در دانشگاه بعضی وقت‌ها از شما خواسته می‌شود به‌جای مقاله، گزارش بنویسید و دانشجویان معمولا نمی‌دانند منظور از گزارش دقیقا[...]
چگونه گزارش بنویسیم؛ راهنمای کامل گزارش نویسی
ایجاد نمونه گزارش و گزارش دهی
ایجاد نمونه گزارش مدیریتی و گزارش دهی
بخش های مختلف سازمان در دوره های زمانی مشخص شده، ملزم به ارائه گزارش هستند. این گزارش ها، می تواند نشان دهد سازمان و واحد های مختلف سازمانی در چه وضعیتی هستند. همچنین نشان دهنده این است که سازمان برای رسیدن به هدف های خود در کجای مسیر قرار دارد.
این گزارش ها می تواند مانند چراغ راه مدیران عمل کند. زیرا به مدیران به صورت واضح و شفاف نشان می دهند که عملکرد واحدهای مختلف سازمانی به چه صورت است. نمونه گزارش عملکرد به مدیر و فرمت گزارش دهی برای هر سازمان و اداره ممکن است متفاوت می باشد
گزارش های واحد سازمانی همچنین می تواند منجر به بهبود روند اجرای امور گردد. زیرا با مشاهده و بررسی این گزارش ها بهتر می توان به نقاط قوت و ضعف هر واحد سازمانی پی برد. بدین ترتیب می توان امکان ایجاد بهبود در روند ها و فعالیت ها همچنین برنامه ریزی برای این بهبود را ایجاد کرد. گزارش های ارائه شده، بازوهای کمکی هوش تجاری یا bi هستند.
در کنار این گزارش ها، واحدهای سازمانی می توانند به ارائه پیشنهاد هایی برای بهبود اوضاع بپردازند. این پیشنهادها از آن جا که از درون سازمان ارائه شده است، می تواند بسیار راهگشا باشد. زیرا افراد ارائه دهنده این پیشنهادها کاملا واقف به امور آن بخش هستند و با شناخت بیشتری می توانند در کنار ارائه گزارش، پیشنهاد های خود را برای بهبود اوضاع ارائه دهند.
برخی از سازمان ها برای اجرای درست امور مربوط به ارائه گزارش و سرعت بخشیدن به این امور، از نرم افزارها و سامانه هایی استفاده می کنند. این نرم افزار های سازمانی امکان دسترسی و تهیه نمونه گزارش را فراهم می کنند.
این سامانه های ایجاد نمونه گزارش مدیریتی، می توانند به صورت هوشمند امور مربوط به گزارش دهی را انجام داده و امور را با دقت و کیفیت بیشتری پیش ببرد. بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش یا گزارش دهی، یکی از این نرم افزارها است که کمک می کند سازمان در امر ارائه گزارش و ارسال آن به داشبوردهای مدیریتی عملکرد بهتری داشته باشد. این نرم افزارها می تواند به استقرار هوش تجاری یا bi کمک شایانی کنند.
در موارد زیر گزارش اداری و رسمی تهیه می شود
همانطور که گفته شد، گزارش اداری یا رسمی به درخواست فرد یا سازمان انجام می شود. در ادامه به برخی از مواردی که در آن ها گزارش رسمی تهیه می شود را بیان خواهیم کرد:
- روند پیشرفت یک پروژه یا مجموعه
- بررسی درآمد و هزینه ها
- بررسی نحوه کار تکی یا گروهی یک مجموعه
- بررسی و رسیدگی به خسارت ها و هزینه های ان
- و...
