سیستم آرشیو و بایگانی

نرم افزار بایگانی و آرشیو

همه سازمان ها برای نگهداری و آرشیو اسناد و نامه ها، مکتوبات و مدارک خود نیاز به آرشیو و بایگانی مدارک دارند. کلیه مدارکی که در دبیرخانه سازمان ثبت و ضبط می شود، در صورت نیاز به حفظ و نگهداری، باید در آرشیو سازمان ذخیره شوند. به علت این که ذخیره اطلاعات در قالب کاغذی نیاز به فضا و صرف هزینه دارد، بیشتر سازمان ها به دنبال آن هستند که مدارک خود را در نرم افزارها و سیستم هایی ثبت و ذخیره کنند. این نرم افزار ها وظیفه ثبت و آرشیو اسناد و بایگانی مدارک، مستندات و مکاتبات سازمان را بر عهده دارند.
نامه ها و مدارک سازمان پس از ثبت در دبیرخانه، معمولا در آرشیو سازمان ذخیره، حفظ و نگهداری می شوند. این مدارک بسته به اهمیت شان باید در بستری ذخیره شوند تا در صورت نیاز در آینده بتوان آنها را بازیابی کرد. از آن جایی که ذخیره و بازیابی اطلاعات از طریق مدارک، نامه ها و سندهای کاغذی مشکل است و هزینه های بسیاری را به سازمان تحمیل می کند، استفاده از نرم افزار در این رابطه کارساز است.
نرم افزار بایگانی، امکان ذخیره و ثبت و ضبط کلیه نامه ها، مکاتبات و سند هایی که پس از گردش در اتوماسیون اداری، در دبیرخانه ثبت شده اند را فراهم می کند. از طریق این نرم افزار ها بازیابی سریع مدارک و نامه ها امکان پذیر می شود. ضمن آنکه جستجوی این نامه ها، مکاتبات و سند ها از طریق نرم افزار بایگانی نیز تسهیل می شود.
از سوی دیگر امکان گرفتن گزارش های مختلف از این نامه ها، مدارک و اسناد ثبت و ضبط شده نیز فراهم می شود. سازمان در صورت نیاز به سرعت می تواند به این مدارک و نامه ها دسترسی داشته باشد.
بدین ترتیب امکان دسترسی افرادی که سطح دسترسی شان به مدارک موجود در آرشیو، تایید شده باشد فراهم می شود. واحد ها و افرادی که نیاز به این مدارک یا نامه ها دارند در اسرع وقت می توانند آنها را بازیابی و در اختیار داشته باشند. از سوی دیگر، نیازی به فضای جداگانه و هزینه های گزاف برای ذخیره مدارک کاغذی و نگه داری و حفظ آن ها وجود نخواهد داشت که خود باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان می شود.
افراد و واحد های مختلف سازمان در صورت نیاز بدون مراجعه به واحد خاصی در هر زمان و مکانی که نیاز به این مدارک یا نامه ها داشته باشند می توانند به آنها دسترسی داشته باشند.
بهترین سیستم آرشیو یکی از نرم افزار های مهم در سیستم است که امکان بهره مندی کاربران از امکانات یک نرم افزار آرشیو را تا سطح مطلوبی فراهم کرده است. این سیستم جزو دسته نرم افزارهای اسناد و مکاتبات است. سیستم آرشیو و ذخیره اطلاعات و مستندات، در ارتباط تنگاتنگ با واحد های اتوماسیون اداری و دبیرخانه است. مدارک پس از گردش در سازمان از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه به این نرم افزار فرستاده شوند.
با نرم افزار بایگانی تحت وب بیشتر آشنا می شویم.

بهترین سیستم آرشیو و بایگانی

بهترین سیستم آرشیو و بایگانی، از زیر مجموعه های سیستم نرم افزاری است. این نرم افزار، مدارک، اسناد و نامه هایی که از گردش اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه گذشته اند، را ذخیره سازی می کند. حفظ و نگهداری و بایگانی بسیاری از مستندات سازمانی اعم از نامه ها، سند ها، یا مکاتبات برای سازمان بسیار ضروری است.
بنابراین داشتن نرم افزار بایگانی تحت وب که بتواند امکان ذخیره و بازیابی این مستندات و اطلاعات را فراهم کند کمک بزرگی به سازمان خواهد کرد. بهترین سیستم آرشیو و بایگانی نیز با همین هدف طراحی شده است. تا بتواند به سازمان ها کمک کند در حفظ مستندات، سند ها و مدارک مورد نیاز خود با اطمینان خاطر از امنیت آنها دقیق و سریع عمل کنند.
این مستندات، و اطلاعات می تواند در قالب های مختلفی ثبت و ضبط شده باشد. فارغ از این که در چه قالبی اعم از فیلم، عکس یا سند های متنی باشد، می تواند در نرم افزار بایگانی و آرشیو ذخیره و در وقت نیاز بازیابی شود.
بهترین سیستم آرشیو و بایگانی دارای ویژگی ها و امکاناتی است که به برخی از آنها در این قسمت اشاره می شود:

