه داشت که اگر سال قبل حسابرسی موسسه انجام شده باشد، پرونده دائم وجود دارد و دیگر نیازی به تشکیل پرونده دائم نیست.
اخذ تراز آزمایشی از شرکت:
زمانی تراز موقت برای شرکت اخذ می‌شود که تراز آزمایشی آن تهیه نشده باشد. در این صورت تنها مانده‌هایی که نهایی شده باشند، مورد رسیدگی قرار می‌گیرد.
تهیه کاربرگ‌های اصلی هر سرفصل:
نکته اول: کاربرگ‌های اصلی به شرح زیر تهیه می‌شود:
کاربرگ اصلی 3000 شامل مانده سرفصل‌های:
- حساب‌ها و اسناد پرداختنی تجاری و غیرتجاری
- پیش دریافت‌ها
- سایر حساب‌های پرداختنی
- سپرده‌های پرداختنی
- ذخایر
- ذخیره باز خرید خدمت سایر بدهی‌های با ماهیت بستانکار جز تسهیلات مالی
- ذخیره مالیات که سرفصل جداگانه‌ای
کاربرگ اصلی 3800 شامل:
- بدهی مالیاتی
- ذخیره مالیات
کاربرگ اصلی 3900 شامل:
- تسهیلات مالی کوتاه مدت
- تسهیلات مالی بلند مدت
کاربرگ اصلی 4000 شامل:
- جدول دارایی‌های ثابت
- استهلاک انباشته
- پیش پرداخت‌های سرمایه‌ای
کاربرگ اصلی 4100 شامل:
- سرمایه گذاری‌های کوتاه مدت
- سرمایه گذاری‌های بلند مدت
کاربرگ اصلی 4200 شامل:
- سایر دارایی‌های نامشهود
- حق الامتیازها
کاربرگ اصلی 4300 شامل:
- موجودی مواد و کالا
- اعتبارات اسنادی
- کالای در راه
کاربرگ اصلی 4500 شامل:
- حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری و غیرتجاری
- سایر حساب‌های دریافتنی
- سپرده‌های دریافتنی
- پیش پرداخت‌ها
- و…
کاربرگ اصلی 4700 شامل:
- موجودی نقد و بانک
- بانک‌ها
- صندوق
- تنخواه گردان‌ها
- اسناد در جریان وصول
کاربرگ اصلی 5500 شامل:
- فروش
- درآمد حاصل از ارائه خدمات
- برگشت از فروش
- درآمدهای عملیاتی
کاربرگ اصلی 5600 شامل:
- هزینه دستمزد
- سر بار
- قیمت تمام شده
- هزینه‌های عمومی
- هزینه‌های اداری
- هزینه‌های مالی
کاربرگ اصلی 5750 شامل:
- سایر درآمدها
- سایر هزینه‌های غیر عملیاتی
کاربرگ اصلی 5950 شامل:
- حساب‌ها
- طرف حساب‌های انتظامی
نکته دوم: کاربرگ‌های اصلی فوق در برخی از شرکت‌ها به طور کامل مورد نیاز نیست.
مثال: در شرکت‌های خدماتی کاربرگ 4300 موجودی‌ها کاربرد ندارد و لذا گذاشتن دیوایدر، برنامه رسیدگی و تهیه کاربرگ اصلی نیازی نیست.
همچنین در صورتی که شرکت دارای سرفصل سرمایه گذاری باشد، صرفا کاربرگ 4100 تهیه می‌شود.
نکته سوم: در صورتی که قبل از پایان سال مالی شرکت باشد و یا تراز نهایی نشده باشد، لزومی به تهیه کلیه کاربرگ‌های اصلی نیست و اگر هم تهیه شد مانده‌ها باید با مداد درج گردد و پس از اخذ تراز نهایی، مانده‌ها با خودکار آبی درج شود.
