چگونه برنامه ریزی کنیم که آن را دوست داشته باشیم؟

برخلاف بسیاری از تبلیغات شعارگونه‌ی معلمان موفقیت، برنامه ریزی به خودی خود نمی‌تواند برای ما موفقیت و نتایج مثبت به همراه داشته باشد.

همچنان که کتاب خواندن، به خودی خود، نمی‌تواند از ما دانشمند بسازد و مسافرت‌های متعدد، نمی‌تواند از ما یک فرد جهاندیده بسازد و سالها مدیریت، نمی‌تواند از ما یک مدیر توانمند بسازد.

پیش از این‌که بپرسیم چکونه برنامه ریزی کنیم لازم است سوال مهم‌تری را پاسخ دهیم: چرا برنامه ریزی را دوست نداریم؟

علاقه به یک فعالیت و دوست داشتن آن فعالیت می‌تواند نقش مهمی در اثربخشی نهایی آن داشته باشد. چون این علاقه داشتن و رابطه عاطفی خوب با یک موضوع، نحوه‌ی رفتار و تعامل ما را با آن موضوع تغییر می‌دهد.

کسی که کتاب خواندن را دوست دارد، به شکل متفاوتی کتاب می‌خواند. کسی که عاشق مسافرت است، به شکل متفاوتی به مسافرت می‌رود و رویدادها و اتفاقات مسافرت را هم به شکل دیگری، تجربه می‌کند.

کسی که عاشق مدیریت (و نه ریاست) است، چیزهای زیادی را می‌بیند و می‌فهمد و می‌آموزد که فرد دیگری در همان موقعیت، ممکن است آن را تجربه نکند.

این مسئله در مورد برنامه ریزی هم، مصداق دارد.

بنابراین وقتی از نقش برنامه ریزی در زندگی صحبت می‌کنیم و از سوی دیگر، در مورد اهمیت دوست داشتن برنامه ریزی و علاقه به برنامه ریزی حرف می‌زنیم، منطقی است که قبل از مطرح کردن تکنیکهای برنامه ریزی و یا تاکید بر نقش مهم برنامه ریزی در رشد و موفقیت، به این سوال مهم پاسخ بدهیم که: چرا بسیاری از ما برنامه ریزی را دوست نداریم؟ چرا رابطه ما با برنامه ریزی خوب نیست؟

آنچه در ادامه می‌خوانید، جمع بندی و طبقه بندی صحبت و نظرات ارزشمند دوستان عزیزمان است که در زیر مطلبی تحت عنوان چرا برنامه ریزی را دوست نداریم در روزنوشته های محمدرضا شعبانعلی مطرح کرده‌اند.

خوشحال می‌شویم اگر شما هم نکته یا نکات دیگری دارید در زیر این مطلب مطرح کنید تا آنها را به فهرست زیر بیفزاییم.

تعریف برنامه ریزی چیست؟

یکی از گلایه‌هایی که معمولاً مطرح می‌شود و میل و رغبت به برنامه ریزی را کاهش می‌دهد این است که چندان مشخص نیست درباره چه چیزی حرف می‌زنیم. همه‌ی ما دوست داریم یک برنامه ریزی خوب برای زندگی انجام دهیم؛ اما ابتدا باید مشخص شود «برنامه ریزی چیست؟» که بتوانیم در ادامه،‌ به برنامه ریزی خوب و برنامه ریزی بد بپردازیم.

برخی از نقد‌هایی که در این‌باره مطرح می‌شود را با هم بخوانیم:

• همه از برنامه ریزی می‌گویند. همه می‌گویند برنامه ریزی در زندگی خوب است. همه تکنیک های برنامه ریزی را آموزش می‌دهند. از برنامه ریزی درسی تا برنامه ریزی شغلی. اما واقعاً برنامه ریزی چیست؟ تعریف شفاف و دقیقی از برنامه ریزی ندیده‌ام.
• وقتی تعریف دقیق از برنامه ریزی نداریم، درست و غلط بودن برنامه ریزی را هم نمی‌فهمیم. چیزی که در این حد گنگ و نامشخص است، دوست داشتنی نیست.
• رابطه عاطفی را با چیزی که می‌شناسیم می‌توانیم برقرار کنیم. وقتی چیزی را نمی‌شناسیم و برایمان شفاف نیست، نمی‌توانیم دوستش داشته باشیم و به آن در زندگیمان، سهمی بدهیم.

