طی یک هفته‌ی شلوغ کاری، چیزی که یک مدیر کم‌تر به آن نیاز دارد، اتلاف ساعتهای ارزشمند خود به دلیل برگزاری جلسات کاری غیر مفید و به دردنخور است.
مدیران باید روی تمام دقایق خود حساب‌کنند. طبق نظرسنجی که توسط سلری دات کام در مارس ۲۰۱۲ انجام شد ۴۷ درصد از کارکنان مصاحبه‌شونده اعتقاد داشتند بیشترین اتلاف وقت آنها، به دلیل شرکت در جلسات زیاد است.
وقتی جلسات به خوبی برگزارشوند، می‌توانند بسیار مولد باشند و در زمان کوتاه، به دستیافت‌های زیادی نائل شوند. در زیر، هفت راز داشتن جلسات شدیداً مولد بیان خواهند شد.
برای مدیریت جلسات می توانید از نرم افزار جلسات و تقویم کاری استفاده نمایید.
۱.نیازها، رفتارها، و برنامه‌های کارکنان را درک کنید.
جلسات اغلب زمان ارزشمندی از کارکنان را به خود اختصاص می‌دهند و بهره‌وری آنها را کاهش می‌دهند. وقتی برای جلسات طرح‌ریزی می‌کنید، برنامه‌ها و فشارکاری هفته‌ی جاری کارکنان را شناسایی‌کنید.
طبق تحقیق انجام شده در ۲۰۰۹ توسط ون ایز گود دات نت (یک خدمت که به تصمیم‌گیری بهینه راجع به زمان مناسب رویدادها کمک می‌کند)، بهترین زمان هفته برای جلسات، ساعت ۳ بعد از ظهر روز یکشنبه است. به این دلیل که این تاریخ، به اندازه‌ای به شرکت‌کنندگان وقت می‌دهد تا به ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده دست یابند.
۲.دستور جلسه ایجاد‌کنید و آن را رعایت‌کنید.
دستور جلسات باید شامل جزییات گام به گام جلسات، شامل تعیین زمان برای طرح سوالات، باشند. حتی اگر جزییات، بدیهی به نظر برسند، آن را در دستور جلسه قرار دهید تا تمام شرکت‌کنندگان بتوانند هدف جلسه را درک‌کنند. اطمینان یابید هر موضوع در دستور جلسه، به روشنی توصیف می‌شود و زمان مناسبی برای آن در‌نظر گرفته می‌شود. رد شدن از یک موضوع ذکرشده در دستور جلسه موردی ندارد، اما افزودن به دستور جلسه، حین برگزاری جلسه اقدام مناسبی نیست.
۳.به تمام افراد مسئولیت واگذار کنید.
۵۰۰ شرکت موفق و برتر فورچون، از قبیل اپل و گوگل، ساز وکارهایی برای برگزاری جلسات مولد به شکل علمی دارند. چگونه؟ این کارفرمایان، در هر جلسه به هر یک از کارکنان، مسئولیت واگذار می‌کنند.
آدام لاشینسکی، نویسنده‌ی کتابی با عنوان ”داخل اپل: تحسین شده‌ترین و رازآلودترین شرکت امریکا در عمل چگونه کار می‌کند”، کشف کرد که اپل در جلسات خود، از طریق ایجاد افراد مستقیماً مسئول، پاسخگویی ایجاد می‌کند. این فرد، مسئولیت موضوعات در دستور جلسه را برعهده دارد که به عنوان مسئول آن تعیین شده است.
مفهوم مشابهی را به کار گیرید: برای مثال، رییس جلسه باید کارکنان را وادار کند تا درباره‌ی دست‌آوردهای خود طی هفته، صرف‌نظر از کوچک یا بزرگ بودن آن، گزارش کنند. به این ترتیب، تمام کارمندان مشارکت می‌کنند و در قبال کار خود، پاسخگوتر خواهند بود.
۴.قاعده‌ی ”دو پیتزا” را اجرا کنید.