فرمت گزارش دهی چیست؟
گزارش‌ها ابزاری قدرتمند برای انتقال اطلاعات، تجزیه و تحلیل یافته‌ها و ارائه توصیه‌ها هستند. انتخاب فرمت گزارش دهی مناسب، نقشی کلیدی در وضوح، اثربخشی و متقاعدکنندگی آن ایفا می‌کند. در واقع فرمت گزارش دهی یک ساختار اصولی برای ارائه اطلاعات می باشد. در اینجا به طور خلاصه به اصول کلی فرمت گزارش دهی می‌پردازیم:
یک گزارش به طور کلی دارای بخش های زیر می باشد:
- مقدمه: شامل عنوان گزارش، تاریخ، نویسنده و مخاطب است.
- خلاصه: خلاصه‌ای از یافته‌ها، نتیجه‌گیری‌ها و توصیه‌های کلیدی را ارائه می‌دهد.
- متن: شامل جزئیات گزارش، تجزیه و تحلیل‌ها و شواهد است.
- نتیجه‌گیری: یافته‌ها و توصیه‌های کلیدی را به طور خلاصه بیان می‌کند.
- پیوست‌ها: شامل اطلاعات تکمیلی مانند جداول، نمودارها و منابع است.
مواردی که بهتر است در فرمت گزارش دهی رعایت کنیم شامل نکات زیر می باشد:
- از زبانی ساده و قابل فهم برای مخاطب هدف استفاده کنید.
- از اصطلاحات تخصصی و فنی فقط در صورت ضرورت و با ارائه تعاریف استفاده کنید.
- جملات کوتاه و ساختار واضحی را برای ارائه اطلاعات به کار ببرید.
- گزارش باید از یک جریان منطقی پیروی کند و بین بخش‌های مختلف آن ارتباط معناداری وجود داشته باشد.
- از عناوین و زیرعنوان‌ها برای سازماندهی مطالب و تسهیل درک گزارش استفاده کنید.
- از انتقال‌های مناسب بین بخش‌های مختلف گزارش استفاده کنید.
- تمام اطلاعات ارائه شده در گزارش باید دقیق و به روز باشد.
- از منابع معتبر برای استناد به آمار و ارقام استفاده کنید.
- گزارش را به دقت ویرایش کنید تا از عدم وجود غلط املایی و نگارشی اطمینان حاصل کنید.
- از فرمت‌بندی مناسب، فونت‌ها، تصاویر و نمودارها برای جذاب‌تر کردن گزارش استفاده کنید.
- گزارش را به گونه‌ای طراحی کنید که خواندن آن آسان و لذت‌بخش باشد.
- از داستان‌سرایی و مثال‌های واقعی برای جلب توجه مخاطب استفاده کنید.
- علاوه بر اصول کلی فوق، فرمت گزارش دهی ممکن است بسته به نوع گزارش، مخاطب و هدف آن متفاوت باشد.
انواع نمونه گزارش به مدیریت
در اینجا به چند نمونه از فرمت گزارش دهی معمول اداری اشاره می‌کنیم:
گزارش دوره‌ای
این گزارش‌ها به طور منظم در فواصل زمانی مشخص (مانند ماهانه، فصلی یا سالانه) تهیه می‌شوند و عملکرد یا وضعیت یک موضوع خاص را در طول زمان نشان می‌دهند.
گزارش تحلیلی
این گزارش به برای بررسی عمیق‌تر یک موضوع خاص و ارائه یافته‌ها و توصیه‌های مبتنی بر تجزیه و تحلیل داده‌ها تهیه می‌شوند.
گزارش فنی
این گزارش‌ها به منظور ارائه اطلاعات فنی و تخصصی به مخاطبان متخصص تهیه می‌شوند.
فرمت گزارش مدیریتی
همانطور که شرح داده شد، گزارش مدیریتی ابزاری ارزشمند برای ارائه اطلاعات به مدیران و ذینفعان کلیدی در جهت تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و مبتنی بر داده‌ها هستند. این گزارش‌ها باید به گونه‌ای تدوین شوند که اطلاعات مفید و مرتبط را به طور واضح، مختصر و گویا ارائه دهند.
