مکاتبات اداری یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده ی ان به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل می شود . در هر سازمانی واحدی وجود دارد که یکی از وظایف عمده ان برقراری رابطه اداری سازمان متبوع با واحد های داخلی و سایر سازمانها از طریق تبادل اطلاعات مکتوب می باشد که به ان دبیر خانه یا دفتر می گوییم . یکی دیگر از وظایف دبیر خانه یا دفتر تهیه نامه های ساده اداری (مانند اعلام وصولها ) نگهداری و در دسترس قرار دادن مکاتبات و اسناد مورد نیاز می باشد . مجموعه اقدامات و عملیات که منجر به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات (نامه های وارده به سازمان و یا صادره از سازمان به سازمان های دیگر)می گردد.
استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری ، بایگانی و… برای بالا بردن راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
تشریح عملیات دریافت نامه ها:
هر گونه نوشته ویا اطلاعاتی که به سازمان ها میرسد به آنها نامه های اداری گفته می شود که باید مراحلی راطی نماید.
- کنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاریخ- عنوان- امضا و ضمائم)
- تفکیک و طبقه بندی اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه های عادی- طبقه بندی شده)
بخشی از آن مدیریت اسناد است که شامل :
- مراحل گردش . بایگانی مکاتبات و در نهایت امحاء اوراق غیر ضروری می باشد .
- مدیریت اسناد : عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه ی لازم برای تسهیل و تسریع، دردست یافتن به مکاتبات و اسناد مورد نیاز از مرحله ایجاد تا امحاء اوراق زاید .
- نیروی انسانی: شامل مدیریت و کارکنان سازمان.
- وسایل و ابزار کار : تجهیزات مورد نیاز در سازمان جهت انجام امور ، ابزارعمومی ، ابزار اختصاصی
- روش های انجام کار : روشهایی که بر اساس آن نیرو های انسانی سازمان وظایف خود را انجام می دهند
- وظیفه ستادی:وظیفه ای که به منظور پشتیبانی از واحد اجرایی سازمان صورت می پذیرد .
- وظیفه اجرایی: وظیفه ای که مستقیما در ارتباط با اهداف سازمان صورت می پذیرد .
محاسن ارتباطات نوشتاری یا مکاتبات:
- سندیت
- قابلیت حفظ و نگهداری
- رایج بودن
- تلقی نوشته به عنوان زبان رسمی جامعه
در هر ارتباطی پنج رکن اساسی نقش دارد؛
- پیام دهنده
- وسیله ارتباط
- اصل پیام
- پیام گیرنده
- آثار یا بازخورد
پیام بگذارید