هرچند که در عصر تکنولوژیکی زندگی می کنیم اما هنوز زمان هایی وجود دارد که باید برای پیش بردن بعضی از پروسه های کاری به نسخ کاغذی رجوع کرد. بنابراین مقوله بایگانی مدارک به صورت فیزیکی یکی از مهم ترین اقداماتی می باشد که در هر سازمان یا ارگانی ممکن است بشمار آید.
یک کسب و کار سودآور و کارآمد به این بستگی دارد که چگونه می توانید اسناد و مدارک خود را مدیریت کنید و یکی از جنبه های مدیریت مؤثر اسناد، بایگانی و آرشیو آن ها می باشد. اگر در مورد نحوه رسیدگی به روند بایگانی سوابق خود بی نظم باشید، به کندی در کار روزانه، مسائل حقوقی و مشتریان ناراضی منجر می شود.
ما قصد داریم در این مقاله در مورد ذخیره سازی اسناد به صورت بایگانی ریلی صحبت کنیم و بهترین راه های ذخیره کاغذ و اسناد خود را به شما نشان دهیم تا بتوانید با آگاهی از امنیت آن ها، آرامش خاطر داشته باشید. بنابراین بهترین روش برای ذخیره اسناد شما چیست؟ قبل از اینکه به این سؤال پاسخ دهیم، اجازه دهید در مورد این مسئله که در وهله اول مهم است صحبت کنیم.
بایگانی اسناد، مدارک و پرونده ها
یکی از اولین و مهم ترین جنبه های ذخیره سازی فایل، تعیین نوع پرونده است. برای صاحبان مشاغل، این مهم است.
سه نوع پرونده وجود دارد: فعال، غیرفعال و بایگانی.
- پرونده های فعال پرونده هایی هستند که در حال حاضر در مشاغل مورد استفاده قرار می گیرند و به راحتی در دسترس کارمندان و کارفرمایان قرار می گیرند. پرونده های فعال باید دارای یک محل ذخیره اختصاصی در محل کار باشند و برای جلوگیری از هرگونه سرقت یا از بین رفتن اسناد و مدارک باید در یک منطقه امن نگهداری شوند.
- پرونده های غیرفعال باید از قسمت های کاری به انبار اختصاص داده شده به پرونده های غیرفعال منتقل شوند. پرونده های غیرفعال نیاز به یک محیط کنترل شده با دمای و رطوبت تنظیم شده و محافظت در برابر سیل، آفات و نور دارند تا بتوان آن ها را حفظ کرد.
- پرونده های بایگانی پرونده هایی هستند که غیرفعال هستند اما دارای ارزش هستند. این نوع پرونده به بالاترین میزان مراقبت نیاز دارد و حفظ آن یک ضرورت است. پرونده های بایگانی شده باید در اولین مرحله ممکن به یک منطقه ذخیره سازی اختصاص داده شده منتقل شوند. صرف نظر از وضعیت پرونده، همه پرونده ها برای حفظ و محافظت نیاز به رسیدگی دقیق دارند.
همان طور که می دانیم بایگانی، فرآیند انتقال پرونده هایی است که برای مدت طولانی ممکن است از آن ها استفاده نشود. پرونده های بایگانی شده هنوز برای سازمان ها مهم هستند و ممکن است به عنوان مرجع در آینده مورد نیاز باشند یا باید برای انطباق نظارتی حفظ شوند. بایگانی ها باید ایندکس شده و قابل جستجو باشند تا پرونده ها به راحتی در آن جای گرفته و بازیابی شوند.
به عنوان بخشی از چرخه حیات اطلاعات، بایگانی یک مرحله نهایی مهم است. این امر به ویژه برای مشاغلی مانند دادگاه ها، حسابداری و امور مالی بسیارحائز اهمیت می باشند.
گرچه بیشتر شرکت ها در کار روزانه خود سعی در کاهش حجم اسناد کاغذی دارند، اما اغلب از چنین اسنادی نمی توان به طور کامل اجتناب کرد. با گذشت زمان، حجم اسناد، که باید به دلایل تجاری یا حقوقی بایگانی شوند به حدی افزایش می یابد که لازم است یک بایگانی سازمان یافته اسناد کاغذی ایجاد شود.
بیشترین چالش هایی که در بایگانی و نگهداری اسناد با آن ها روبرو هستیم:
- کمبود فضای کافی برای بایگانی اسناد
- کمبود کادر مجرب برای مدیریت بایگانی
- مستندات بی نظم و سوابق ناکافی از مواد مستند و دوره های ذخیره سازی
جستجوهای طولانی و غالباً ناموفق در اسناد فیزیکی
موارد زیر به شما کمک خواهد کرد که بهترین و بهینه ترین مدیریت و ساماندهی را برای اسناد و مدارک داشته باشید:
1. پرونده های غیرضروری را پاکسازی کنید.