با فلسفه‌ی برنامه ریزی مشکل دارم و در آن دشواری‌هایی را می‌بینم

• برنامه ریزی من را و زندگی من را، پیش بینی پذیر و مکانیکی می‌کند. این سبک زندگی دوست داشتنی نیست.
• تصویر ذهنی من از برنامه ریزی، چیزی شبیه یک زندان است. اصرار بر برنامه ریزی برای زندگی باعث می‌شود که از شرایط انعطاف‌پذیر فاصله بگیریم و خودمان را گرفتار زنجیرهای یک زندان کنیم.
• می‌دانم برنامه ریزی نکردن، نظم شخصی را از من و زندگی‌ام می‌گیرد، اما برنامه ریزی در زندگی هم می‌تواند جمود و سردی را وارد زندگی کند.
• نمی‌توان گفت مشکل فلسفی دارم. اما فکر می‌کنم ذات جهان به سمت بی نظمی و افزایش آنتروپی می‌رود و نظم، در خلاف این مسیر است و طبیعی است که انسانها، در شرایط متعارف، از چیزی که نظم و چارچوب را به آنها تحمیل کند، گریزان خواهند بود. مگر آنکه نیاز یا اجبار، آنها را به این کار وادار کند.
• فکر می‌کنم فطرت و ذات انسان، از مقید بودن لذت نمی‌برد و آن را دوست ندارد.
• برنامه ریزی در زندگی کارم را سخت می‌کند. کار به هر حال انجام می‌شود. کمی زودتر یا دیرتر. برنامه ریزی فقط فشار بی‌فایده‌ای ایجاد می‌کند که هر کاری، در لحظه‌ی مشخصی انجام شود. شاید بتوان گفت، برنامه ریزی بیشتر از ایجاد خروجی، به ایجاد استرس منجر می‌شود.

برای مدیریت پروژه ها و امور خود از نرم افزار های مدیریت کار و تقویم آنلاین استفاده کنید.

ذهن ما برای برنامه ریزی پرورش نیافته است

• مهارت برنامه ریزی هم مثل هر مهارت دیگری نیاز به آموزش دارد. نه فقط تکنیک های برنامه ریزی، بلکه نیاز به برنامه ریزی، نقش آن در زندگی، هدف و فلسفه و ضرورت آن. ما در این زمینه آموزش ندیده ایم و چیزی که به خوبی آن را نشناسیم و نفهمیم و نیاز به آن در بخشی از ذهن ما تثبیت نشده باشد، دوست داشتنی نخواهد بود.
• اگر برنامه ریزی را به خوبی نشناسیم و به کار نگیریم، عملاً به یک فشار بیرونی تبدیل می‌شود که می‌خواهد جایگزین انگیزه درونی شود. چیزی که می‌دانیم عملاً امکان پذیر نیست.
• خیلی وقت‌ها، هزینه‌های برنامه ریزی را نمی‌شناسیم. هزینه‌های مشهود و نامشهود را. به همین دلیل در برنامه ریزی اشتباه می‌کنیم و یا برنامه ریزی‌هایمان، نتیجه‌ی مطلوب را ایجاد نمی‌کنند.

اهمال کار هستم

• مشکل اصلی من اهمال کاری و به تعویق انداختن کارها است. به نظرم برنامه ریزی، مشکل اهمال کاری را برطرف نمی‌کند.
• فکر می‌کنم، برنامه ریزی زندگی و کار، خودش به شیوه‌ای برای اهمال کاری و توجیهی برای عقب انداختن کارها تبدیل شده است.
• برنامه ریزی را به خوبی انجام می‌دهم، اما اصل این است که برای اجرای آن، انگیزه داشته باشیم که من معمولاً ندارم. سهم انگیزه را در اجرای برنامه ریزی، نمی‌توان نادیده گرفت.

کمال طلب هستم و شاید بتوان گفت در برنامه ریزی و اجرا، وسواس دارم

• من مشکل خودم را کمال طلبی می‌دانم. هدفهای بزرگی انتخاب می‌کنم و عملاً رسیدن به آنها غیرممکن است.
• من کمال طلب هستم و چون هیچ برنامه ای به صورت کامل و ۱۰۰٪ قابل اجرا نیست، هر بار برنامه ریزی و دیدن نواقص اجرا، حس من را به برنامه ریزی بد می‌کند.
• من نمی‌توانم یک برنامه معمولی داشته باشم. باید یک برنامه عالی داشته باشم. با اهداف دقیق و بزرگ. با جزییات و با مسیر دقیق. این کار زمان می‌برد و خیلی وقت‌ها هم قابل انجام نیست.

از برنامه ریزی خاطره بد دارم

• برنامه ریزی، من را به یاد برنامه ریزی برای کنکور و برنامه ریزی درسی می‌اندازد. همه‌ی آن فشارهای زیاد. همه‌ی آن روزهایی که به جای اینکه به خاطر همه‌ی کارهایی که انجام داده‌ام، خوشحال شوم، به خاطر بخش کوچکی از کارها که باقیمانده بود، ناراحت می‌شدم و احساس باخت می‌کردم.

