ترکیب سخت‌افزار و نرم‌افزار در سیستم‌های اتوماسیون اداری آن‌ها را به راه‌حلی موثر برای کاهش حجم‌کاری و صرفه‌جویی در سازمان بدل می‌کند. پست الکترونیک خود را در نظر بگیرید؛ شما می‌توانید از یک فیلتر برای دسته‌بندی و مرتب‌سازی پیام‌های ورودی خود استفاده کرده و حتی آن‌ها را برای اشخاص معینی باز ارسال کنید.سیستم اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار سودمند و موردنیاز برای اجرای وظایف از پیش تعیین شده و زمان‌بر است.
ویژگی‌های سیستم اتوماسیون اداری
بطورکلی ویژگی‌های اصلی و کاربردی سیستم اتوماسیون اداری که بنوعی در صرفه‌جویی در سازمان نیز میتوانند بسیار موثر باشند ؛ به شرح ذیل است:
کاهش حجم کاری و صرفه‌جویی در زمان
نصب سیستم اتوماسیون اداری بطور قطع حجم‌کاری سازمان را کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا وظایف کاری را به سهولت انجام دهید. صرفه‌جویی در زمان موجب خلق ایده‌های خلاقانه و تصمیمات درست خواهد شد که متعاقبا در کارایی و عملکرد کارکنان هم تاثیر بسزایی خواهد داشت.
پشتیبانی عالی از چندگانگی وظایف
هر سازمان دارای مجموعه قوانین و روش‌های خاصی است که باید اجرا شوند. سیستم اتوماسیون اداری راهکار کنترل و اجرای درست و آسان این توابع است.
افزایش قابلیت امکان انجام کار
قابلیت انجام کار (Feasibility) همواره با اتخاذ تصمیمات عملی و سودمند معنا می‌یابد. هرکاری که قابلیت انجام نداشته باشد موجب ایجاد شک و تردید می‌گردد. سیستم‌های اتوماسیون اداری همواره تطبیق وظایف در سازمان را بررسی و آنالیز میکنند.
قابلیت پشتیبانی در محیط اداری
هر سیستم باید مشابه نیروی کار انسانی قادر به انجام وظایف بر اساس ورودی‌ها و موارد موجود در محیط سازمان باشد، از این ویژگی بعنوان قابلیت پشتیبانی در محیط اداری یاد می‌شود. این در حالیست که سیستم همواره قابل کنترل نیست و ممکن است در نهایت موجب ایجاد نقایصی در سبک امور اداری شود. شکست سیستم‌های اتوماسیون اداری، نظم و هماهنگی وظایف را به خطر می‌اندازد و موجب ایجاد نقص در سازمان می‌شود.
مزایای مناسب
وجود مزایای رقابتی همیشه جزو نکات مثبت در هر سازمان است. یک سازمان بجای اینکه همواره سعی در کنترل و مدیریت وظایف داشته باشد میتواند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مزیت رقابتی خود را نسبت به سایر سازمان‌ها افزایش دهد.
فواید مهم پیاده‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری در جهت صرفه‌جویی در سازمان
دستکاری و ذخیره کردن دادهها
ذخیره‌سازی دادهها شامل اسناد و مدارک مهم یا محرمانه اداری است. سیستم اتوماسیون اداری دارای برنامه‌های داده‌ای برای ایجاد و ویرایش یک سند، فایل، صفحه گسترده یا تصویر است. صرفه‌جویی در زمان، کاهش کاغذبازی در سازمان، کاهش نیروی انسانی، افزایش دفت در امور و… از مصادیق مهم ذخیره‌سازی دادهها با پیاده‌سازی اتوماسیون کسب و کار در سازمان‌ها است.
مدیریت دادهها
مدیریت دادهها یکی از اجزای اصلی سیستم اتوماسیون اداری است که مزایای استراتژیک را بمنظور مدیریت ساده ذخیره‌سازی دادهها و اطلاعات ارائه می‌کند. سازمان‌های تجاری بزرگ میتوانند پروژه‌ها و فعالیت‌های اداری را با استفاده از سیستم مدیریت الکترونیک رصد و کنترل کنند.
تبادل داده
تبادل داده و اطلاعات ذخیره شده یا دستکاری شده بخش مهم دیگری از قابلیت‌های سیستم اتوماسیون اداری است. ارسال فایل یا تبادل اطلاعات بین یک یا چند عضو در سازمان بوسیله برنامه انتقال الکترونیک امکان‌پذیر است. از طریق اتصال به شبکه، تمام دادهها و اطلاعات، از جمله اسناد متنی، ارائه‌ها، صفحات گسترده، تصاویر و فیلم‌ها میتوانند در زمانی کمتر از چند ثانیه ارسال شوند. به تصویر کشیدن ماهیت همکاری سیستم اتوماسیون کسب‌وکار، به کارکنان شما اجازه می‌دهد تا همکاری و بهره‌وری خود را افزایش دهند.
دقت
سیستم‌های کامپیوتری و ماشین‌ها به مثابه مغز انسان کارآمد هستند. زمانی که اشکالات یک برنامه یا نرم‌افزار برطرف شود میتواند به صورت ۱۰۰% در فرآیندهای کسب و کار روزمره سودمند باشد. برنامه‌های نرم‌افزاری به مراتب از انسان قابل اعتمادتر هستند در نتیجه پیاده‌سازی یک نرم‌افزار اتوماسیون آنلاین اداری پیشرفته میتواند تا حد زیادی خطاها را کاهش دهد.
صرفه‌جویی در زمان و منابع سازمان
اتوماسیون اداری وظایف پیچیده‌ای را که نیازمند صرف زمان و منابع زیادی بودند؛ ساده‌سازی و خودکار می‌کند. با وجود آخرین فناوری‌های کامپیوتری و ارتباطات شبکه اکنون محدودیت‌های جغرافیایی در کسب و کار معنایی ندارد. نمونه دیگری از صرفه‌جویی در سازمان با نرم افزار اتوماسیون اداری را میتوان در ذخیره‌سازی دیجیتال مشاهده کرد.
به این ترتیب دیگر نیازی به تهیه اسناد کپی به شیوه کاغذی وجود ندارد و ضمن صرفه‌جویی در هزینه کاغذ سازمان، به طبیعت نیز خدمت می‌کنید. اتوماسیون اداری فراگستر با صرفه‌جویی ماهانه یک میلیارد تومانی در بانک ملی ایران دارای تجربه‌ای درخشان در این مقوله است.
کاهش هزینه‌ها
با استفاده از اتوماسیون اداری دیگر نیازی به تخصیص منابع جدید برای مراقبت از وظایف وجود ندارد و همانطور که میدانید صرفه‌جویی در زمان و منابع برابر با کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در سرمایه است.