با خلاص شدن از پرونده ها و اسنادی که بیش از نیاز قانونی نگه داشته شدند شروع کنید. با شروع فرآیند پاکسازی می توانید بایگانی پرونده ها را سریع تر و آسان تر انجام دهید.
2. بازه های زمانی در حفظ ثبت اسناد را بررسی کنید.
لازم است بدانید که چه مدت باید اسناد خود را در انبار نگه دارید تا بتوانید تاریخ نگهداری را تعیین کنید تا در مدت طولانی نگه داشتن آنها را از بین ببرید. این بهترین روش ضروری برای جلوگیری از نقض محافظت از داده و کاهش تورم بایگانی در طول زمان است. اسناد بایگانی دارای “عمر مفید” خاص هستند، بنابراین مهم است که به دستورالعمل های نگهداری نگاهی بیندازید تا اطمینان حاصل کنید که برای دوره ی صحیحی بایگانی می کنید. قبل از نهایی کردن خط مشی حفظ سوابق، از یک شریک مدیریت سوابق استفاده کنید که هم تفاوت های ظریف در بخش کسب و کار شما و هم الزامات مربوط به انطباق را درک کند و از متخصص، مشاوره بگیرید.
3. فضای ذخیره سازی مناسبی اختصاص دهید.
اکثر اسناد کاغذی بایگانی شده به ندرت قابل دسترسی هستند، اما باید در مکانی نگهداری شوند که به درستی محافظت و نگهداری شوند. سیستم های نگهداری اسناد با تکنولوژی نوین که “بایگانی ریلی” نامیده می شود بهترین و مناسب ترین روش بایگانی اسناد می باشد که می توانید انواع آن را در بخش محصولات بایگانی ریلی اوژن سیستم جهان مشاهده نمایید.
و از مزیت های آن می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم: دسترسی سریع به اسناد و مدارک، کاهش زمان جست و جوی فیزیکی، کاهش هزینه های ذخیره سازی، به روز رسانی نام و اسامی بایگانی، کاهش خطر از دست دادن اطلاعات و مدیریت ایمن اسناد
4. از بازیابی سریع و دقیق اطمینان حاصل کنید.
ممکن است شما به پرونده های بایگانی خود خیلی وقت ها احتیاج نداشته باشید، اما هنگام انجام این کار، بازیابی آنها باید سریع و کارآمد باشد. بیشتر سیستم های بایگانی در داخل کشور به خوبی سازماندهی نشده اند و برای یافتن اطلاعات مهم، به خالی کردن جعبه ها نیاز دارند. اول از همه، شما باید از ماندگاری جعبه های خود اطمینان حاصل کنید. جعبه های ضعیف با پرونده ها و اسناد سنگین ظاهراً دوام چندانی نخواهد داشت. همچنین باید فایل ها و کادرهای خود را برچسب گذاری کنید. در صورت تمایل به مدیریت پرونده، باید یک بانک اطلاعاتی سوابق ایجاد کنید و هر پرونده ای که به هر جعبه می رود باید دارای یک شماره منحصر به فرد (ترجیحا به صورت بارکد) باشد. در هر جعبه باید تعداد متفاوتی (همچنین بارکد) داشته باشید و دیتابیس به شما نشان می دهد که جعبه یک پرونده خاص در کجا قرار دارد. از این طریق ، اگر نیاز به یافتن مجدد پرونده دارید، این یک فرآیند ساده برای یافتن آن است.
هنگامی که برای بایگانی پرونده ها از “سیستم بایگانی ریلی” استفاده شود این فرآیند بسیار ساده و سریع صورت می گیرد.
5. فایل های فعال خود را دیجیتالی کنید.
ممکن است بخواهید برخی از اسناد را نگه دارید اما طبق قانون لازم نیست. بهتر است این موارد را به صورت دیجیتالی تهیه کنید تا فضای کمتری از آن صرف شود که همیشه و به هنگام نیاز به آنها دسترسی داشته باشید. دیجیتالی کردن پرونده های فعال شما جستجوهای وقت گیر از چندین اتاق و از کمد پرونده ها برای پیدا کردن سند مهم را حذف می کند. با استفاده از خدمات اسکن اسناد حرفه ای، از یک برنامه شناسایی شخصیت نوری (OCR) در هنگام تصویربرداری استفاده می شود، بنابراین پرونده های دیجیتالی شده شما با استفاده از جستجوی کلمات کلیدی ساده می توانند به سرعت در آن قرار بگیرند.
اگر برای ذخیره تمام اسناد خود به یک فضای فیزیکی نیاز دارید، می توانید حداکثر استفاده از فضاهای موجود را با کمد بایگانی ریلی یا قفسه بایگانی ریلی تا 100% بهینه تر برای اسناد خود بکار ببندید.
