هربرنامه ریزی و سیستمی منظم وپویا خواهد بود که استفاده کنندگان سیستم هدایت و رهبری یک سازمان به برنامه ریزی نیاز دارد. هنگامی یک نرم افزار بایگانی ارزش و اعتبار لازم را کسب خواهد کرد که اطلاعات آن به طور مستمر و مداوم به روز در آمده باشد ، به گونه ایی که با مراجعه به هر پرونده آخرین اقدامات وعملیات را در موضوع پرونده در دسترس قرار دهد و این موقعیت ممکن نمی شود مگر آنکه نامه هایی که اقدام روی آنها تمام شده است بلافاصله به بایگانی سپرده شود واز انباشته شدن نامه ها برروی میز های کارکنان جلوگیری به عمل آید.با به گردش درآوردن به موقع اطلاعات همواره آن را به صورت جدید و فعال حفاظت کنند.
در این حوزه می توان به نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار بایگانی تحت وب یا بایگانی آنلاین ، دبیرخانه …اشاره کرد.
پیام بگذارید