نرم افزار حضور و غیاب: راهنمای کامل انتخاب، قیمت و ویژگی‌ها
بیشتر سازمان‌ها برای مدیریت منابع انسانی، محاسبه حقوق و دستمزد و نظارت بر حضور و غیاب کارکنان خود از دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌کنند. دستگاه حضور و غیاب، ساعت ورود و خروج کارکنان را ثبت و ضبط می‌کند. سازمان برای تحلیل و پردازش اطلاعات ثبت و ضبط شده در این دستگاه حضور و غیاب، نیاز به پلتفرمی دارد که از آن طریق بتواند نظارت بهتری بر امور داشته باشد. سیستم حضور و غیاب، از آن دسته نرم افزارهایی است که مورد استفاده اکثر سازمان ها قرار می گیرد. در ادامه به ویژگی‌های ضروری یک نرم‌افزار حضور و غیاب خوب می‌پردازیم:
1. مدیریت قوانین و شیفت‌ها
2. یکپارچگی و ارتباط با سخت‌افزار
3. گزارش‌دهی و خروجی
4. سلف سرویس پرسنلی
چرا نرم افزار حضور و غیاب برای سازمان‌ها ضروری است؟
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به دلایل مختلفی که در ادامه ذکر می‌کنیم برای سازمان‌ها ضروری است. این سیستم جایگزینی کارآمد و عادلانه برای روش‌های دستی است.
- تضمین دقت و عدالت در محاسبه: با دقت بالا در محاسبات خطای انسانی کاهش می‌یابد و سوابق تردد و کارکرد برای کارمندان به صورت لحظه‌ای محاسبه می‌شود و با این دقت دیگر تقلبی در ثبت تردد پرسنل وجود نخواهد داشت.
- انطباق با قوانین و مقررات: نرخ اضافه‌کاری، شب‌کاری، نوبت‌کاری، و سقف مرخصی و دیگر قوانین کار را بر اساس قانون کار محاسبه کنند و گزارش‌های خروجی نرم‌افزار را ارائه دهند.
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه: وقت کارشناسان منابع انسانی را برای جمع‌آوری داده‌ها، محاسبه کارکرد دستی و پاسخگویی به سؤالات کارمندان درباره حقوق و دستمزد را به شدت کاهش می‌دهد.
- افزایش کارایی و نظارت مدیریتی: مدیران می‌توانند الگوهای غیبت، تأخیر و میزان استفاده از مرخصی را به سرعت شناسایی کرده و مدیریت دورکاری و شعب مختلف را خواهند داشت.
انواع نرم افزار حضور و غیاب: ابری، تحت وب و موبایلی
انواع نرم‌افزار حضور و غیاب را می‌توان بر اساس معماری و نحوه دسترسی به سه دسته اصلی تقسیم کرد که هر یک مزایا و معایب خاص خود را دارند.
1. نرم افزار حضور و غیاب ابری: این نرم‌افزار بر روی سرورهای شرکت ارائه‌دهنده نصب و نگهداری می‌شوند.
مزایا
- دسترسی از هر نقطه
- مناسب برای دورکاری و شعب
- عدم نیاز به سرور محلی
- به‌روزرسانی خودکار
- مدل هزینه
معایب
- وابستگی به اینترنت
- امنیت داده
2. نرم افزار حضور و غیاب تحت وب: نرم‌افزار بر روی سرورهای محلی خود سازمان نصب و میزبانی می‌شود، اما دسترسی به آن از طریق مرورگر وب صورت می‌گیرد.
مزایا
- امنیت داده بیشتر
- کنترل کامل
- دسترسی آفلاین (داخلی)
معایب
- هزینه اولیه بالا
- محدودیت دسترسی
- مسئولیت به‌روزرسانی
3. اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی: این نرم‌افزار ثبت تردد و درخواست‌های پرسنلی را از طریق تلفن‌های هوشمند ثبت می‌کنند.
