بهبود عملکرد‌ها، تسهیل فرآیندها و افزایش بهرهوری سازمانی ۳ دستاورد عمده‌ای است که به زعم بسیاری از کاربران در ساختارهای اداری اتوماسیون اداری، بیشترین اثرگذاری مثبت را در کسب وکارهای مختلف دارد.
امروزه مکانیزاسیون نظام‌های اداری، مدیریت منابع انسانی و مالی و سایر فرآیندهای جاری در کسب و کارهای خدماتی، علمی و آموزشی، تجاری، فرهنگی و …. به مطالبه‌ای جدی از هر دو سوی خدمات دهندگان و خدمت‌گیرندگان بدل شده است. در ظاهر امر، همه برای تحقق این مطالبات تلاش می‌کنند؛اما در عمل معمولا اجرای این نظام‌ها با چالشی جدی و مقاومت سازمانی و اداری،مواجه‌اند.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، بایگانی و… برای بالابردن سازمان ها پیشنهاد می شود.
مقاومت سازمانی و ترس از تغییرات
مکانیزاسیون اداری و پیاده‌سازی فرآیندهای فناورانه در سازمان‌های سنتی و عریض و طویل دولتی با چالشهای جدی مواجه و رسیدن به هسته تغییرات به سختی ممکن است. این مسیر در بخش خصوصی به مراتب آسان‌تر است؛ چراکه همراه کردن کارکنان با تغییرات ساختاری و ترک روش‌های سنتی و کاغذی بسیار راحت‌تر است.
چرایی و دلایل مقاومت کارکنان سازمان‌های دولتی در برابر اتوماسیون اداری و ترک شیوه‌های سنتی طاقت‌فرسا و انرژی‌‌بر را در بسترهای مختلفی باید جستجو کرد که مهمترین آنها را می‌توان کرختی، عادی شدن شیوه‌های کاری و سلسه مراتبی بودن آنها و همچنین نبود الزامات قانونی برای گردش مکانیزه اطلاعات، دانست. عادت کارکنان به انجام کارهای متداول و رتین، پرهیز از تغییرات و رویارویی با هر امری که بخواهد به این روال عادی، خللی وارد کند مهمترین چالش سازمان‌های دولتی است.
اتوماسیون اداری و چالشهای همراهی پرسنل
نتایج بررسی‌ها و تحقیقات نشان می‌دهند که نزدیک به ۸۰ درصد پروژه‌های فناوری اطلاعات در مراحل اولیه با ناکامی و شکست همراه‌اند؛ چراکه بستر پیش‌نیاز آنها از قبل مهیا نشده‌اند. اتوماسیون اداری و تغییر شیوه‌های سنتی مکاتبات در سطوح بالای این ناکامی‌ها قرار دارند.
از آنجا که ساختارهای سازمانی نیز احتمالا به واسطه تغییر فرایندهای کاری، دچار تحول و تغییرات اساسی خواهند شد، می‌توان گفت که مقاومت سازمانی پرسنل، بسیار محتمل است. مشارکت سازمانی، لازمه استقرار سیستم‌هایی مانند اتوماسیون اداری برای تبدیل شدن از یک سازمان سنتی به سازمانی مکانیزه و مبتنی بر نرم‌افزارهای اتوماتیک است که با فرهنگ سازمان‌های سنتی در تضاد کامل است. همه اینها نقش تغییر فرهنگ سازمانی را در مراحل قبل یا در حین پیاده‌سازی سیستم‌ها را پررنگ‌تر خواهد کرد. شاید به همین دلیل است که تجارب پیاده‌سازی فناوری اطلاعات و ارتباطات به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری سازمان‌های دولتی بزرگ بر ایجاد بسترهای اجرایی و آماده‌سازی روانی و عملی کارکنان همزمان با اعمال تغییرات، تاکید زیادی دارند.
مهمترین این گام‌ها و بسترسازی‌ها در ابتدای شروع فرآیند پیاده‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری، تغییر فرهنگ سازمانی برای برخورد نکردن با مقاومت سازمانی پرسنل و افزایش صبر و خویشتن‌داری سازمانی مدیران و کارفرمایان است. در ادامه این بسترسازی‌ها بر ضرورت شناخت نیازهای آموزشی پرسنل، اطمینان خاطر به آنها در محافظت از جایگاهشان و همچنین دستاوردهای مکانیزاسیون در افزایش قابلیت‌های کاری ایشان و …. نیز تاکید می‌شود.
تببین دستاوردهای مکانیزاسیون اداری
مقاومت سازمانی در برابر پیاده‌سازی سیستم‌های جدید را می‌توان در گروه‌های مختلف و در ۳ بخش اصلی بسترهای فردی، بسترهای سیستمی و بسترهای سازمانی و تعاملی جستجو کرد. در این ۳ بستر، کارمندان اصولا به دلیل مشخصات فردی اعم از سن، تحصیلات، جنسیت و سابقه خدمت و یا به دلیل ترس از به خطر افتادن موقعیت‌شان در برابر تغییرات مکانیزه کردن فرآیندها و خارج شدن ابتکار عمل از دستشان، قد علم می‌کنند. این درحالی است که مهمترین مزیت مکانیزاسیون اداری، تغییر نقش کارپردازان سنتی به کنترل‌گرها و کاربران اصلی است که سیستم‌های هوشمند را هدایت و مدیریت می‌کنند و از مزیت افزایش سرعت در برابر کاهش خطا، بهره‌مند می‌شوند.
تمامی مقاومت‌های سازمانی با تبیین دستاوردهای مکانیزاسیون برای افراد و اثرات مثبت آن در بهرهوری سازمان، قابل رفع‌اند. در شرایطی که بهره‌برداری از سیستم‌های اتوماسیون اداری مانند مکاتبات اداری، جلسات، مدیریت کارها و پروژه‌ها،آرشیو مدیریت اسناد و … که تمام نرم‌افزارهایی که ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را پوشش داده و آنها را تسهیل می‌کنند در بین سازمان‌های اداری کشوری رونق گرفته‌اند، می‌توان با پراخت صحیح به اهمیت کاربری این سیستم‌ها و گسترده شدن مفاهیم در نظام‌های اداری، کلیه مدیران و کارشناسان سازمان‌ها را در سطوح مختلف را با تغییرات سازمانی و ساختاری مکانیزاسیون اتوماسیون اداری، همگام ساخت.