در شرایط مبهم، برنامه ریزی ممکن نیست (یا ساده نیست)

• ابهام در شرایط محیطی، ابهام در آینده، ابهام در اتفاق‌هایی که خواهد افتاد، برنامه ریزی و هدف‌گذاری را عملاً غیرممکن می‌کند.
  بسیاری از عوامل، خارج از اراده ما هستند. از فوت و بیماری بستگان یا رویدادهای شغلی. در چنین شرایطی، برنامه ریزی بلندمدت، عموماً عملی نمی‌شود.
• خصوصاً اگر سناریوهای متعدد در ذهن نداشته باشیم، برنامه ریزی در مواجهه با نخستین بحران، شکست می‌خورد.
• یکی از ابهام‌های مهم، ابهام در نیاز من و اهداف من است. ابهام در خواسته‌های من. اگر دقیقاً نیاز و اهداف و خواسته‌ها را ندانم، آنچه انجام می‌دهم بیشتر منظم کردن روزمرگی‌ها است تا برنامه ریزی برای زندگی.

گاهی برنامه ریزی، واقع گرایانه و یا عملی نیست

• نمی‌توانیم ارزیابی محیط را به خوبی انجام دهیم و به جای برنامه ریزی بر اساس واقعیت، بر اساس ایده‌آل‌ها و رویاهایمان برنامه ریزی می‌کنیم. طبیعتاً اجرا هم نمی‌شود و شکست می‌خورد و علاقه‌ی ما به برنامه ریزی از بین می‌رود.
• هدفهای زیادی دارم و وقتی می‌خواهم برنامه ریزی کنم، دوست دارم همه‌ی این هدفها را در آن بگنجانم. همین تعدد هدفها (که بعضاً متضاد یا متعارض هم هستند) باعث می‌شود که برنامه ریزی من، از همان ابتدا، بی معنی و بی نتیجه باشد.
• اولویت بندی، به ظاهر ساده است. اما هر کس که اولویت‌های دوست داشتنی (یا ضروری) متعددی داشته، می‌داند که این کار در عمل، چندان ساده نیست و برنامه ریزی، بدون اولویت بندی بی‌معنی است.
• بخشی از اجرایی شدن برنامه‌های ما، در گروی رفتارها و تصمیم‌های دیگران و تعهد آنها به تصمیم‌ها و برنامه‌هایشان است و به همین دلیل، حتی اگر من تمام تلاشم را هم بکنم، همیشه احتمال شکست خوردن برنامه وجود دارد.
• برنامه ریزی و تعهد به آن، انرژی می‌خواهد و شرایط و سبک زندگی، گاهی انرژی و توان مورد نیاز برای این کار را از ما می‌گیرد.

به برنامه ریزی تعهد ندارم و بر روی آن متمرکز نمی‌شوم

• خوب بودن برنامه ریزی نیاز به بحث ندارد. مسئله‌ای که وجود دارد این است که من به برنامه هایم متعهد نیستم. برنامه ریزی می‌کنم اما آن را نیمه کاره رها می‌کنم یا کار دیگری انجام می‌دهم. به همین دلیل، به تدریج علاقه من به برنامه ریزی کاهش پیدا می‌کند و از بین می‌رود.
• اجرای برنامه و تعهد به برنامه ریزی، نیازمند تمرکز بر روی برنامه است. من این تمرکز ذهنی و رفتاری را ندارم و به همین دلیل، برنامه ریزی‌های من، عملی نمی‌شوند.
• برنامه های قبلی من عملی نشده اند و الان هم از برنامه ریزی و تعهد به برنامه ریزی – با در نظر گرفتن احتمال زیاد عملی نشدن آن – فرار می‌کنم.
• بخشی از فرایند تعهد، این است که دیگران هم برنامه من را بپذیرند. اما گاهی نمی‌توانم اطرافیان، همکاران یا خانواده‌ام را در مورد برنامه ریزی‌هایم متقاعد و همراه کنم.

اگر به نظر خودتان در اصل برنامه ریزی مشکلی ندارید و مسئله‌ی جدی شما تعهد نداشتن به برنامه‌هاست، پیشنهاد ما این است که در کنار برنامه ریزی برای نظم شخصی (Self-discipline) وقت بذارید.

بحث اصلی در نظم شخصی که به آن نظم درونی هم گفته می‌شود، اصول و تکنیک‌ها و نکاتی است که به ما کمک می‌کنند نسبت به حرف‌ها و قرارها و برنامه‌های خود متعهد باشیم.

منبع: https://motamem.org