نکته چهارم: کاربرگ اصلی هر قسمت حتما می‌بایست در کاربرگ 14 ستونی تهیه شود و به شرح زیر تکمیل گردد:
- ستون اول و دوم مخصوص شرح حساب
- ستون سوم بابت عطف
- ستون چهارم مانده تراز اولیه (قبل از اصلاحات نهایی)
- ستون پنجم و ششم اقلام تعدیلات بین دو تراز در بدهکار و بستانکار
- ستون هفتم مانده تراز نهایی
- ستون هشتم و نهم مربوط به تغییرات طبقه بندی بوده که بسته به ماهیت حساب افزایش و کاهش آن در ستون های مزبور درج می‌شود
- ستون دهم مانده حساب طبق صورت‌های مالی
ارسال تاییدیه‌های حسابرسی:
برای تاییدیه‌های حسابرسی، اخذ فرم تاییدیه بانکی لازم است و شرکت مورد نظر باید از تمام بانک‌هایی که در آن‌ها حساب دارد و یا تسهیلات گرفته است، تاییدیه دریافت نماید.
- فرم تاییدیه بدهی/ طلب برای بدهکاران و بستانکاران تجاری، اسناد دریافتی و پرداختی، پیش دریافت‌ها و پرداخت‌ها
- فرم تاییدیه پرسنل به منظور ثبت مانده‌های بدهکاران پرسنل، صندوق، تنخواه گردان و…
- فرم تاییدیه کارفرما برای کرفرمای پروژه‌ها (برای شرکت‌هایی که پیمانکاری پروژه‌ها را به کسی می‌سپارند)
- فرم تاییدیه پیمانکار برای پیمانکار پروژه (برای شرکت‌هایی که خود کارفرمای دیگران است)
- فرم تاییدیه کالاهای امانی
- فرم تاییدیه سرمایه گذاری درسهام‌های شرکت
تهیه کاربرگ‌های فرعی هر حساب:
برای مانده‌های فرعی در هر قسمت لازم است که کاربرگ ۱۴ ستونی تهیه شود.
رسیدگی به سر فصل نقد و بانک:
رسیدگی به سر فصل نقد و بانک که قسمت 4700 پرونده است، شامل موارد زیر است:
رسیدگی به موجودی نزد بانک‌ها:
دریافت صورت مغایرت بانکی، توسط شرکت انجام می‌شود و در صورت عدم تهیه صورت مغایرت بانکی، حسابرس به تهیه صورت مغایرت بانکی به صورت زیر اقدام می‌کند:
نکات قابل توجه در رسیدگی به حساب بانکی:
- استخراج حساب‌هایی که راکد یا کم گردش هستند
- استخراج حساب‌هایی که به نام شرکت نیستند و یا صاحبان امضای مجاز آن‌ها تغییر نموده
- رسیدگی به اقلام باز صورت حساب‌های بانکی و کنترل آن‌ها در صورت حساب سال بعدی
- اخذ تاییدیه بانکی
- اخذ مجوز هیئت مدیره در خصوص افتتاح حساب‌های جاری
- کسب اطمینان از تسعیر ارز موجودی بانک‌های ارزی بر اساس نرخ ارز در پایان سال
رسیدگی به حساب صندوق و تنخواه گردان:
شرکتی که حساب تنخواه گردان یا صندوق داشته باشد، بایستی آیئن نامه تنخواه گردان و صندوق را دارا باشد و بر اساس آن اقدام نماید. بنابراین حسابرس بالاترین گردش بدهکار صندوق و تنخواه گردان را بررسی می‌کند و آن را با آیین‌نامه تطابق می‌دهد.
زمانی که سقف مجاز تعیین شود، نباید مانده حساب صندوق و تخواه گردان از این سقف مجاز بیشتر گردد. اگر در این آیین‌نامه تضمین مشخص شده باشد، باید حسابرس آن را تطبیق دهد و اگر مشخص نشده باشد، حداقل تضمین معادل با سقف تعیین شده، اخذ می‌شود.