در این راستا، تدوین یک گزارش مدیریتی اثربخش مستلزم طی مراحل زیر است:
هر گزارش ارزشمند، همچون بنایی استوار، نیازمند چارچوبی منسجم و استوار است که اجزای آن را به طور نظام‌مند در کنار یکدیگر قرار دهد. این چارچوب که به " فرمت گزارش مدیریتی" مشهور است، از سه بخش اصلی تشکیل شده است:
- مقدمه: دروازه‌ای به سوی دنیای گزارش
ایجاد ارتباط: مقدمه، دروازه‌ای است که خواننده را به دنیای گزارش شما رهنمون می‌کند. در این بخش باید موضوع گزارش را با وضوح و شفافیت کامل معرفی کنید تا نظر مخاطب را جلب کرده و او را برای ورود به عمق مطالب آماده سازید.
نقشه‌راه: در مقدمه، به طور خلاصه، باید بگویید که در این گزارش چه مطالبی ارائه خواهد شد و چه دستاوردی برای مخاطب به ارمغان خواهد آمد.
- متن یا بدنه‌ی اصلی: قلب تپنده‌ی گزارش
ارائه‌ی مستندات: متن یا بدنه‌ی اصلی، قلب تپنده‌ی گزارش شماست. در این بخش، باید آمارها، داده‌ها و یافته‌هایتان را با دقت و نظم کامل ارائه کنید.
تحلیل و تفسیر عمیق: ارائه صرف آمار و ارقام کافی نیست. شما باید با تحلیل و تفسیر عمیق این داده‌ها، به مخاطب در درک ظرافت‌های موضوع کمک کنید.
بخش‌بندی منطقی: متن اصلی را به بخش‌های مجزا و منطقی مانند یافته‌ها، بحث، نتیجه‌گیری و پیشنهادات تقسیم‌بندی کنید. هر بخش باید به طور واضح و مختصر به موضوع خود اختصاص یابد.
- پایان گزارش: جمع‌بندی و چشم‌انداز
خلاصه‌ای از یافته‌ها: در بخش پایانی، باید جمع‌بندی نهایی از یافته‌ها و نتایج کلیدی گزارش را به طور خلاصه و صریح ارائه کنید.
ارائه راه‌حل: پیشنهادات شما برای حل معضلات یا ارتقای وضعیت موضوع گزارش، در این بخش ارائه می‌شود. این پیشنهادات باید مبتنی بر یافته‌های گزارش و با لحنی قاطع و مستدل ارائه شوند.
در ادامه چند نمونه گزارش به مدیریت را جهت الگو برداری قرار خواهیم داد.
نمونه گزارش مدیریتی
انتخاب فرمت گزارش‌دهی مناسب، به شما کمک می‌کند تا اطلاعات را به طور موثر به مخاطب خود ارائه داده و به اهداف مورد نظر خود دست پیدا کنید.
بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش و گزارش دهی
بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش عملکرد به مدیر و گزارش دهی یکی از زیر مجموعه های سیستم نرم افزاری است. این سامانه، می تواند به سازمان کمک کند تا به درک و بینشی عمیق از اوضاع سازمان که برآمده از تحلیل اطلاعات و داده هاست دست یابد. این تحلیل و پردازش اطلاعات در قالب گزارش به داشبورد مدیریتی ارسال می شود. مدیریت و واحدهای تصمیم ساز سازمان می تواند از طریق داشبورد مدیریتی به این گزارش های ارزشمند دسترسی داشته باشند. این مساله باعث بهبود وضعیت استقرار هوش تجاری یا bi در سازمان شود.
امکان تهیه انواع نمونه گزارش های تلفیقی و تفکیکی و در قالب های استاندارد از شاخص های عملکردی خاص حوزه های مختلف عملیاتی سازمان از طریق این سازمان فراهم می شود. همچنین دسترسی به نمونه گزارش های تعاملی، و خویش خدمت نیز از طریق این سامانه و ارسال آن به داشبوردهای مدیریتی وجود دارد.
