سیستم و نرم افزار بخشنامه و آیین نامه
سیستم و نرم افزار بخشنامه و آیین نامه
بخشی از فعالیت هر سازمانی اختصاص به تصویب آیین نامه و بخشنامه دارد. این آیین نامه‌ها می‌تواند خروجی جلسات باشد که هیات مدیره در آن برای امور سازمان تصمیم‌گیری می‌کند. این اسناد پس از تصویب، در قالب نامه اداری در اختیار افراد و واحدهای مربوطه سازمان قرار می‌گیرد.
مبنای این بخش نامه‌ها می‌تواند قوانین متعددی مانند قانون کار باشد. بنابراین بخشی از امور روتین هر سازمانی به این موضوع اختصاص دارد. از آن جایی که رسیدگی و مدیریت این امور، نیاز به صرف زمان و هزینه دارد، به نظر می‌رسد استفاده از نرم افزار در این رابطه باعث بهره‌وری شود.
استفاده از نرم افزارها و سیستم‌هایی که بتوانند این روندها و فرایندها را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهند در این رابطه مطلوب است. سازمان می‌تواند بخشی از این فعالیت‌ها را به صورت هوشمند و خودکار به این نرم افزارها بسپارد. از هماهنگی برای پیگیری آیین نامه و بخشنامه‌ها تا ابلاغ آن‌ها به شکل نامه اداری، کارها با این نرم افزارها سریع‌تر پیش می‌رود.
یکی از این نرم افزارها بهترین سیستم و نرم افزار بخشنامه است. این نرم افزار از نرم افزارهای اداری سیستم است.
بهترین سیستم و نرم افزار بخشنامه و آیین نامه
بهترین نرم افزار بخشنامه و آیین نامه از نرم افزارهای اداری سیستم است که در کنار سایر ماژول‌ها به بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند. تسریع در انجام امور، دقت بیشتر فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده حاصل استفاده از این نرم افزار خواهد بود. این نرم افزار، کلیه فعالیت‌های مربوط به تصویب بخش نامه را از برگزاری جلسه تا ابلاغ آن به صورت نامه اداری پیگیری می‌کند. کلیه اطلاعات و داده‌ها در این روند، در این نرم افزار به دقت ثبت و ضبط می‌شود. بدین ترتیب امکان نظارت و مدیریت بر انجام امور مربوطه تسهیل می‌شود.
نرم افزار می‌تواند بخش نامه‌ها را با قوانینی مانند قانون کار مطابقت دهد. بدین ترتیب این اطمینان می‌تواند حاصل شود که بخش نامه در تضاد با قوانین بالادستی مانند قانون کار نباشد. زیرا رعایت قوانینی مانند قانون کار برای همه سازمان‌ها در مدیریت منابع انسانی خود ضروری است. از سوی دیگر امکان ابلاغ بخش نامه‌ها به صورت نامه اداری، توسط این نرم افزار این اطمینان را حاصل می‌کند که بخش نامه‌ها به دست افراد مربوطه رسیده است. این نرم افزار دارای ویژگی‌ها و امکاناتی است که به برخی از آن‌ها در این قسمت اشاره می‌شود.
ویژگی‌ها و امکانات بهترین سیستم و نرم افزار بخشنامه و آیین نامه
امکانات و ویژگی‌های سیستم و نرم افزار بخشنامه و آیین نامه شامل موارد زیر است:
• امکان تعریف جلسه‌های تصویب آیین نامه‌ها و بخشنامه‌ها
• امکان تعریف افراد شرکت کننده در جلسه‌های مورد نظر برای تصویب آیین نامه و بخشنامه
• امکان تعریف بخش نامه‌ها و آیین نامه‌ها
• امکان تعریف سطح دسترسی به دسترسی به بخش نامه‌های هر واحد و بخش سازمان
• امکان ثبت و ضبط کلیه جزییات مربوط به جلسه‌های تصویب آیین نامه و بخشنامه
• امکان تعریف قانون کار و سایر قانون‌های بالادستی برای اطلاع به هیات مدیره در ضمن تصویب آیین نامه‌ها و بخشنامه‌های مورد نیاز
• امکان تطبیق بندهای آیین نامه‌ها با بندهای قانون کار و سایر قوانین بالا دستی سازمان
• امکان آرشیو کلیه آیین نامه‌ها و بخشنامه‌های مصوب
• امکان دسترسی واحدهای سازمان مشخص به آرشیو و پیشینه بخش نامه‌های مصوب
• امکان ابلاغ کلیه آیین نامه‌های تصویب شده در جلسه هیات مدیره و مدیریت در قالب نامه اداری
• امکان پیگیری اجرای آیین نامه‌ها در واحدها و بخش‌های مربوطه سازمان
• ارائه کلیه خدمات بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• امکان استفاده از نسخه آزمایشی و رایگان این نرم افزار اداری برای مدت زمان مشخص
• امکان برقراری ارتباط با سایر ماژول‌ها و نرم افزارهای سیستم
این نرم افزار اداری که به مدیریت امور تصویب و ابلاغ آیین نامه‌ها و بخشنامه‌های سازمان می پردازد، بر بستر ابری ارائه خدمات می‌کند. بدین معنا که سازمان در استفاده از این نرم افزار برای ساماندهی امور مربوط به تصویب و ابلاغ بخش نامه‌های خود نیازی به نصب این نرم افزار، یا به روزرسانی آن ندارد. کلیه اطلاعات و داده‌ها در هر زمان و مکانی در دسترس سازمان خواهد بود. هیچ محدودیت زمانی و مکانی برای این دسترسی وجود ندارد.
