هر چه شرکت ها بزرگتر می شوند فعالیت آنها نیز به نسبت بزرگتر و بیشتر می‌شود و همه این فعالیت ها هزینه های زیادی را بار می آورند. دغدغه ای که اخیرا برای مجموعه ها به وجود آمده، مدیریت کردن این هزینه هاست. در مقابل این هزینه ها در زمان پرداخت باید فرآیندهای اداری را طی کند که این هم زمان زیادی را به خود اختصاص می دهد.
راه حلی که در این زمینه مورد استقبال قرار گرفته است، استفاده از تنخواه گردان حسابداری می باشد. در بیشتر سازمان ها و موسسات برای پرداخت‌های کوچک و تامین هزینه های شرکت از حساب تنخواه استفاده می‌کنند.که به دلیل ارتباط مستقیمی که با موضوع دریافت و پرداخت وجه دارد، یکی از مهم ترین وظایف حسابداری آنلاین به حساب می آید.
تنخواه گردان حسابداری:
تنخواه گردان حسابداری که در زبان انگلیسی با کلمه Imprest Funds شناخته شده است و به نگهداری مقداری وجه نقد گفته می شود که برای راحتی در کار و انجام فعالیت های روزانه و پرداخت هزینه های کوچک سازمان ها استفاده می شود. این وجه تنخواه را به یکی از کارکنان که تنخواه گردان نامیده می شود، تحویل داده می شود.
که این فرد که معمولا مامور خرید سازمان می باشد و وظیفه دارد که هر خریدی که انجام می دهد یا هزینه ای که پرداخت می کند حتی اگر مبلغ ناچیزی باشد، فاکتور یا رسید آن را تحویل بگیرد و نزد خود نگهداری کند. زیرا همه هزینه هایی حتی جزئی که از حساب تنخواه کسر می شود در پایان دوره مالی مبلغ زیادی می شوند و باید اسناد رسمی آنها را به حسابداری ارائه دهد.
زیرا حسابداری در صورتی آنها را ثبت می کند که فاکتور رسمی آنها وجود داشته باشد. فاکتورهای تنخواه بعد از ثبت و ارائه به حسابداری باید توسط مدیریت قسمت حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود و در بایگانی شرکت در قسمت حساب تنخواه نگهداری شود. در ضمن تنخواه باید در حسابی که به ثبت حسابداری سازمان رسیده باشد، قرار بگیرد.
تنخواه گردان باید شخصی مطمئن و با صداقت و راستگو باشد تا مورد تایید هیئت مدیره قراربگیرد. در ضمن باید از تنخواه فقط برای کارهای مالی سازمان استفاده کرد و به هیچ عنوان نباید برای مسایل شخصی آن را به کار برد.
مهم ترین اهداف تنخواه:
هدف از ایجاد حساب تنخواه گردان موارد زیر است:
- پرداخت آسان و سریع هزینه ها: استفاده از تنخواه، نه تنها هزینه های جاری سازمان با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود بلکه گاهی اوقات می توان از تنخواه گردان برای پرداخت هزینه های ضروری که امکان دسترسی برای پرداخت آن ها وجود ندارد، کمک گرفت.
- کاهش حجم عملیات های حسابداری: برای کاهش حجم عملیات پرداختی و همچنین کاهش حجم کارهای حسابداری، استفاده از تنخواه گردان بهترین گزینه است. زیرا پرداخت بخشی از از هزینه ها تنوسط تنخواه گردان، از فشار سنگینی که بر عهده حسابدار است، می کاهد و سرعت در پرداخت ها بالاتر می رود.
- کنترل وجوه نقد مجموعه: برای اینکه هزینه های کوچک و نقدی سازمان، کنترل شوند، مدیریت با استفاده از تنخواه گردان این کار را انجام داده است.