این نرم افزار امکان اتخاذ تصمیم های آگاهانه، موثر و به موقع را برای مدیریت کار و نهادهای تصمیم گیر و تصمیم ساز سازمانی را فراهم می کند. باعث ایجاد شفافیت بیشتری از عملکردهای بخش های مختلف سازمانی می شود. همچنین باعث بهبود عملکرد سازمان در به کارگیری هوش تجاری یا bi خواهد شد.
روندها، تنگناها و الگوهای سازمانی را مورد کشف و شناسایی قرار می دهد و کمک می کند تا روش های بهتری در آینده برای بخش های مختلف در جهت بهبود فعالیت های سازمان اندیشیده شود.
این سامانه ایجاد نمونه گزارش مدیریتی و گزارش دهی، زمان و هزینه تصمیم سازی را کاهش می دهد، و باعث افزایش بهره وری و کارآمدی سازمان می شود.
ویژگی ها و امکانات بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش عملکرد به مدیر و گزارش دهی
ویژگی ها و امکانات بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش و گزارش دهی شامل موارد زیر است:
• امکان تعریف انواع سیستم ها، پروژه ها و واحدهای سازمانی در نمونه گزارش های تهیه شده توسط اتوماسیون اداری
• امکان تعریف پرونده های و فایل های متناظر جدول های بانک اطلاعاتی و برقراری ارتباط بین پرونده ها و فایل ها
• امکان تعریف خصوصیات و ویژگی های هر فایل یا پرونده، اعم از انواع فرمت نمایش در گزارش مدیریتی ، جدول های مرتبط و...
• امکان تعریف سطح دسترسی اعم از دسترسی عملیاتی، افقی و عمودی برای مدیریت دسترسی به داده ها و اطلاعات در نمونه گزارش های ایجاد شده
• امکان ایجاد و تهیه نمونه گزارش های چند سطحی از پایگاه های داده مختلف
• امکان نمایش خروجی گزارش های تهیه شده در قالب های مختلف اعم از جدول، نمودار، و یا فرم های طراحی شده
• ایجاد فرم های نمونه گزارش به عنوان الگو و دسترس پذیر کردن آن برای واحدهای مختلف سازمانی
• امکان ذخیره خروجی های گزارش در فرمت های مختلف اعم از Excel، HTML، PDF، Text و ... بر اساس نیازهای سازمان
• امکان دسترسی به آرشیو و نمونه گزارش های تهیه شده قبلی
• امکان استفاده از فیلتر برای جستجوی گزارش های بر اساس فیلدهای مختلف
• امکان پیوند بین گزارش ها با یکدیگر و تجمیع آنها
• رابط کاربری کاربرپسند
• ارائه کلیه خدمات بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• امکان استفاده از نسخه دموی نرم افزار گزارش دهی برای مدت زمان مشخص به صورت رایگان
این نرم افزار که برای ارائه، تهیه و ارسال نمونه گزارش عملکرد به مدیر طراحی شده است بر بستر ابری ارائه خدمات می کند. بنابراین سازمان در استفاده ازاین سامانه، نیازی ندارد نگران مسائلی مانند ذخیره سازی اطلاعات و داده ها، امنیت آنها و دسترسی باشد. زیرا کلیه این اطلاعات و داده ها در بستر ابری ذخیره می شود. هر زمان و مکانی که سازمان و مدیریت یا بخش های تصمیم گیر نیاز به دسترسی به اطلاعات و داده های ذخیره شده داشته باشند امکان آن فراهم است.
لازم نیست اموری مانند نصب، نگه داری و به روز رسانی نرم افزار جزو دغدغه های سازمان باشد زیرا به هیچ کدام از آنها نیازی نیست. بنابراین در عین این که می تواند فرایند گزارش دهی و دسترسی به نمونه گزارش را با سرعت و دقت انجام دهد، هزینه ها را نیز کاهش می دهد.