نکات قابل پیگیری در رسیدگی به حساب صندوق و تنخواه گردان:
- تعیین سقف حداکثری برای حساب‌های صندوق و تنخواه در طول سال و تطابق آن با آیین‌نامه یا مجوز سقف
- بررسی تضمین دریافت شده از صندوق دار و تنخواه گردان بر اساس بالاترین سقف وجه
- بررسی دریافتی‌ها و پرداختی‌های عمده حساب‌های صندوق و تنخواه
- کسب اطمینان از تسعیر ارز نزد تنخواه و صندوق بر اساس نرخ ارز در پایان سال
- استخراج مانده تنخواه و صندوقی که راکد یا بدون استفاده است و تسویه نشده است
- دریافت تاییدیه از تنخواه گردان و صندوق‌دار
- بررسی شمارش صندوق و تنخواه توسط مسئولین مالی
- رسیدگی به حساب‌های دریافتنی تجاری و غیرتجاری و پیش پرداخت‌ها:
رسیدگی به حساب‌های دریافتنی تجاری و غیرتجاری و پیش پرداخت‌ها که قسمت 4500 پرونده است، دارای موردهای زیر است:
رسیدگی به حساب بدهکاران تجاری:
مطالبات شرکت از خریداران کالا و خدماتی که توسط شرکت ارائه می‌شود، بدهکاران تجاری شرکت هستند که اقلام بدهکار مانده حساب‌های این سر فصل به سمت حساب فروش و درآمد کسب شده ثبت می‌شوند و اقلام بستانکار حساب‌های دریافتی آن به وجوه نقد دریافتی شرکت مربوط می‌شود.
کنترل‌های مربوط به سندرسی اقلام عمده بدهکاران تجاری:
- کنترل ثبت صحیح و طرف حساب برای اقلام بدهکار و بستانکار حساب
- کنترل رسید دریافت وجه نقد/ اسناد که مربوط به اقلام بستانکار حساب است
- کنترل مدارک دریافت وجه که مربوط به اقلام بستانکار حساب است
- کنترل صورت حساب فروش برای اقلام بدهکار حساب
پیگیری سال مالی بعد کلیه اقلام:
پس از رسیدگی به حساب بدهکاران تجاری و پس از اخذ تاییدیه‌ها و پیگیری مجدد آن‌ها، اقلام مانده بدهکاران تجاری سال مالی بعد مورد رسیدگی قرار می‌گیرد و پس از آن، وصول مطالبات تجاری سال بعد مورد بررسی قرار می‌گیرد.
جمع بندی اقلام راکد بدهکاران تجاری:
با بررسی مانده پایان سال و اول سال، اگر مانده‌ها تغییر نکند تمامی اقلام راکد در سرفصل جمع‌آوری می‌شوند و مورد بررسی مجدد قرار می‌گیرند.
این بررسی برای پی بردن به این است که مشمول ذخیره مالیات مستقیم می‌شود یا خیر و آیا احتساب ذخیره لازم است یا نه.
رسیدگی به اسناد دریافتی تجاری:
این اسناد شامل چک‌های دریافتی هستند که از مشتریان اخذ می‌گردند و وصول نشده‌اند. این چک‌ها لازم است که در سررسید به منظور وصول به بانک ارائه گردند.
صورت ریزاین اسناد توسط حسابرس و شرکت تهیه می‌شوند و این صورت به شرح زیر است.
شماره چک عهده (مشتری واگذار کننده) مبلغ چک سررسید چک
نکته: اخذ صورت ریز این اسناد باعث می‌شود که دیگر نیازی به سندرسی در سر فصل اسناد دریافتنی نباشد.
رسیدگی به سایر حساب‌های دریافتنی غیرتجاری:
منظور از این نوع حساب‌ها، تمامی مطالبات شرکت غیر از مطالبات خریدار و اسناد دریافتی مربوط به آن‌ها است. در حقیقت می‌توان گفت که غیر از بدهکاران و اسناد دریافتی تجاری، سایر مطالبات با عنوان مطالبات غیرتجاری شناخته می‌َشود و مطالبات پرسنل و سپرده‌ها را نیز شامل می‌شود.
- گردش بستانکار این حساب به وصول مطالبات مربوط است و مانند بدهکاران تجاری انجام می‌شود.
- گردش بدهکار این حساب باید به صورت ماهیتی مورد رسیدگی قرار گیرد و ماهیت آن در کاربرگ درج گردد زیرا به مطالبات فروش مربوط نیست.
- رسیدگی به سال مالی بعد و اقلامی که راکد مانده‌اند، باید همراه با سایر مطالبات صورت گیرد و برای آن‌ها نیز تاییدیه صادر شود
- برای مطالبات وام‌ها، لازم است که مدارک پرداخت وام، ضمانت‌نامه پرسنل و آیین‌نامه آن‌ها مورد بررسی قرار گیرد.