مدیرعامل آمازون، جف بزاس، راهبردی برای کسب اطمینان از این امر ایجاد کرد که افراد مناسب در جلسات رایگان شرکت می‌کنند. برای این‌که مدیران بتوانند تیم‌های مولد بسازند، تیم‌ها باید به قدری کوچک باشند که بتوان با دو پیتزا، اعضای تیم را تغذیه کرد.
مدیران می‌توانند این نظریه را برای مشخص‌کردن افرادی به کار گیرند که باید به جلسات دعوت شوند. به جای برگزاری یک جلسه‌ی بزرگ در هر هفته و برای تمام کارکنان، گروه‌های کوچک‌تری (شاید بر مبنای بخش‌ها) ایجاد می‌شود و کارکنان کلیدی برای شرکت در جلسات دعوت می‌شوند.
۵.مشوق‌ها (و پاداش‌ها) برای شرکت‌کنندگان در جلسات ایجاد کنید.
وقتی کارکنان در جلسات دیر حاضر می‌شوند، باعث می‌شوند جلسات بیش از زمان مورد انتظار به درازا بکشند و عدم تمرکز افزایش می‌یابد. برای کسب اطمینان از این‌که تمام افراد سر وقت در جلسه حاضر می‌شوند، برای شرکت در جلسات پاداش در نظر بگیرید.
ابتدا، زمان شروع دقیقی را برای جلسه در نظر بگیرید. برای مثال، اجازه دهید فرض کنیم که جلسات سه‌شنبه‌ها رأس ساعت ۳ عصر شروع می‌شوند. اگر کارکنان، دقیقاً رأس ساعت ۳ عصر حاضر نشوند، با برچسب تأخیری شناسایی می‌شوند و باید بعد از جلسه برای تمیز کردن اتاق جلسه، بیشتر بمانند.
کارکنانی را که زودتر حاضر می‌شوند، می‌توان به عنوان نخستین گزینه برای انتخاب شدن در پروژه‌های جدید، تشویق کرد.
۶.جلسات را عملیاتی کنید.
در انتهای جلسات، تمام شرکت‌کنندگان را ملزم کنید تا آن‌چه را یاد گرفتند به همراه اهداف جدید خود، در فرصتی ۳۰ ثانیه‌ای به اشتراک بگذارند. این امر به رییس جلسه کمک می‌کند تا تعیین‌کند شرکت‌کنندگان چه اطلاعاتی را حفظ کرده‌اند و آیا نیازی به تبیین بیشتر موضوعات خاص وجود دارد یا خیر.
روسای جلسات می‌توانند مجموعه‌ای از سوالات را در انتهای جلسات رایگان مطرح کنند تا دریابند که کدام یک از شرکت‌کنندگان، چیزی یاد گرفته‌اند. در زیر چند مثال ارائه شده است و در هفته‌ی آینده، طبق برنامه به چه چیزی دست خواهید یافت؟
چه اطلاعاتی از این جلسه را در تیم کاری خود تقویت خواهید کرد؟
یک چیز ارزشمند را نام ببرید که از این جلسه یاد گرفتید.
۷. پایانی را برای جلسات در نظر بگیرید.
تمام جلسات باید زمان شروع و پایان مشخصی داشته باشند تا اطمینان ایجاد شود که جلسات از اهداف خود دور نشده‌اند. زمان شروع و پایان به روسای جلسات کمک می‌کند تا شرکت‌کنندگان را در مسیر اصلی نگه دارند و فضا برای بحث‌های غیرضروری جانبی یا بحث‌های تکراری ملال‌آور را کاهش می‌دهد.
نهایتاً، جلسات مولد باید به خوبی طراحی‌شوند و بر هدف خاصی متمرکز باشند. با دعوت از افراد مناسب برای شرکت در جلسات و ارتقای مباحث به هنگام و مشارکت‌دهنده، بهره‌وری جلسات به شکل قابل توجهی ارتقا خواهد یافت.
برای مدیریت جلسات از نرم افزار جلسات آنلاین و تقویم کاری استفاده نمایید.
پیام بگذارید