ویژگی ها و امکانات بهترین سیستم آرشیو و بایگانی

بهترین سیستم آرشیو و بایگانی از دسته نرم افزارهای آرشیو اسناد و مکاتبات سیستم است. این نرم افزار دارای ویژگی ها و امکاناتی است که شامل موارد زیر می باشد:
• امکان تعریف دقیق سند ها و نامه ها به همراه مشخصات کامل آنها
• امکان تعریف بایگانی های متعدد دارای مجوز دسترسی در سطح های مختلف
• امکان مدیریت اطلاعات موجود در اسناد، نامه ها، مکاتبات و مستندات سازمان پس از گردش در اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه
• امکان دسترسی به آرشیو و بایگانی سند ها، نامه ها، مکاتبات اداری و سایر مستندات سازمان بر اساس مجوز دسترسی
• امکان تعریف سلسله مراتبی و درختی زونکن ها
• امکان تعریف و تعیین سطح دسترسی به آرشیو های مختلف بر اساس ضوابط سازمانی در دسترسی به اطلاعات
• امکان انتقال و کپی ساختار سلسله مراتبی و درختی از بایگانی های مختلف
• امکان ارجاع سند ها، نامه ها، مستندات سازمانی به واحد های مختلف سازمان
• امکان مشاهده گردش مدارک از اتوماسیون اداری، دبیرخانه تا ذخیره در بهترین سیستم بایگانی
• امکان ثبت انواع فرمت های مختلف سند ها و مستندات اعم از کتاب، نقشه، سند متنی، ویدئویی، تصویری و…
• امکان و قابلیت جستجوی ساده و پیشرفته برای بازیابی سند ها، مدارک و مستندات سازمانی بر اساس فیلد های مختلف
• امکان ثبت تاریخ آرشیو و بایگانی انواع سند ها و مستندات با سیستم بایگانی
• امکان ثبت یادداشت یا توضیح و شرح برای هر کدام از مدارک، سند ها و مستندات آرشیو شده
• امکان طبقه بندی و رده بندی اسناد، مدرک ها و مستندات سازمانی بر اساس فیلد های مختلف اعم از محرمانگی، سطح دسترسی، نوع و….
• امکان الصاق فایل های پیوست به سند ها، مدارک و مستندات ثبت شده در آرشیو
• امکان import و export گروهی سند ها، مدارک و مستندات سازمان
• امکان گرفتن گزارش های آماری و توصیفی مختلف از این سیستم برای ارائه به نهاد های مدیریتی سازمان
• ارتباط با سایر ماژول ها و سیستم های نرم افزاری اعم از اتوماسیون اداری، دبیرخانه و …
• ارائه کلیه خدمات بهترین نرم افزار آرشیو بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• امکان استفاده از نسخه آزمایشی و دموی بهترین نرم افزار آرشیو به صورت رایگان و در مدت زمان مشخص
بهترین نرم افزار آرشیو مانند سایر ماژول هایی که در سیستم طراحی شده اند، بر بستر ابری ارائه می شود. به این معنا که استفاده از این نرم افزار، باعث می شود هزینه های سازمان کاهش یابد. زیرا نیازی به سرور مرکزی برای ذخیره اطلاعات وجود ندارد. سازمان برای دسترسی به این نرم افزار هیچ محدودیت زمانی و مکانی ندارد. در هر زمان و مکانی می تواند به آرشیو و مستندات سازمان دسترسی داشته باشد. ضمن این که نیازی به نصب، نگه داری و ارتقا یا به روز رسانی نرم افزار وجود ندارد.
همچنین امنیت داده ها و اطلاعات ثبت و ضبط شده در نرم افزار آرشیو تضمین شده است. از آنجایی که برخی از نامه ها، سند ها و مستندات ذخیره شده در این نرم افزار از نظر امنیتی برای سازمان حائز اهمیت هستند، سازمان با خیالی آسوده می تواند از این نرم افزار استفاده کند. این نرم افزار بستر امنی برای ذخیره اطلاعات و بازیابی آنها خواهد بود.
از سوی دیگر امکان ارتباط با سایر ماژول ها مانند اتوماسیون اداری، دبیرخانه، قرارداد و غیره وجود دارد که باعث یکپارچگی داده ها و اطلاعات در سازمان می شود. سرعت انجام امور افزایش می یابد و از دوباره کاری و اتلاف وقت کارکنان جلوگیری می شود.
در اینجا برخی از سیستم هایی که می توانند با بهترین نرم افزار آرشیو در ارتباط باشند ذکر شده اند.

