مکاتبات اداری یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده آن به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل می شود.
باتوجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن در پیش برد هدف یااهداف مورد نظر لازم است که به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی می شود توجه کرد.
در هر سازمانی واحدی به نام دبیرخانه یا دفتر وجود دارد که برقراری ارتباط اداری سازمان متبوع با واحدهای داخلی و سایر سازمانها از طریق تبادل اطلاعات از وظایف آن می باشد.
متاسفانه مشاهده می شود که این بخش از اداره ها که در واقع مجرای اصلی فعالیت هر اداره و سازمان است در زمره واحدهای کم اهمیت تلقی شده و شاهد آن نداشتن هرگونه پست کارشناسی در آن است .کارمندی که وارد این بخش می شود از ابتدا تا انتهای دوران خدمت دچار رکود می شود وشاهد عدم هرگونه ارتقاء درشغل خود می باشدو همین امر باعث سبک جلوه کردن کار در دبیرخانه می شود.
این درحالی است که در دبیرخانه هیچ ساعتی از ساعات کاری فرصت خالی وجود نداشته و کارمندان بعضا تا بعد از ساعات اداری به کار مشغولند. ما ایرانیان میراث دار فرهنگ غنی منشیگری و دیوان مداری هستیم.
افتخار ما نگارش نامه هایی با سبک و سیاق منحصر به فرد بوده که کاتبان و میرزابنویسان گذشته مان آنها را نگاشته اند. تاریخ و دانسته های کنونی ما مدیون داشتن دبیران دربار و منشیان برجسته دورانهای قدیم است ولی در حال حاضر رسالت اصلی کارکنان دبیرخانه که در حقیقت وظیفه دبیران قدیم را باید به انجام برسانند کاملا فراموش شده است.
واژه دبیرخانه در فرهنگ لغت دهخدا با معانی :
نویسنده ، کاتب ، ادیب ، قلم زن با سواد خواندن و نوشتن که توانایی کتابت یعنی هنر نویسندگی داشته باشد آمده است و در سراج اللغات تالیف علی خان آرزو دانشمند هندی (وفات 1169) نوشته شده که دبیر در اصل بضم دال می باشد چراکه بیر به معنای حافظه است و منشی باید صاحب دو حافظه نظم و نثر باشد.
شاعران و بزرگان صاحب نامی نیز درمورد اهمیت این شغل داد سخن داده اند که از جمله سوزنی شاعر ایرانی قرن ششم هجری قمری آورده است : قلم بدست دبیری به از هزاردرهم مثل زرند دبیران مفلس مسکین اهمیتی که دیوانیان و کارکنان آنها- دبیران – در حفظ و ایجاد تمرکز و وحدت کشور درتاریخ ایران داشتند به خوبی بر می آید که حیثیت دبیران تا حدی بود که حتی در انتخاب پادشاه هم، رئیسان این طبقه – دبیر بد یا دبیران مهشت – در ردیف موبد موبدان، یعنی رئیس روحانیون کشورو ارتشتاران نقش قابل ملاحظه ای داشت.
در دولت ساسانی دبیران طیقه سوم اجتماع را به خود اختصاص داده و از شان ومنزلت خاصی برخوردار بودند . ساختار اداری و تشکیلات جدید در دوران ساسانی مشاغلی در طبقه اداری تشخیص داد که عبارتند از منشیان ، نویسندگان احکام، اجاره نامه ها و قراردادها و مورخان و پزشکان و منجمان . باید یادآور شوم که به رئیس دبیران ایران دبیر بد یا دبیران مهشت گفته می شد که مشاهده می کنیم از ابتدای تشکیل دستگاه اداری ضرورت استفاده از اداره ای به نام دبیرخانه به صورت پیشرفته تر تشخیص داده شده و هیچ پادشاه یا امیری بدون افراد صادق و مجرب قادر به انجام امورکشوری نبوده است .
اسناد رسمی ونامه های خصوصی می بایست با نثر مصنوع و سبک مقرر تحریر می شد و نقل قول بزرگان ، نصایح اخلاقی و پندهای دینی ، لطیفه ها وامثال آن در آن قید و مجموعه بسیار ظریفی راتشکیل می داد. در گذشته زبردست ترین منشیان و بهترین خطاطان در دربار استخدام می شدنددبیران رامی توان سیاستمداران حقیقی به شمارآوردکه مکاتبات دولت را در دست داشتند فرمانهای سلطنتی را انشا وثبت می کردند ، جمع هزینه های دولتی را مرتب و محاسبات دولت را اداره می کردند و اگر در نبردی دشمن برتری می یافت حیات دبیران بر باد می رفت.
در تمدن اسلامی نیز دبیر اهمیت خاصی از نظر تشکیلات دیوانی داشت وقلشقندی برای دبیران صفاتی چون مسلمان بودن ، بالغ بودن، عادل بودن ، خردمندی، کفایت، عزم و همت، استواری اندیشه را برای دبیران برشمرده است . این نگاه گذرا به تاریخ دبیر و دبیرخانه در کشورمان اهمیت و ارزش کار آن را برایمان معلوم می دارد امروزه دبیرخانه در رده واحدهای صرفا خدماتی مطرح است که کار ماشین نویسی ، ثبت و صدورشماره نامه، ارسال و مراسلات و بایگانی را برعهده دارد و برخلاف آنچه که برآن نام نهاده اند کارکنان آن به کار دبیری نمی پردازند بلکه به طور مشخص تنها آنچه که ازقبل دیگران برایشان تعیین کرده اند انجام می دهند.
در دبیرخانه حضور یک کارشناس ادبیات و آشنا به مسائل نگارشی و همچنین افراد آشنا به مسائل و قوانین اداری برای مکاتبات صحیح اداری، می تواند تحول زیادی در کارایی امورداشته باشد چراکه بعضا مشاهده می شود نامه های اداری ازلحاظ قواعد نگارشی و یا دستوری دارای اشکال می باشند . امروزه با پیشرفتهای الکترونیکی در صدد استفاده پیشرفته در مکاتبات اداری هستیم و داشتن دبیرخانه آنلاین نیز درجهت بالا بردن کارایی و ارتباط هر چه سریعتر با مراجع ذیربط ضروری است و این مهم هرگز محقق نخواهد شد مگر با وجود افراد مهارت دیده و آشنا به استفاده کاربردی از سیستم .
اگرچه ازوجود پتانسیل های کارشناسی در دوران مکاتبات دستی در دبیرخانه ها استفاده نشده ولی شایسته است با به کار گیری نیروهای زبده و کارآمد، شاهد توسعه بیش از پیش وضعیت این بخش در اداره های کشور باشیم.