- اگر از پرسنل قسط کسر نمی‌شود، باید دلایل عدم کسر بررسی و ذکر شوند.
رسیدگی به پیش پرداخت‌ها و سفارشات خارجی:
پیش پرداخت‌ها به وجوهی گفته می‌شوند که شرکت آن‌ها را پرداخت نموده است و قرار است در آینده کالا یا خدمتی دریافت نماید و یا هزینه‌ای به شرکت تحمیل شود.
رسیدگی به پیش پرداخت خرید کالا و خدمات:
پیش پرداخت خرید به وجوهی گفته می‌شود که بر اساس قرارداد یا توافق نامه، به کسی یا شرکتی پرداخت شده باشد و قرار باشد در آینده کالا یا خدمت را تحویل گیرد.
این پیش پرداخت‌ها، به منظور خرید اقلام سرمایه‌ای و دارایی صورت می‌گیرد که در سرفصل دارایی‌های ثابت دسته‌بندی می‌شود.
استفاده از سیستم فروش آنلاین برای مدیریت بهتر بخش فروش شرکت‌های پیشنهاد می‌شود.
کنترل‌های حسابرسی برای سندرسی پیش پرداخت خرید کالاها و خدمات:
- کنترل صحت ثبت و طرف حساب (اقلام بدهکار و بستانکار)
- کنترل قرارداد یا توافق نامه (اقلام بدهکار)
- کنترل آیین‌نامه معاملات و اخذ استعلام بها به منظور انتخاب فروشنده یا پیمانکار (اقلام بدهکار)
- کنترل مدارک پرداخت وجوه (اقلام بدهکار)
- کنترل صورت حساب کالاها و یا خدمات دریافت شده (اقلام بستانکار)
- کنترل رسید کالاها و یا خدمات (اقلام بستانکار)
رسیدگی به پیش پرداخت هزینه‌ها:
سرفصل پیش پرداخت هزینه‌ها، وجوهی را در بر دارد که بابت هزینه‌های آتی پرداخت شده اس و پس از گذشت زمان به حساب هزینه واریز می‌شود. رسیدگی به این حساب، بر اساس ماهیت آن است و احتیاجی به سندرسی ندارد و تاییدیه برای اقلام پیش پرداخت هزینه، ارسال نمی‌شود.
پیش پرداخت سود سنواتی آتی:
این نوع حساب به هزینه مالی سال‌های آتی تسهیلات مربوط می‌شود که در انتهای سال، در سرفصل تسهیلات دسته بندی می‌شود. رسیدگی به این سرفصل، در کاربرگ تسهیلات مالی صورت می‌گیرد و نیازی به قسمت پیش پرداخت‌ها نیست. سال مالی بعد و جمع اقلام راکدنیز بر اساس حساب‌های دریافتی در برابر پیش پرداخت‌ها صورت می‌گیرد.