این نرم افزار می تواند در کنار نرم افزار پیشنهاد دهی، اطلاعات و داده های لازم را برای کمک به اتخاذ تصمیم های هوشمندانه در اختیار مدیریت قرار دهد. برای این کار لازم است کلیه نمونه گزارش ها و پیشنهاد های ارائه شده به داشبورد مدیریتی ارسال شود. در سیستم نرم افزاری این ارتباط و اشتراک داده ها و یکپارچگی اطلاعات مورد توجه قرار گرفته است.
در این قسمت به برخی از نرم افزارها و ماژول های زیر مجموعه این نرم افزار که می تواند با سامانه گزارش هوشمند در ارتباط باشند ارائه می شوند.
سیستم های مرتب با بهترین سامانه گزارش هوشمند
سیستم های مرتبط با این نرم افزار عبارتند از:
داشبورد مدیریتی
کلیه گزارش های تهیه شده در بخش های مختلف سازمانی برای رویت مدیران به داشبورد مدیریتی ارسال می شود. این مستندات در قالب بصری و دیداری درآمده و در اختیار مدیران سازمان قرار می گیرد.
هوش تجاری یا bi
امکان استفاده از مزایای هوش تجاری یا bi در سازمان با وجود نرم افزار ایجاد نمونه گزارش کار ممکن است. بنابراین نرم افزار هوش تجاری یا bi، بسیار وابسته به سامانه ایجاد نمونه گزارش است.
پیشنهاد دهی
نرم افزار پیشنهاد دهی به نوعی می تواند مکمل بهترین سامانه گزارش باشد. این نرم افزار به ارائه پیشنهادهایی برای بهبود اقدامات و فعالیت های سازمان می پردازد.
داشبورد عملکرد
داشبورد عملکرد از دیگر سیستم های زیر مجموعه نرم افزار است که گزارش های پیرامون عملکرد کارکنان و واحدهای سازمانی تهیه و برای داشبورد مدیریتی ارسال می کند. این دو نرم افزار می توانند در کنار یکدیگر داده ها و اطلاعات جامعی را در اختیار مدیریت قرار دهند.
شرایط استفاده
بهترین نرم افزار ایجاد نمونه گزارش و گزارش دهی از نرم افزارهایی است که سازمان برای اتخاذ تصمیم های هوشمندانه به آن نیاز مبرم دارد. این نرم افزار کلیه فرایندهای تهیه و ارسال گزارش ها به داشبورد مدیریتی را با کیفیت و دقت بالایی انجام می دهد.
بهترین نرم افزار ایجاد نمونه گزارش در کنار سایر نرم افزارهای مجموعه کمک می کند تا برنامه ریزی، برای آینده مبتنی بر شفافیت داده ها و اطلاعات موجود به نحو شایسته تری انجام شود. بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش، در هزینه های سازمان صرفه جویی به عمل آورده و موجب افزایش بهره وری آن می شود. زیرا به مانند چراغی است که افق پیش روی سازمان را به صورت شفاف تر و واضح تری پیش روی مدیران سازمان قرار می دهد. همچنین برای استقرار هوش تجاری یا bi در سازمان این سامانه ایجاد نمونه گزارش بسیار ضروری است.
از آنجایی که بهترین نرم افزار ایجاد نمونه گزارش بر بستر ابری ارائه خدمت می کند، نیازی به صرف هزینه برای نگهداری، و به روز رسانی آن نیست. دسترسی به آن در هر زمان و مکانی ممکن است، و داده ها و اطلاعات ذخیره شده در آن از نظر امنیت تضمین شده است.
سازمان ها می توانند در طول مدت زمان مشخص، از نسخه رایگان این نرم افزار ایجاد نمونه گزارش استفاده کنند.
وبلاگ یار
نمایش 1 از 1 نتایج