نرم افزار اتوماسیون اداری چطور در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند؟
پیش از این بار ها گفتیم که یکی از اهداف نرم افزارهای اتوماسیون اداری بهینه‌سازی از طریق صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ی سازمان هاست. با این وجود درباره قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری و فاکتورهایی که در این قیمت تاثیر گذارند صحبتی نکردیم.
نرم افزار اتوماسیون اداری چطور در هزینه ها صرفه جویی می کند؟
هرچند شاید بنظر برسد که صرف هزینه یکباره برای خرید محصولی اینچنینی با هدف کاهش هزینه‌ها چندان منطقی بنظر نمی‌رسد. اما بدون شک سازمان‌ها هم در کوتاه مدت از لحاظ سهولت امور و هم در بلند مدت از لحاظ هزینه‌ای متوجه تاثیر شگرف این محصول در شرکت خواهند شد. با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری نه تنها در حذف مکاتبات فیزیکی هزینه‌های کاغذ و مشتقات آن را از بین می‌برید؛ بلکه با ارائه قابلیت مدیریت فرآیندها و امور بطور خودکار و مکانیزه در سازمان، هزینه خطاهای انسانی و فرصت از دست رفته را نیز به طرز چشمگیری کاهش می دهید.
عوامل موثر بر قیمت خرید اتوماسیون اداری کدامند؟
امکانات و حجم تبادلات
اگرچه گران قیمت بودن یک اتوماسیون اداری دال بر امکانات جامع و کامل آن نیست، اما عکس این قضیه قطعا صادق خواهد بود. از امکاناتی که مستقیما بر روی جامع شدن یک سیستم اتوماسیون اداری اثر دارد میتوان به یکپارچگی سیستم در واحدهای عملیاتی گوناگون، امکان مدیریت و پیگیری امور و جلسات و دسترسی آسان، تحت وب و امن این سیستم نام برد. این نکته نباید فراموش شود که سیستمی کاراست که بتواند علاوه بر رفع نیازهای یک سازمان، در بهینه سازی فرآیندهای آن و بهبود کارایی سازمان اثر مستقیم داشته باشد.
ماژول ها
سازمان‌ها اشکال و اهداف مختلفی دارند. درست مانند تجویز یک راه حل درمانی، انتخاب امکانات لازم برای هر سازمان نیز نیاز به تخصص و تشخیص صحیح دارد. با توجه به این نکات، یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان نیازمند بخش‌ها و اصطلاحا ماژول‌های مختلفی است که متناسب با نیاز همان سازمان انتخاب شده باشد. هر کدام از این قابلیت ها و امکانات به طور مستقیم بر روی قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر خواهدد داشت.
مهمترین ماژول‌های یک سیستم اتوماسیون اداری میتوان این موارد را نام برد :
سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری :
نرم افزار دبیرخانه از اصلی‌ترین ماژول‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. این سیستم درگاه‌های مختلفی را برای دریافت و ارسال خودکار نامه‌ها در سازمان فراهم می‌کند. به کمک این سیستم تمامی نامه‌هایی که از طریق فاکس، پست الکترونیک و امثال آن به سازمان ارسال می‌شوند در سیستم اتوماسیون ثبت و به گردش می‌آیند. امکان پاراف نویسی و ارجاع نامه‌ها در سیستم و جستجوی محتوا و نامه ها از دیگر قابلیت های با اهمیت این سیستم است.
کارتابل آفلاین :
احتمال عدم دسترسی به اینترنت برای کاربران نرم افزارهایی که به صورت آنلاین کار می کنند یک دغدغه ذهنی ست. با توجه به این نکته، تعبیه یک سیستم کارتابل آفلاین که به کمک آن بتوان به قسمت های مهم اتوماسیون اداری دسترسی داشت و آن ها را کنترل کرد امری حیاتی بنظر می رسد.