سفارشات خارجی:
این نوع به وجوهی ربط دارد که بابت خرید کالا یا خدمتی از خارج از کشور پرداخت می‌شوند و به وسیله اعتبارات بانکی صورت می‌گیرد. برخی از سفارشات خارجی به شرح زیر است:
- وجه‌های ارزی پرداخت شده توسط بانک یا شرکت
- هزینه‌های ثبت سفارش
- هزینه حمل بار توسط کشتی یا هواپیما
- بیمه باربری
- مخارج گمرکی واردات کالا
رسیدگی به موجودی مواد و کالا:
این سر فصل که به قسمت 4300 پرونده مربوط است، عمدتا شامل حساب‌های زیر است:
- موجودی مواد اولیه (مربوط به شرکت‌های تولیدی)
- موجودی محصول (مربوط به شرکت‌های تولیدی)
- موجودی کالا (مربوط به شرکت‌های بازرگانی)
- موجودی کالاهای در جریان ساخت (مربوط به شرکت‌های تولیدی)
- موجودی کالای امانی نزد دیگران
- موجودی قطعات و لوازم یدکی
- پروژه ها و پیمان‌های در جریان کار (مربوط به شرکت‌های پیمانکاری)
مراحل رسیدگی به حساب موجودی‌ها:
برای دریافت صورت گردش موجودی‌های کالا که شامل موارد زیر است:
- مواد اولیه
- محصول
- کالای در جریان ساخت
- قطعات و لوازم یدکی
- سایر موجودی‌ها
باید به موارد زیر رسیدگی شود:
- تطابق مقداری و ریالی موجودی اول دوره طبق صورت گردش با موجودی انتهای دوره گردش سال مالی قبل
- تطابق مقداری موجودی آخر دوره با لیست شمارش شرکت در انبارگردانی پایان سال مالی
- تطابق مقداری موجودی انتهای دوره با لیست نمونه برداری حسابرس ناظر در انبارگردانی
- تطابق مقداری و ریالی موجودی‌های دارای گردش عمده با کاردکس حسابداری ارزان
- تطابق مقداری موجودی‌های دارای گردش عمده با کاردکس مقداری انبار
- تطابق ریالی موجودی آخر دوره با مانده تراز نهایی
رسیدگی به حساب خرید موجودی مواد اولیه، قطعات و لوازم یدکی:
استخراج نمودن اقلام عمده خرید مواد اولیه در شرکت‌هایی که کالایی را تولید می‌کنند و همچنین خرید کالا در شرکت‌های بازرگانی از سیستم حسابداری آنلاین، به منظور سندرسی و رسیدگی با استفاده از کنترل‌های کاربردی زیر:
- کنترل ثبت درست و طرف حساب
- کنترل درخواست خرید
- کنترل و تطابق خرید با آیین‌نامه معاملات شرکت
- کنترل مجوز خرید که باید توسط هیئت مدیره یا مصوبه کمیسیون معاملات یا امضای مدیریت صورت گیرد
- کنترل اخذ استعلام بها از فروشندگان مختلف
- کنترل فاکتور دارای اعتبار از فروشنده
- کنترل رسید انبار از لحاظ مقدار و سایر موارد مورد نیاز
- کنترل و تطابق خرید با قرارداد مربوطه و درج قرارداد
رسیدگی به مصرف موجودی‌ها:
این مورد بر اساس روش‌های قیمت گذاری موجودی‌های شرکت صورت می‌گیرد که در رویه‌های نرم افزار حسابداری رایگان درج شده‌اند.
اثبات وجود و ارزش موجودی‌ها:
پس از رسیدگی به صورت گردش موجودی‌ها، لیست نمونه برداری حسابرس از انبار، بر اساس بهای کالاها و بر اساس میزان اثبات وجود موجودی‌ها مشخص می‌شود. این موضوع از طریق اثبات روش قیمت‌گذاری موجودی انتهای دوره کالا و مواد اولیه انجام می‌شود.
بررسی عدم نیاز به ذخیره کاهش ارزش موجودی‌ها:
زمانی که موجودی‌های شرکت فاسد شوند یا غیر قابل استفاده باشند، برای مانده کل موجودی‌ها بایستی ذخیره کاهش ارزش در آن‌ها درج شود. اگر ارزش یک دارایی از قیمت تمام شده همان دارایی کمتر باشد، بایستی برای مابه‌التفاوت ذخیره کاهش ارزش در دفاتر ثبت شود. زمانی که موجودی‌های شرکت راکد و بدون استفاده بماند، باید حسابرس بررسی کند که آیا این موضوع به ذخیره کاهش ارزش نیاز دارد یا خیر.
رسیدگی به کالای امانی شرکت نزد دیگران:
تمامی کالاهای امانی شرکت که نزد دیگران هستند باید برای بررسی مدارک تحویل کالا، برای ارسال تاییدیه اقدام کند.
عطف صورت گردش موجودی‌ها به بهای تمام شده:
مواد اولیه‌ای که در صورت گردش موجودی مواد اولیه درج شده‌اند، باید برای مصرف به بهای مواد مصرفی در جدول بهای تمام شده عطف ثبت گردند. ستون صادر شده صورت گردش انبار محصول باید به بهای تمام شده محصول فروخته شده عطف متقابل شود. ستون وارد شده انبار محصول در واقع تولیدات شرکت است که باید با آمار تولید شرکت تطابق داده شود.
