امروزه فناوری در کسب و کار مدرن، به امری ضروری تبدیل شده است. به منظور تغییر دیجیتالی مدل‌های کسب و کار، مفاهیم و عملکردهای تجاری، شرکت‌ها دائما به دنبال فناوری‌های نوآورانه، سیستم‌های مدیریت بهتر و نرم افزارهای کاربر پسند هستند. سیستم‌های پیشرفته و نظارت، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نه تنها در بازار داخلی بلکه در سطح جهانی بتوانند با یکدیگر، رقابت کنند. طیف گسترده ای از اصطلاحات در حوزه نرم افزار مدیریت سازمانی باعث ابهام در برخی مفاهیم شده است. در این مقاله، تفاوت بین اصطلاحات MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) را بررسی خواهیم کرد و سعی داریم امکان تشخیص این اصطلاحات را فراهم کنیم.
هر دو سیستم MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) داده‌های کسب و کار را مدیریت کرده و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات داده محور اتخاذ کنند. با این حال، این دو سیستم بایکدیگر کمی تفاوت دارند. بنابراین، در این مقاله، شما با برخی شباهت‌ها و تفاوت‌های بین MIS و ERP آشنا خواهید شد. قبل از بیان تفاوت‌ها و شباهت‌های MIS و ERP ، ابتدا به تعریف این دو می‌پردازیم.
از جمله نرم افزار های سازمانی که به بالا بردن راندمان کاری کمک می کنند می توان به مواردی مانند اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه و… اشاره کرد.
MIS چیست؟
MIS ، یا سیستم مدیریت اطلاعات، یک پایگاه داده متمرکز است که اطلاعات مربوط به بخش‌های سازمان را ذخیره می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا از این اطلاعات برای مدیریت جریان کار، تصمیم گیری مبتنی بر داده و تولید گزارش، استفاده کنند. مفهوم اساسی MIS پردازش داده‌های یک سازمان و ارائه آن‌ها در قالب یک گزارش در فواصل منظم است.
هدف اصلی پیاده سازی سیستم های مدیریت اطلاعات، افزایش درآمد کسب وکار و افزایش سودآوری آن است. تصمیمات مربوط به پیاده سازی MIS معمولاً توسط مدیران ارشد فناوری یا اطلاعات اتخاذ می‌شود.
در ادامه به عملکردهای اصلی MIS اشاره شده است:
جمع آوری اطلاعات:
فرآیند جمع آوری داده‌ها از منابع مختلف است. این قسمت شامل: جمع آوری اطلاعات از سبک زندگی مشتری، سایت‌های تجارت الکترونیکی، خرید جهانی، چک کردن شخصی، خروجی یک یا چند سیستم مانند فروش، امور مالی، تجزیه و تحلیل بازار، عملیات و غیره و همچنین از سایت‌های رسانه‌های اجتماعی، می‌باشد.
ذخیره سازی اطلاعات:
تمام داده‌ها در یک پایگاه داده یا در فایل‌های داده جمع آوری می‌شوند. این داده‌ها همچنین در رسانه‌های مختلف مانن ، (DVDها، سخت درایوها و غیره) نیز ذخیره می‌شوند. برنامه‌های مبتنی بر ابر، داده‌ها را بر روی سرورهای مجازی ذخیره می‌کنند.
پردازش داده‌ها. تبدیل تمام داده‌ها به اطلاعات معنی دار، همان چیزی است که پردازش داده نامیده می‌شود که یکی از عملکردهای مهم MIS است.
توزیع اطلاعات و داده‌ها:
از آنجا که توزیع اطلاعات، یک ضرورت است، توزیع اطلاعات و داده های مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب خود یک مزیت رقابتی نیز محسوب می شود. اطلاعات می‌تواند به صورت گزارش، تصویر، پیام، فایل، فیلم یا صدا باشد. برای تسهیل مقایسه، اطلاعات به صورت نمودار یا جدول ارائه می‌شوند.
