سیستم تدارکات و کارپردازی

سیستم تدارکات و کارپردازی

سازمان‌ها برای مدیریت کلیه فرآیندهای مربوط به خرید کالا نیاز به بخش و واحد مجزایی دارند. این بخش پاسخگوی کلیه درخواست‌های کالا و خدمات است. ممکن است سازمان بخواهد برای مدیریت کلیه این فعالیت‌ها از نرم افزارهایی استفاده کند تا بتواند این مدیریت درخواست‌های مربوط به کالا یا خدمات را به صورت الکترونیکی انجام دهد.
با استفاده از این نرم افزار، درخواست کالا یا خدمات به صورت خودکار و به سرعت انجام می‌شود. همچنین کلیه اطلاعات مربوط به انواع اقدامات سازمان و فعالیت‌های تدارکات در تامین کالا یا خدمات ثبت و ضبط می‌شود.
بخش تدارکات سازمان، کلیه فعالیت‌های سازمان از دریافت درخواست خرید، تایید، سفارش، صدور دستور، و ارائه پیش فاکتور آن را انجام می‌دهد. این نرم افزار و سامانه تدارکات و کارپردازی کلیه این امور را به صورت اتوماتیک و مکانیزه انجام می‌دهد و امکان دسترسی کارکنان بخش تدارکات را به اطلاعات مربوطه فراهم می‌کند.
همچنین این نرم افزار امکان گرفتن گزارش برای ارائه به مدیریت یا بخش‌های تصمیم گیرنده سازمان و واحدهای نظارتی را فراهم کرده است.
بنابراین سازمان می‌تواند بر کلیه فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده توسط واحد تدارکات و کارپردازی نظارت داشته باشد. این نرم افزار همچنین اطلاعات دقیقی راجع به نیازهای سازمان، تامین کنندگان اصلی کالا یا خدمات سازمان، فروشندگان، و کالاها یا خدمات فراهم شده را ثبت و ضبط می‌کند. این اطلاعات می‌تواند برای بخش ارزیابی و ارزشیابی عملکرد بسیار مفید باشد.

بهترین سیستم تدارکات و کارپردازی

بهترین سیستم و سامانه تدارکات و کارپردازی، یکی از زیر مجموعه‌های سیستم است که به سر و سامان دادن به کلیه امور مربوط به خرید و انواع آن می‌پردازد. اموری مانند برگزاری مناقصه، پیش خرید، فراهم کردن اقساطی کالاها و مواردی از این دست توسط این نرم افزار مدیریت و پیگیری می‌شود.
میزان خرید سازمان، از کالاها یا خدمات مختلف، اطلاعات دقیق راجع به مراکزی که سازمان از آن‌ها تهیه کرده است، قیمت کالا یا خدمت تامین شده در این سیستم ثبت و ضبط و سپس پردازش می‌شود. امکان دسترسی به فاکتورهای خرید، معاملات انجام شده، اطلاعات طرف معامله در این نرم افزار فراهم است.
این سامانه، دارای ویژگی‌ها و امکاناتی است که به برخی از این موارد در این قسمت اشاره می‌شود:

