امروزه بسیاری از شرکت ها محصولات و خدمات خود را در بیش از یک منطقه ارائه می دهند. به همین علت جهت عرضه محصول و خدمات خود در بازارهای مختلف، اقدام به افتتاح شعبه در مکانهای مختلف می کنند.
شعبه یک واحد تجاری است که در جایی دورتر از دفتر مرکزی قرار دارد و به نگهداری و فروش کالا و وصول مطالبات از مشتریان می پردازد و در حقیقت بخشی از یک واحد تجاری به شمار می رود.
تفاوت شعبه و نمایندگی
بین شعبه و نمایندگی فروش تفاوتی اساسی وجود دارد.
نمایندگی فروش به بخشی از یک واحد تجاری اطلاق می شود که فقط برخی از فعالیت هایی که به طور معمول به عهده شعبه است را انجام می دهد. به عنوان مثال فقط نمونه ای از کالاها و محصولاتی که موسسه متبوع خود تولید کرده یا یه فروش می رساند را برای عرضه و نمایش در اختیار می گیرد. برای رفاه مشتریان، نمایندگی فروش سفارشات را از آنها دریافت و به اطلاع اداره مرکزی می رساند. اداره مرکزی پس از بررسی وضعیت اعتباری مشتریان، محصول یا کالای سفارش داده شده را مستقیما به مشتریان موردنظر ارسال می کند.
نرم افزار حسابداری شعب
روشهای مختلفی در نرم افزارهای حسابداری رایگان شعب استفاده می شود. یک واحد تجاری ممکن است مجموعه کاملی از سوابق حسابداری را در اختیار شعبه قرار دهد و یک واحد تجاری دیگر کلیه سوابق و اسناد حسابداری شعبه را در دفتر مرکزی شرکت نگهداری می کند.
میتوان دو دسته کلی برای سیستم حسابداری شعب در نظر گرفت:
- شعبی که برای عملیات مالی خود تمام اسناد و مدارک حسابداری را مستقل از دفتر مرکزی نگهداری می کنند.
- شعبی که کلیه اسناد حسابداری آنها در دفتر مرکزی نگهداری می شود.
بر این اساس دو نوع نرم افزار حسابداری شعب خواهیم داشت:
- نرم افزار حسابداری غیرمتمرکز
- نرم افزار حسابداری متمرکز
در سیستم حسابداری غیرمتمرکز، شعبه برای عملیات حسابداری خود، اسناد ومدارک را مستقل از دفتر مرکزی نگهداری می کند. در این سیستم، شعبه در فواصل زمانی معین، صورتهای مالی خود را تهیه نموده و به دفترمرکزی ارسال می نماید. سپس این صورتهای مالی همراه صورتهای مالی شعب دیگر، با صورتهای مالی دفتر مرکزی ترکیب شده و صورتهای مالی کل واحد تجاری تهیه می شود. لازم به ذکر است که، اگر چه سوابق در سیستم غیرمتمرکز در شعبه نگهداری می شود لیکن تعداد و انواع حسابها، سیستم کنترل داخلی، شکل و محتوای صورتهای مالی، خط مشی و رویه های حسابداری معمولا از سوی اداره مرکزی تعیین می شود. به شعبی که از سیستم حسابداری غیرمتمرکز برخوردارند، شعب مستقل گفته می شود.
نرم افزار حسابداری متمرکز
در سیستم حسابداری آنلاین متمرکز، شعبه برای عملیات خود دفاتر جداگانه و مستقل نگهداری نمی کند، بلکه کلیه سوابق حسابداری را به طور متناوب در فواصل زمانی معین به اداره مرکزی ارسال می نماید.به شعبی که از سیستم متمرکز برخوردارند.، شعب غیرمستقل گفته می شود. در شعب غیرمستقل ممکن است مقداری وجه نقد به عنوان تنخواه گردان در اختیار مدیر شعبه قرار داده شود که از آن برای پرداخت های مخارج ضروری و یا سایر پرداخت های جزیی استفاده کند. اما در اغلب مواقع هزینه های شعبه را خود اداره مرکزی پرداخت می کند و هرگونه وجه نقد دریافت شده توسط شعبه مستقیما به حساب بانکی اداره مرکزی واریز می شود.