پیش بینی:
با کمک آمار مدرن، MIS می‌تواند کسب و کار را با استفاده از تاریخچه داده‌ها به عنوان مرجع، پیش بینی کند.
برنامه ریزی:
گزارش‌ها براساس نیازهای شرکت تولید می‌شوند. این گزارش‌ها به مدیریت کمک می‌کند تا برنامه ریزی بهتری را قبل از شروع کار، ارائه کند.
کنترل: MIS در نظارت و ردیابی عملیات در برابر برنامه‌های سازمانی کمک می‌کند. انحراف بین عملیات و برنامه‌های سازمان برای اعمال کنترل مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.
همانطور که در بالا ذکر شد، MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) عملکردهای مختلفی دارد که مدیریت را قادر می‌سازد تا به طور موثر و کارآمد عمل کند.
ERP به چه معنی است؟
نرم افزار ERP به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. یک سیستم بزرگ است که به سازمانها اجازه می‌دهد اطلاعات خود را به درستی مدیریت کنند و همچنین اشتراک گذاری اطلاعات، برنامه ریزی کسب و کار و غیره را تسهیل بخشند. به عبارت دیگر، این همان چیزی است که ما آن را سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) می‌نامیم و اگر بپرسید “آیا ERP بخشی از MIS است؟” قطعاً می‌توانیم بگوییم که هست. طبق ویکی پدیا، سیستم ERP زیرمجموعه MIS است.
برنامه ریزی منابع سازمانی یک سیستم مبتنی بر رایانه است که عملکردهای مختلفی مانند موجودی، حسابداری، مدیریت موجودی، منابع انسانی و غیره را با هم یکپارچه می‌کند. در ادامه به عملکردهای اصلی سیستم‌های ERP اشاره شده است:
- حسابداری:حسابداری یکی از عملکردهای اصلی نرم افزار ERP است که برای مدیریت حساب‌های دریافتنی و قابل پرداخت، حقوق و دستمزد، گزارش‌های مالیاتی و نظارت بر زمان کار در نظر گرفته شده است. ابزارهای حسابداری، دید زمان واقعی از سیستم‌های مالی را برای کارمندان فراهم می‌کند.
- تولید:ERP، یک رابط واحد برای مدیریت فرایندهای تولید مانند تولید، خرید، بودجه بندی، برنامه ریزی و پیش بینی فراهم می‌کند.
- مدیریت ارتباط با مشتری تعامل با مشتری را تسهیل می‌کند و روابط با تأمین کنندگان و فروشندگان را مدیریت می‌کند.
- نظم و ساختار را پیرامون کسب و کار، برقرار می‌کند.هوش تجاری از فعالیت‌های اداری پشتیبانی می‌کند. ابزارهای BI فرآیندهای داده را در سیستم ERP ضبط و تحلیل می‌کنند.
رابطه‌ی بین ERP و MIS
با تعریف شرایط هر دو سیستم، به راحتی می‌توانیم نقش MIS را در ERP درک کنیم. همانطور که در بالا اشاره شد، راه حل برنامه ریزی منابع سازمانی بخشی از سیستم مدیریت اطلاعات است. تفاوت اصلی بین این دو سیستم به شرح زیر است:
ERP به صورت کلی درباره اتوماسیون جریان کار و فرآیندهای حسابداری است . ERP در حال برنامه ریزی است. کسب و کار را تجزیه و تحلیل کرده و اتخاذ تصمیمات در حوزه توسعه را پیش بینی می‌کند.
MIS به صورت کلی درباره گزارش است .MIS در حقیقت همان اطلاعات است. اطلاعات را از بخش‌های مختلف در یک پایگاه داده واحد جمع آوری، ذخیره و سازماندهی می‌کند.
از مهم‌ترین تفاوت های بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- سیستم های ERP به صورت بستههای نرم افزاری مرتبط به هم و یکپارچه هستند در حالی که MISها ممکن است چنین نباشند.
- سیستم های ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
- بستههای نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت به حساب می‌آید.
- ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
- تکنولوژی تولید و محیط توسعه بستههای ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.