سازمان در استفاده از این نرم افزار متحمل هیچ هزینه‌ای بابت سخت افزار خاص، نصب نرم افزار، و ارتقای آن نخواهد شد. بنابراین بسیار مقرون به صرفه است. از طرف دیگر امنیت داده ها و اطلاعات ثبت و ضبط شده در این نرم افزار تضمین شده است. از این بابت هیچ نیازی به نگرانی یا دغدغه برای سازمان وجود ندارد.
همچنین امکان این که سازمان بتواند از نسخه دمو یا آزمایشی این نرم افزار به مدت زمان تعیین شده‌ای استفاده کند فراهم است. در طول این مدت استفاده سازمان کاملا رایگان بوده و پس از سپری شدن این زمان امکان تمدید استفاده با پرداخت هزینه محدودی وجود دارد.
نرم افزار آیین نامه می‌تواند در ارتباط با سایر ماژول‌ها و نرم افزارهای سیستم باشد. برخی از این سیستم‌ها شامل موارد زیر هستند:
سیستم‌های مرتبط با بهترین سیستم و نرم افزار بخشنامه و آیین نامه
در سیستم این امکان فراهم شده است که نرم افزار و ماژول‌های متعدد این سیستم بنا به ضرورت و نیاز سازمان با هم در ارتباط باشند. برخی از سیستم‌های مرتبط با سیستم و نرم افزار بخشنامه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
نرم افزار مدیریت جلسات
مدیریت امور مربوط به برگزاری جلسه و پیگیری مصوبات آن، از وظایف طراحی شده برای نرم افزار مدیریت جلسات است. بخشی از فعالیت‌های مربوط به تصویب و ابلاغ آیین نامه‌ها، به برگزاری جلسه بر می‌گردد. بنابراین این دو نرم افزار می‌توانند در ارتباط با هم باشند.
حاصل این همکاری‌ها می‌تواند منجر به مدیریت بهتر امور و عملکرد مطلوب‌تر سازمان شود. در این همکاری، کلیه امور مربوط به مقدمات برگزاری جلسه می‌تواند بر عهده نرم افزار مدیریت جلسات قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری
یکی از وظایف بهترین نرم افزار آیین نامه این است که مصوبه‌هایی که به شکل آیین نامه هستند را به صورت نامه اداری در اختیار بخش‌های مختلف سازمان قرار دهد. از آن جایی که نامه اداری نیز جزو مکاتبات اداری است، پیگیری مسائل مربوط به آن بر عهده نرم افزار اتوماسیون اداری است.
نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند کار ابلاغ مصوبه‌ها به صورت نامه اداری را انجام دهد. بدین ترتیب نامه اداری به سرعت در اختیار واحدها و بخش‌های سازمان قرار می‌گیرد. در نهایت وظیفه ابلاغ بخش نامه‌های مصوب به سرعت و دقت انجام می‌شود.
آرشیو و بایگانی
آیین نامه‌ها که حاصل برگزاری جلسه هیات مدیره و سایر افراد تصمیم ساز سازمان هستند باید در نرم افزاری آرشیو شود. بدین ترتیب امکان دسترسی به این بخش نامه‌ها و اطلاعات آن‌ها فراهم می‌شود. این وظیفه می‌تواند با برقراری ارتباط با نرم افزار آرشیو و بایگانی انجام شود.
شرایط استفاده
بهترین نرم افزار اداری بخشنامه از آن دسته نرم افزارهایی است که مورد نیاز همه سازمان ها قرار می‌گیرد. این نرم افزار کلیه امور مربوط به تصویب و ابلاغ آیین نامه‌های سازمان را پیگیری می‌کند. بخش نامه‌هایی که باید در راستای قانون کار و سایر قوانین بالا دستی سازمان باشد. بتواند با قانون کار و سایر قوانین همسو باشد و مسائل سازمان را حل و فصل نماید.
پیگیری فعالیت‌های مربوط به تصویب و ابلاغ آن به صورت نامه اداری، از مواردی است که همه سازمان‌ها به نوعی درگیر آن هستند. این نرم افزار کمک می‌کند همه این امور با مدیریت بهتری انجام شود.
از آن جایی که این نرم افزار مانند سایر ماژول‌ها طراحی شده در سیستم نرم افزاری بر بستر ابری ارائه خدمات می‌کند، باعث صرفه جویی های بسیاری در هزینه‌های سازمان می‌شود.
از طرفی امکان دسترسی و استفاده از این نرم افزار به صورت آزمایشی و رایگان نیز برای همه سازمان‌های متقاضی وجود دارد. در نهایت اگر به دنبال استفاده از نرم افزار مطلوب و مناسبی برای مدیریت امور مربوط به آیین نامه‌ها هستید این نرم افزار گزینه بسیار خوبی است.