مدیریت جلسات و سازماندهی فرآیندها :
یکی دیگر از قابلیت هایی که نرم افزارهای اتوماسیون اداری را قدرتمند می کند و نرم افزار اتوماسیون اداری نیز از آن بهره می برد، امکان تنظیم، ثبت، برگزاری، پیگیریی جلسات و نگهداشت گزارشات و اسناد آن هاست. پیش از این مدیریت این امور بر عهده ی نیروی انسانی بوده و این امر موجب زمان بر شدن و بالاتر بودن احتمال خطای آن می شد.
بهره گیری از راهکارهای BPMS :
این سیستم راهکاری برای یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی، وظایف، کسب و کارها، مشتریان و شرکا با یکدیگر را ارائه می کند. استفاده از این سیستم که یک ابزار واقعی برای طراحی، اجرا و بهبود فرآیندهای کسب و کار است می تواند راه حلی برای بسیاری از دوباره کاری ها در سازمان باشد.
پیاده‌سازی و استقرار نرم افزار
طراحی، راه اندازی و بطورکلی پیاده سازی و استقرار سیستم اتوماسیون اداری فرآیندی حساس، اصولی و نیازمند دانش و تجربه کافی در این زمینه است. از دیگر عواملی که بر قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر مستقیم خواهد گذاشت همین مساله خواهد بود.
تعداد کاربران
عموما قیمت گذاری برای نرم افزار اتوماسیون اداری به تعداد کاربران استفاده کننده از این سیستم نیز بستگی دارد. هر چه تعداد این کاربران بیشتر باشد طبیعتا قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری به دلیل نیاز به امکانات و پردازش های بیشتر، افزایش می یابد.
آموزش کاربران
اضافه شدن یک سیستم اتوماسیون، تغییری اساسی در سازمان محسوب می‌شود. مطمئنا اولین واکنش هر نیروی کار به تغییرات در سازمان، مقاومت در برابر تغییر است. با علم به اینکه این مقاومت عموما به دلیل نبود آگاهی نسبت به ابزارها و یا تغییرات جدید است، واضح خواهد بود که آموزش کارکنان سازمان و کاربران سیستم‌های جدید می‌تواند تا حد زیادی از این مقاومت در برابر تغییر جلوگیری نماید. درنتیجه در نظر گرفتن آموزش صحیح، کامل و دوره‌ای برای کاربران هر سیستم جدید می‌تواند بر میزان هزینه‌های استقرار سیستم بیافزاید.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش
برای خریداران هر محصولی، بخصوص محصولات نرم افزاری و محصولاتی که نیازمند دانش تخصصی بیشتری هستند، اصلی‌ترین دغدغه، خدمات پس از فروش و پشتیبانی ست. حضور یک تیم متخصص و حرفه‌ای که بتواند اعتماد و توجه مخاطبان را برانگیزد، با وجود اینکه ممکن است بر هزینه‌های شما بیافزاید اما قطعا موجب آرامش و اطمینان و اعتماد شما به خرید می‌شود. سیستم اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست و نیازمند پشتیبانی تمام وقت و حرفه ای خواهد بود.
قطعا عوامل دیگری نیز در قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر گذار خواهند بود که ما فعلا به همین موارد اصلی بسنده می کنیم.
خرید نرم افزار اتوماسیون اداری چه ارزش افزوده‌ای باید به ارمغان بیاورد؟
در نهایت در نتیجه خرید نرم افزار اتوماسیون اداری انتظاراتی وجود دارد که برخی از این انتظارات شامل موارد زیر است :
- افزایش قابل توجه در سرعت گردش مکاتبات اداری
- سهولت فرآیندهای مرتبط با بایگانی، طبقه بندی و کنترل اسناد و مدارک
- کاهش کار منابع انسانی مانند مدیر پروژه، منشی، تایپیست و … به کمک قابلیت مدیریت فرآیندها و جلسات
- امکان انجام امور اداری خارج از محل کار بصورت آنلاین
- و …
پیام بگذارید