مزایا
- ثبت تردد از راه دور
- قابلیت GPS/موقعیت‌یابی
- سلف سرویس پرسنلی
- اعلان‌های فوری
معایب
- نیاز به هماهنگی با سامانه اصلی
- چالش‌های فنی
نرم افزار حضور و غیاب اثر انگشت
نرم افزار حضور و غیاب اثر انگشت با استفاده از دستگاه‌های بیومتریک اثر انگشت طراحی شده‌اند و برای برای دریافت، پردازش و مدیریت داده‌های تردد استفاده می‌شوند.
نرم‌افزار حضور و غیاب اثر انگشت، فرآیند تردد را به صورت زیر مدیریت می‌کند:
- ثبت اطلاعات
- دریافت داده‌های تردد
- پردازش و محاسبات
- تولید گزارش
ویژگی‌های کلیدی در نرم‌افزار اثر انگشت
- مدیریت دستگاه‌ها
- انتقال و همگام‌سازی بیومتریک
- مدیریت استثنائات تردد
- تشخیص و هشدار
مزایای استفاده از نرم‌افزار اثر انگشت در سازمان‌ها
- حذف تقلب
- دقت بالا در شناسایی
- بهره‌وری بالا
- سهولت در محاسبات
نرم افزار حضور و غیاب تشخیص چهره
نرم افزار حضور و غیاب تشخیص چهره سیستمی است که داده‌های تردد را از دستگاه‌های بیومتریک تشخیص چهره دریافت کرده و از این طریق، ورود و خروج پرسنل را به طور دقیق و خودکار ثبت و مدیریت می‌کند.
نحوه عملکرد نرم‌افزار تشخیص چهره
- ثبت چهره
- دریافت و پردازش تصویر
- انتقال داده به نرم‌افزار
- محاسبات پیشرفته
- گزارش‌دهی
مزایای کلیدی سیستم تشخیص چهره
- بهداشت و سلامت
- سرعت بالا
- عملکرد در شرایط خاص
- امنیت پیشرفته
ویژگی‌های نرم‌افزاری حیاتی
- مدیریت متمرکز چهره‌ها
- تغییرات ظاهری
- مدیریت ظرفیت
نرم افزار حضور و غیاب با GPS
نرم‌افزار حضور و غیاب مبتنی بر GPS (سیستم موقعیت‌یاب جهانی) راهکاری مدرن است که ثبت تردد کارکنان را به موقعیت جغرافیایی آن‌ها پیوند می‌دهد. این روش به‌طور خاص برای مدیریت کارکنان دورکار، پرسنل میدانی و تیم‌های پروژه‌ای که در محل کار ثابت حضور ندارند، ضروری است.
نحوه کارکرد نرم‌افزار حضور و غیاب GPS
این سیستم معمولاً از طریق یک اپلیکیشن موبایل عمل می‌کند و از سنسورهای موقعیت‌یابی تلفن هوشمند کارمند استفاده می‌کند. مدیران یک محدوده جغرافیایی مجازی را در نرم‌افزار تقویت می‌کنند سپس این محدوده در نرم‌افزار به عنوان محل کار مجاز شناخته می‌شود. هنگامی که کارمند از طریق اپلیکیشن اقدام به ثبت ورود یا خروج می‌کند، نرم‌افزار:
- موقعیت دقیق کارمند را ثبت می‌کند.
- موقعیت ثبت‌شده را با ژئوفنس تعریف‌شده مقایسه می‌کند.
- زمان و موقعیت را در سوابق تردد ثبت می‌کند.
- اگر کارمند خارج از محدوده مجاز تردد بزند، سیستم می‌تواند تردد را رد کند و به کارمند هشدار بدهد و یا ثبت کند و به مدیر هشدار بدهد.