ویژگی‌ها و امکانات بهترین سیستم تدارکات و کارپردازی

بخشی از امکانات این سیستم برای مدیریت امور تدارکات و کارپردازی شامل موارد زیر است:
• امکان ثبت و ضبط کلیه اطلاعات فروشندگان و کارپردازها
• ثبت و ضبط کلیه روند مربوط به تامین
• ثبت درخواست‌های خرید از بخش‌های مختلف سازمان بر حسب نیازهای واحدهای مختلف سازمانی
• تایید یا رد درخواست‌ها
• سفارش خرید
• صدور پیش فاکتور خریدهای تایید شده
• صدور دستور تامین برای کالاها یا خدمات مورد نیاز
• ارائه و ثبت و ضبط کلیه فاکتورهای مربوط به کالا یا خدمت مورد نیاز سازمان
• ارائه فاکتورهای برگشت از خرید
• ارائه گزارش‌های جامع از انواع فعالیت‌های انجام شده به انواع روش‌ها مانند مناقصه، روند برگزاری آن، نتایج آن و مسائلی از این دست
• مدیریت انواع خرید اعم از جزیی یا کلی و عمده
• امکان تعیین و مشخص کردن سقف خرید برای هر نوع کالا یا خدمت مورد نیاز سازمان
• امکان مدیریت امور مربوط به تامین کنندگان اصلی کالا یا خدمات سازمان
• مدیریت روند استعلام برای تامین کالا یا خدمات
• ارائه کلیه خدمات سامانه تدارکات و کارپردازی بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• امکان استفاده از نسخه دموی سامانه تدارکات برای سازمان های متقاضی در مدت زمان مشخص به صورت رایگان
• امکان برقراری ارتباط با بخش‌ها و ماژول‌های دیگر زیر مجموعه سیستم نرم افزاری برای انتقال داده و اطلاعات
استفاده از این سامانه، باعث می‌شود سازمان بتواند به کلیه اطلاعات و روند مربوط به تدارکات و کارپردازی به صورت یکپارچه دسترسی داشته باشد. این اطلاعات از روند درخواست کالا یا خدمت شروع و سپس تا تامین آن، در سیستم ثبت و ضبط می‌شود.
کلیه امور مربوط به خرید در این سامانه، مستندسازی می‌شود و امکان دسترسی در آینده به این پیشینه‌ها و سوابق وجود دارد. بنابراین امکان نظارت آنلاین بر کلیه فعالیت‌های انجام شده توسط واحد تدارکات و کارپردازی وجود خواهد داشت.
از طرف دیگر از آن جایی که کلیه اطلاعات بر بستر ابری ذخیره شده است، امکان دسترسی در هر زمان و مکانی به این داده‌ها و اطلاعات وجود دارد. بنابراین بدون در نظر گرفتن محدودیت زمانی، سازمان می‌تواند به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.
همچنین ارائه خدمات این سیستم به صورت SaaS علاوه بر این که سرعت انجام امور را بالا می‌برد، امنیت داده‌ها و اطلاعات مربوطه را نیز تضمین می‌کند. بنابراین سازمان می‌تواند با اطمینان خاطر از حفظ امنیت داده‌ها و اطلاعات مهم، از این نرم افزار برای ساماندهی و مدیریت امور خرید سازمان استفاده کند.
بستر ابری این نرم افزار باعث صرفه‌جویی‌های زیادی در هزینه‌های سازمان شده است. زیرا سازمانی نیازی به صرف هزینه برای نصب، نگه داری و ارتقای نرم افزار ندارد.
همچنین سازمان می‌تواند برای مدت زمان مشخصی از نسخه آزمایشی این سیستم به صورت رایگان بهره‌مند شود.
این سیستم با بخش‌های مختلف سازمانی در سیستم نرم افزاری در ارتباط است که به برخی از آن‌ها در ذیل اشاره می‌شود:

سیستم‌های مرتبط با بهترین سامانه تدارکات و کارپردازی داشبورد مدیریتی

کلیه گزارش‌های مربوط به تامین کالا و انجام روند مربوطه برای مدیریت ارسال می‌شود. داشبورد مدیریتی کلیه این اطلاعات و داده‌ها را به صورت گرافیکی و دیداری در اختیار مدیریت قرار می‌دهد. بنابراین مدیریت سازمان می‌تواند از کلیه روند مربوط به تامین کالا توسط سامانه تدارکات و کارپردازی، اطلاع داشته و بر آن نظارت داشته باشد.

انبار

کلیه کالاهای تامین شده توسط تدارکات و کارپردازی به انبار فرستاده می‌شود. همچنین پیش از خرید کالای جدید، سامانه تدارکات و کارپردازی باید از سیستم انبار استعلام کند تا در صورت عدم وجود چنین کالایی، روند سفارش آن را شروع نماید. بنابراین این دو سامانه باید در ارتباط تنگاتنگ با هم باشند.

بودجه و اعتبارات

یکی از نرم افزارهای زیر مجموعه سیستم که با سامانه تدارکات و کارپردازی در ارتباط است سیستم بودجه و اعتبارات است. برای تامین ملزومات سازمان باید قبلا برای آن بودجه‌ای پیش بینی شده باشد بنابراین این سیستم باید با سامانه بودجه و اعتبارات در ارتباط باشد تا روند تامین با موفقیت انجام شود.

شرایط استفاده

بهترین سامانه تدارکات و کارپردازی یکی از زیر مجموعه‌های سیستم است که به مدیریت کلیه فرایندهای مربوط به تامین کالا یا خدمت مورد نیاز سازمان می‌پردازد.
با استفاده از این سیستم هم کارکنان واحد تدارکات و کارپردازی می‌توانند به کلیه اطلاعات مربوطه دسترسی داشته باشند. ضمن آنکه انجام امور محوله را با سرعت و دقت انجام دهند.
هم مدیریت می‌تواند بر کلیه فرایندها و فعالیت‌های انجام شده توسط این واحد نظارت داشته باشد. هم واحد ارزشیابی و ارزیابی عملکرد هم می‌تواند کلیه این امور را در وقت خود مورد ارزیابی قرار دهد.
این سیستم بر بستر ابری ارائه خدمات می‌کند. و نسخه آزمایشی آن در دسترس سازمان‌هایی است که متقاضی استفاده از آن هستند. این نوع استفاده به صورت رایگان و در مدت زمان مشخص و تعیین شده‌ای پیش‌بینی شده است.
این نرم افزار علاوه بر سرعت بخشیدن به کلیه امور مربوط به تامین کالا که می‌تواند برگزاری مناقصه باشد یا استعلام قیمت از بخش‌های مختلف، کیفیت امور را نیز افزایش می‌دهد. بنابراین سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از این سیستم از انجام درست و دقیق امور مربوط به خرید خود اطمینان داشته باشند.

وبلاگ یار