رسالت واحد:
دبیرخانه آنلاین واحد سازمانی مشخصی است که عملیات ثبت و توزیع مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد ونظارت بر حسن جریان گردش نامه های وارده وصادره را درداخل وخارج مرکز را تقبل می نماید.
اهم فعالیت های قابل ارائه در این واحد:
ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئی به ارباب رجوع و فاکس نامه های صادره و پاسخگوئی به مسئولین مرکز و مدیران در خصوص سوابق نامه ها
پرسنل تحت پوشش:
– نامه رسان: آقای غلامرضا سعادت
– بایگان: خانم زهره حاجیوند
فرایندهای واحد دبیرخانه:
1) ثباتی:
دریافت ثبت و ارسال نامه های وارده و صادره، دریافت ثبت و ارسال نامه های داخلی (دست نویس، ثبت و ارسال حکم مأموریتهای پرسنلی، ثبت و تفکیک و ارسال احکام کارگزینی و پرسنل) دریافت و ارسال نتایج مکاتبات مشمولین وظیفه عمومی، انجام امور مکاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و کلیه کمیته های مرکز، پاسخگوئی به ارباب رجوع بصورت حضوری انجام امور مربوطه دریافت و ارسال فاکس
2) نامه رسانی:
که به دو قسمت داخلی و خارجی تقسیم می شود:
- توزیع نامه های صادره و وارده به افراد ذینفع، ارسال و پست نامه و بسته های پستی (کلیه مراسلات)
- تفکیک نامه های قسمتها و واحد ها، ارسال و توزیع نامه ها به اشخاص و واحد های مختلف داخل و خارج از مرکز واحد رسید مکاتبات ارسالی و … ارسال
(پست) صورتحسابهای طرف قرارداد مرکز، ارسال نتایج مشمولین کمسیون پزشکی نظام وظیفه ارسال و توزیع نامه های دفتر گروهای مستقر در مرکز، مراجع به بانکها و دیگر سازمانهای دولتی مانند اداره دارائی، اداره بیمه، دادگستری و استانداری و … جهت پیگیری امورات محوله، رابطه بین مکاتبات همه گروههای آموزشی موجود در این مرکز با دانشکده پزشکی و ارتباطات با بیش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مرکز
3) امور تایپ:
تایپ و ویرایش انواع نامه های صادره مرکز شامل صورتجلسات، کمیته ها، نامه های ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و…
4) بایگانی:
جمع آوری سوابق مکاتبات روزمره، کلاسه زدن، و بایگانی نمودن اسناد و سوابق مربوط، پی گیری سوابق، پاسخگوئی به مسئولین و ارباب رجوع در خصوص تهیه سوابق
شرح وظایف:
- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احکام کارکنان رسمی و پیمانی و ارسال آن به واحدهای مربوطه
- تفکیک و توزیع نامه ها
- گرفتن فاکس و فاکس نامه ها
- تایپ نامه ها و یادداشتهای اداری از روی پیش نویسهای خطی
- تایپ بخشنامه ها و یادداشتها
- تایپ احکام پرسنلی
- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی که طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
- تقسیم کار بین کارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
- نظارت و رسیدگی به امر کلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
- ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش کار دبیرخانه تحت وب
- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
- انجام سایر اموریکه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد
ذکر این نکته ضروری است که در نرم افزار دبیرخانه علاوه بر نامه ها، نشریات، اسناد، دعوتنامه ها و مدارک زیر نیز ثبت و شماره می شوند.
پیام بگذارید