وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود:
- کنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها
- نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف
- تشکیل پرونده برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه
- بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات
- ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی
- ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی
- شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
- تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
- جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی
- برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
- جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس کد گذاری
- بایگانی نمودن کلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه
- تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونکن ها
محل مناسب بایگانی:
اتاقهای بایگانی، مهم ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق اختصاص داده شده است.به دلیل وزن سنگین پرونده ها، مناسب ترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پائی نتر ساختمان می باشد.
محوطه هائی که دارای مشخصات زیر م یباشند، برای بایگانی نا مناسبند:
- محیط های غیر سالم، مانند سردابهای مرطوب و محوطه های زیر شیروانی .
- محیط های خطر ناک، مانند محوطه هائی که نزدیک دیگ بخاراست.
- محیط های دارای مشکل از نظر دسترسی.
- محیط های فاقد نظارت ( جهت بایگانی اسناد محرمانه).
استفاده از نرم افزار بایگانی، اتوماسیون اداری و… برای مدیریت بهتر اسناد سازمان ها پیشنهاد می شود.
موارد درخور و مناسب بایگانی به شرح زیر است :
- 2متر برای قفس ههای ثابت داشته باشد.
- کف اتاق بایگانی، تحمل 1200 کیلو گرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد 20
- درمورد کفپوش اتاق بایگانی، برای جلوگیری از برخاستن گرد و خاک، بهتر است از کفپوش قابل شستشوی ضد گرد و غبار مانند سرامیک استفاده شود.
- پوشش داخلی و خارجی دیوارهای بایگانی، از مصالح ضد رطوبت ساخته شده و از نظر حرارتی عایق بندی شده باشد. پنجره های دیوارهای خارجی باز شو شود.
- بهترین میزان دما برای بایگانی، به طور متوسط 18 تا 20 درجه با رطوبت 50 درصد می باشد.
- به منظور جلوگیری از تابش خورشید، بهترین روش چیدمان پروند هها و قفسه ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهای بین قفسه هاست.
حفاظت پرونده ها از گزند حشرات و قارچها، با تنظیم رطوبت و نور ارتباط مستقیم دارد؛ ولی برای مهار جوندگان، مسدود کردن منافذ لوله های آب گرم، ورودی هواسازها و لول ههای زهکشی، از مهم ترین اقداماتی است که عموماً توصیه م یشود.
محافظ پروند ه ها:
محافظ پرونده ها، شامل انواع مختلفی است مانند پوشه، کارتن بندی، پروندان( زونکن) یا کلاسور که با توجه به موارد زیر انتخاب می گردد:
- با قفسه های بایگانی از لحاظ نوع، اندازه و تعداد، مطابقت داشته باشد .
- جنس محافظ، با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. پرونده هائی که تا مدتها در بایگانی جاری کاربرد دارند، بهتر است جنس محافظ آنها مقاوم و مستحکم باشد
- 2 سانتیمتر ضخامت پوشه یا پروندان (زونکن) با حجم سوابق داخل پرونده مطابقت داشته باشد. اصولاً نباید قطر پرونده از 5 بیش تر شود و نباید بیش از 150 برگ در پرونده بایگانی شود.
- گیره نگهداری یا الصاق کننده سوابق نیز، تأثیر زیادی در تعیین نوع محافظ پرونده دارد. معمولاً برای سهولت در ورق زدن سوابق، ازپروندان (زونکن) با نصب پهلو استفاده می شود. توجه شود که اگر میزان مراجعه به داخل پرونده زیاد باشد نصب بالا در داخل پوشه موجب از هم پاشیدگی سریع پرونده خواهد شد.
اداره امور بایگانی:
اداره امور بایگانی در هر سازمان با استفاده ازسه شیوه صورت می گیرد:
- نظام متمرکز بایگانی
- نظام غیر متمرکز
- نظام پراکنده یا سیستم نیمه متمرکز ( کنترل مرکزی )
مزایای نظام غیر متمرکز:
- نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان
- آشنا بودن اقدام کنند گان به عناوین پرونده ها
- احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خود و در نتیجه کارآیی بیشتر
پیام بگذارید