سیستم های مرتبط با بهترین نرم افزار بایگانی

مدارک و اسناد پس از گردش در اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه، به آرشیو ارجاع داده می شوند. همچنین مدارک در نرم افزار اتوماسیون اداری، بین سایر ماژول ها و واحد های سازمانی در گردش بوده است. بنابراین می توان گفت هر ماژول یا سیستمی مانند اتوماسیون اداری یا دبیرخانه که با گردش اطلاعات، مدارک و مستندات در ارتباط است می تواند با بهترین ماژول آرشیو نیز ارتباط داشته باشد.
ارتباط نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با این نرم افزار باعث می شود کلیه امور مربوط به گردش مکاتبات، اسناد و مدارک سازمان با سرعت انجام شود. بدین ترتیب کیفیت انجام امور با همکاری با ماژول های اتوماسیون اداری و دبیرخانه افزایش یابد.
از سوی دیگر کلیه ماژول ها در صورت نیاز می توانند به آرشیو دسترسی داشته باشند. به عنوان نمونه، ماژول قرارداد می تواند در صورت نیاز به قراردادهای آرشیو شده دسترسی و از آن استفاده کنند.
همچنین کلیه ماژول ها، مدارک و اسنادی که لازم است در سازمان حفظ و نگهداری شوند را می توانند پس از گردش در اتوماسیون اداری و دبیرخانه، به این نرم افزار ارسال کنند. بدین ترتیب سازمان می تواند اطمینان داشته باشد کلیه مستندات و مدارک مهم بخش ها و واحد های مختلف سازمانی در بستر یکپارچه ای ثبت، ذخیره و نگهداری می شود.

شرایط استفاده

بهترین نرم افزار بایگانی، در کنار ماژول های اتوماسیون اداری و دبیرخانه، کمک می کند کلیه اطلاعات و داده های سازمان برای ثبت و ذخیره، مستند سازی شوند. بدین ترتیب سازمان می تواند هر زمان که نیاز به مراجعه و دسترسی به این مدارک و سند ها و اطلاعات داشته باشد می تواند از ماژول آرشیو سیستم نرم افزاری استفاده کند.
این ماژول امکان ثبت و ضبط دقیق و سریع مدارک، نامه ها، و سندهای سازمان را فراهم می کند. از آن جایی که این نرم افزار بایگانی بر بستر ابری ارائه می شود دغدغه های سازمان از بابت هزینه استفاده، دسترسی و امنیت داده ها و اطلاعات مرتفع شده است. زیرا استفاده از بهترین نرم افزار آرشیو دغدغه ای برای ذخیره اطلاعات و داده ها نخواهد داشت. از نظر امنیت داده ها و اطلاعات، نیز خیال سازمان آسوده است و در هر زمان هم که بخواهد می تواند از هر مکانی به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.
در ضمن، این امکان فراهم شده است که سازمان های متقاضی بتوانند از نسخه رایگان و آزمایشی این نرم افزار بایگانی استفاده کنند. این نسخه رایگان نرم افزار بایگانی تحت وب در مدت زمان مشخص در اختیار سازمان ها قرار می گیرد.
اگر برای مستند سازی و ذخیره و بازیابی سریع و دقیق اطلاعات و داده های سازمان به دنبال نرم افزار مناسبی هستید اکیدا این نرم افزار بایگانی و آرشیو به شما توصیه می شود. نرم افزار بایگانی، می تواند نیاز سازمان را به داشتن بستری امن، برای ذخیره و بازیابی اطلاعات مهم سازمانی و مستندات آن مرتفع سازد.

وبلاگ یار