چالش های تنخواه گردان:
گاهی در شرکت ها، ممکن است برای تنخواه گردان چالش هایی وجود داشته باشد که به تعدادی از این چالش ها اشاره می کنیم:
عدم کنترل دقیق:
تنخواه یکی از حساب‌هایی است که به نظر میرسد حسابرسی آن راحت است و ممکن است حسابرسان مالی با دقت به کنترل هزینه های آن توجه نکنند اما وجود تراکنش‌های کوچک با تعداد بالا در این بخش، اگر کنترلی بر روی آن صورت نگیرد، می‌تواند جای مناسبی برای تقلب باشد.
در واقع مهم‌ترین چالش برای حسابداران در مورد تنخواه، کنترل دقیق بر روی اسناد مربوط به تنخواه‌گردانی است. به گونه ای باشد که تمام پرداخت هایی که از طریق تنخواه صورت گرفته است باید دارای فاکتور خرید و سند باشد.
یک حسابدار حرفه‌ای همه فعالیت ها از جمله پرداخت‌ها، صدور چک، تسویه حساب ها و … را با تاییدیه های لازم از طرف مدیران و اشخاص صاحب امضا، دریافت می‌کند. و او این مدارک را بایگانی و نگهداری می‌کند تا در صورت احتیاج همه چیز به صورت شفاف و با سند و مدرک قابل ارائه باشد. و با ثبت به موقع اسناد از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری می کند.
عدم دریافت فاکتورهای رسمی:
سندسازی یکی از مواردی است که این روزها زیاد دیده می شود. توجه دقیق به فاکتورها و مهر و امضای آنها بسیار مهم است و برای خرید، مسئول خرید موظف است که از فروشنده، فاکتور رسمی دریافت کند تا از بروز تقلب در این میان جلوگیری شود.
عدم وجود حسابرس داخلی:
از دیگر چالش ها در این زمینه این است که بسیاری از حسابدارن کمتر به موضوع تنخواه گردان اهمیت می دهند و بیشتر به مسایل مالی دیگر می پردازند. در بحث حسابداری تعیین اولویت موضوع مهمی است و گاهی تنخواه در این اولویت ها قرار نمی گیرد. و این موضوع باعث عقب افتادن ثبت برخی از هزینه های تنخواه می شود.
اکنون نقش حسابرس داخلی پر رنگ تر می‌شود که برای کنترل امور مربوط به تنخواه می توان از او کمک گرفت. البته گاهی شرکت‌ها برای صرف جویی در هزینه‌ها، استفاده از حسابرس داخلی را لازم نمی‌دانند، در حالی که وجود چنین نیرویی که بتواند بر امور مالی داخلی ازجمله تنخواه‌گردانی کنترل داشته باشد در طولانی مدت می‌تواند کمک بزرگی به منابع مالی شرکت کند.
هزینه‌های غیرضروری و ناصحیح:
از دیگر چالش‌ها در این زمینه، هزینه‌های غیر ضروری است که از محل تنخواه انجام می‌شود. گاهی ممکن است هزینه‌هایی که باید از منابع دیگری تأمین شود، از محل تنخواه انجام می شود که اشتباه است. و همچنین پرداخت‌هایی که بدون اطلاع مدیریت انجام شده نیز حسابدار را با چالش هایی مواجه خواهد کرد. در واقع با ارائه گزارشات دقیق به مدیران توسط حسابدار می‌توان هزینه های ناشی از خریدهای غیرضروری احتمالی در آینده توسط تنخواه را تا حد زیادی کاهش دهد.
سخن پایانی:
برای تنخواه گردان از اشخاص مطمئن و قابل اطمینان استفاده شود. برای جلوگیری از تقلب و همچنین کنترل دقیق بر هزینه‌های موجود در شرکت، تنخواه‌گردان وظیفه دارد که همه مدارک، اسناد و فاکتورها را به بخش مالی تحویل دهد.
و حسابدار همه هزینه‌ها و فاکتورهای دریافت شده از تنخواه را ثبت کند و از ثبت کردن هرگونه هزینه بدون داشتن سند خود داری کند. و تاییدیه‌های لازم از بخش مدیریت، باید در قسمت ثبت آورده شود. که با رعایت این نکات، حسابدار دیگر با مشکلی مواجه نخواهد شد.
پیام بگذارید