مزایای نرم‌افزارهای حضور و غیاب GPS
- کنترل بر دورکاران و پرسنل میدانی
- ثبت تردد بدون دستگاه سخت‌افزاری
- کاهش هزینه‌ها
- ثبت مسیرهای مأموریت
ویژگی‌های حیاتی نرم‌افزار GPS
- ترکیب با سایر روش‌های تأیید هویت
- تعریف چندین ژئوفنس
- گزارش‌های خارج از محدوده
- مدیریت باتری
نرم افزار حضور و غیاب بدون دستگاه
نرم‌افزار حضور و غیاب بدون دستگاه یک راه‌حل مدرن و مقرون‌به‌صرفه برای ثبت و مدیریت تردد کارکنان است که در این روش دیگر نیازی به نصب سخت‌افزارهای سنتی مانند دستگاه‌های اثر انگشت، تشخیص چهره و … ندارد. این سیستم‌ها معمولاً بر پایه فناوری‌های موبایلی، ابری یا تحت وب توسعه یافته‌اند و برای شرکت‌های کوچک، استارتاپ‌ها، سازمان‌های چند شعبه‌ای و به‌ویژه تیم‌های دورکار و پرسنل میدانی ایده‌آل هستند. در این نوع نرم‌افزارها، احراز هویت و ثبت ورود/خروج از طریق ابزارهایی که کارمندان در اختیار دارند انجام می‌شود.
مزایای کلیدی نرم‌افزار بدون دستگاه
- وقتی سازمان‌ها از خرید، نصب و نگهداری دستگاه‌های سخت‌افزاری گران‌قیمت بیومتریک و سیم‌کشی‌های شبکه معاف شوند، کاهش چشمگیری در هزینه‌ها اتفاق خواهد افتاد.
- این نرم افزار حضور و غیاب شرکتی برای شرکت‌ها و اداراتی که مدل‌های دورکاری دارند و برای سازمان‌هایی که پروژه‌های متغیری دارند که مدام محل کارشان تغییر می‌کند دارای انعطاف‌پذیری بالایی هستند.
- فعال‌سازی این نرم‌افزارها در عرض چند ساعت انجام می‌شود و نیازی به نصاب یا متخصص فنی ندارند و خیلی سریع راه‌اندازی می‌شود.
- اکثر این نرم‌افزارها دارای اپلیکیشن موبایل هستند که به کارمندان اجازه می‌دهد درخواست‌های مرخصی و مأموریت خود را ثبت و وضعیت کارکرد خود را بررسی کنند.
- اگر نرم‌افزار از نوع ابری باشد، به‌روزرسانی‌ها و قابلیت‌های جدید به‌صورت خودکار در دسترس قرار می‌گیرند.
مقایسه نرم افزار حضور و غیاب بیومتریک و سنتی
مقایسه نرم‌افزارهای حضور و غیاب را می‌توان بر اساس نوع سخت‌افزار ثبت تردد انجام داد. به طور کلی، سیستم‌ها به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند: بیومتریک (مدرن) و سنتی (غیربیومتریک).
انتخاب نوع نرم‌افزار به نیازها و بودجه سازمان شما بستگی دارد:
- اگر امنیت و دقت ضد تقلب در محل کار فیزیکی، اولویت اول است: بیومتریک (تشخیص چهره یا اثر انگشت) بهترین گزینه است.
- اگر به دنبال کاهش هزینه و سادگی در محل کار هستید: سیستم‌های سنتی (کارتخوان) می‌توانند کار را راه بیندازند، اما با ریسک تقلب بالاتر.
- اگر مدیریت دورکاران، تیم‌های پروژه‌ای و صرفه‌جویی در هزینه سخت‌افزار اهمیت دارد: نرم‌افزارهای نوین موبایلی/GPS ضروری هستند.
- بسیاری از نرم‌افزارهای مدرن، توانایی اتصال همزمان به انواع دستگاه‌ها (بیومتریک، کارتخوان، موبایل) را دارند تا سازمان‌ها بتوانند برای هر گروه از کارکنان، روش ثبت تردد مناسب خود را انتخاب کنند.
