مستندسازی یکی از ارکان مهم فعالیت دستیابی به یک محصول می‌باشد که نادیده گرفتن و عدم توجه کافی به آن موجب ضررهای جبران ناپذیری بر فرآیند دستیابی به محصول میشود . مستندسازی فرآیندی است که طی آن داده ها و اطلاعات مورد نظر به روش‌های گوناگون گردآوری، ، تدوین، پردازش ، تصحیح و به روزسازی و نگهداری میشود .
استفاده از نرم افزار های سازمانی مانند اتوماسیون ادرای،نرم افزار بایگانی و… برای یکپارچه سازی سیستم مدیریتی و افزایش راندمان پیشنهاد می شود.
به عبارتی دیگر مستندسازی، فرآیند شناسایی، گردآوری، و در دسترس عموم قرار دادن سوابق یا مستندات موجود از قبیل مکاتبات، فایل‌های کامپیوتری، تصاویر و… می‌باشد که دارای ارزش تاریخی ثابتی می‌باشند. (مستندسازی همچنین میتواند اشاره به خود سوابق، اوراق، عکس‌ها و … داشته باشد ولی در اینجا جهت پرهیز از اشتباه ، این اصطلاح را فقط جهت اشاره به این فرآیند، به کار می‌بریم).
همچنین ممکن است مستندسازی مستلزم خلق اسناد جدید جهت تهیه متن برای موارد موجود یا پر کردن خلأهای موجود در سوابق تاریخی موجود باشد. برای مثال، جهت پر کردن یا تکمیل مجموعه اطلاعات فامیلی شخصی یا مستندات سازمانی ، ممکن است مذاکرات تاریخی شفاهی ، ثبت گردند . بطور مشابه، عکس‌های مربوط به یک شخص یا یک ساختمان، نوار ویدیوئی یک واقعه اجتماعی، میتواند این اطلاعات را ضمیمه مستندات کاغذی کند یا اینکه ممکن است به گفتن بخشی از داستان که در مستندات منعکس نشده است کمک نماید.
پیام بگذارید