بایگانی مدارک برای حفظ دائم یا طولانی مدت مدارکی که دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و یا حقوقی دارند استفاده می شود.
در تعاریفی دیگر می توان گفت:
بایگانی عبارت است از فن اداره ، نظارت وحفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری و مراجعه. بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگاهداری و حفاظت اسناد و مدارک است، برطبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت. کلیه سیاستها , خط مشی ها , روشها و رویه ها , به طریقی در بایگانی انعکاس می یابند و به عنوان منابع اطلاعاتی در آن جا حفظ می شوند تا در مواقع نیاز , مورد استفاده قرار گیرند . در واقع بایگانی عبارت است از : ثبت و حفظ اطلاعات و عملکردهای مربوط به گذشته به منظور استفاده در حال و آینده .
بطور کلی بایگانی در اصطلاح مدیریت اسناد به 3 مورد گفته می شود:
1- مجموعه روشهای علمی و استاندارد (نحوه تشکیل پرونده، تنظیم بازرگانی، کدگذاری، دستیابی به پرونده، تفکیک پرونده ها به جاری، نیمه جاری و راکد )
2- محل نگهداری و حفظ اسناد
3- مجموعه پرونده های موجود در بایگانی
در نظام اداری کشور ما، بایگانی دو تعریف و کارکرد دارد:
1- تشکیلات تعریف شده ای است که وظیفه دریافت، ثبت، حفظ و نگهداری سوابق و پرونده های دستگاه ذیربط را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین می باشد.
2- فرایندی است که طی آن، سوابق دستگاه در پرونده های مرتبط درج و نگهداری می شود.
پیام بگذارید