در دهه های اخیر، با شکل گیری و بزرگ تر شدن شرکت ها و موسسات، فعالیت های آن ها توسعه بیشتری یافت و چند برابر شد. هر یک از این فعالیت ها نیاز به صرف هزینه هایی دارند که در نهایت هزینه های زیادی را در بر خواهد داشت که در این شرایط، مدیریت هزینه ها به یک دغدغه مهم برای انواع شرکت ها تبدیل شده بود. از طرفی، برای پرداخت این هزینه ها نیاز به طی روند ها و فرآیند های اداری می باشد که باعث اتلاف وقت زیادی می گشت.
تنخواه گردان:
موسسات و نهاد های مالی، برای آسان تر کردن روند پرداختی ها، مقداری از وجه نقد را در اختیار کارپرداز (تنخواه گردان) قرار می دهند تا پرداخت های جزیی را انجام داده و با ارائه صورت هزینه های مربوط به پرداختی ها، از حساب وی کسر گردد.
تنخواه گردان حسابداری:
تنخواه گردان حسابداری (Imprest Funds) به مقداری وجه نقد می گویند که برای سهولت در کار و انجام امور روزمره و همچنین پرداخت هزینه های جزیی شرکت ها و موسسات نگهداری می شود.
وجه تنخواه یا همان تنخواه گردان، وجهی است که به یکی از پرسنل شرکت تحویل داده می شود.
این شخص که معمولا مامور خرید شرکت یا موسسه محسوب می شود، وظیفه دارد که تمام مدارک مثبته مبنی بر پرداخت را به صورت رسید، فاکتور و یا قبض نزد خود نگهداری نماید.
حسابداری تنخواه گردان:
بر اساس استاندارد های حسابداری رایگان، موجودی نقد در موسسات به دو دسته کلی تقسیم می شود:
- موجودی نقد نزد موسسه (تنخواه گردان و موجودی صندوق)
- وجوه نقد نزد بانک ها و موسسات مالی
ثبت عملیات مالی در حساب تنخواه گردان:
حساب تنخواه گردان یک نوع دارایی محسوب می شود که بدهکار و بستانکار کردن آن شباهت زیادی به حساب صندوق دارد که برای ثبت عملیات مالی آن از دو روش زیر استفاده می شود:
- الف) روش تنخواه گردان ثابت
- ب) روش تنخواه گردان متغیر
مهم ترین اهداف تنخواه حسابداری:
اهداف اصلی از ایجاد حساب تنخواه گردان شامل ۳ مورد زیر است:
پرداخت آسان و سریع هزینه ها:
با استفاده از تنخواه، هزینه های جاری و جزیی شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می گیرد و همچنین در برخی شرایط می توان از تنخواه برای پرداخت هزینه های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن ها وجود ندارد، استفاده نمود.
کاهش حجم عملیات های حسابداری:
استفاده از تنخواه حسابداری آنلاین برای پرداختی ها، باعث کاهش حجم عملیات های پرداخت می گردد که در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری تحت وب در یک مجموعه را به همراه دارد.
هر چه پرداخت های یک شرکت به سمت پرداخت های بانکی و یا صندوق پیش رود، سرعت در پرداخت کاهش می یابد و باعث طولانی تر و پیچیده تر شدن عملیات حسابداری می گردد، اما پرداخت بخشی از هزینه ها با استفاده از تنخواه برای پرداخت از این فشار می کاهد.
کنترل وجوه نقد مجموعه:
کنترل وجوه نقد برای هزینه های جزیی و نقدی شرکت، امر مهمی به شمار می رود که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می گردد.
ماهیت تنخواه گردان در حسابداری و عملیات مالی حساب تنخواه:
ماهیت حساب تنخواه، دارایی می باشد که این حساب از نظر ماهیت درست شبیه به صندوق عمل می کند و زمانی که این حساب بدهکار گردد، مبلغ آن افزایش و با بستانکار شدن آن، مبلغ آن کاهش می یابد.
برای انجام ثبت نرم افزار حسابداری حساب تنخواه و از انجام عملیات های مالی نیز باید از یکی از روش های تنخواه گردان ثابت یا متغیر استفاده کرد.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق:
بیش از هر حساب دیگری، ماهیت حساب تنخواه گردان ها شباهت زیادی به صندوق دارد اما دارای تفاوت هایی نیز هستند.
- پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود باید به صورت روزانه ثبت گردد، اما پرداخت هایی که توسط حساب تنخواه انجام می شود باید در زمانی که واریز هزینه ها انجام می گیرد ثبت شوند.
- پرداخت های حساب تنخواه معمولا جهت هزینه های مشخص شده انجام می گردد، اما پرداخت های صندوق معمولا محدودیت مشخصی ندارند.
چند نکته در مورد افتتاح حساب تنخواه و فرآیند پرداخت ها:
قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به چند نکته زیر توجه داشت:
- صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات گردد.
- میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می گیرد، توسط هیئت مدیره تعیین و پرداخت گردد.
- در قبال پرداخت انجام شده به حساب تنخواه بایستی رسید معتبر دریافت گردد.
- تنخواه دار بایستی در قبال هزینه های انجام شده از حساب، فاکتور یا قبض معتبر ارائه نماید.
- اسناد پرداختی که توسط تنخواه دار ارائه می گردند، بایستی به خوبی نگه داری و بایگانی شوند.
- در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت گردد.
انواع تنخواه گردان:
تنخواه گردان دارای انواع مختلفی می باشد که در زیر به شرح آن پرداخته شده است.
تنخواه گردان خزانه:
ماده 24 قانون محاسبات عمومی: وجوهی که در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه های لازم و ضروری دستگاه های اجرایی کشور مورد نیاز است به وسیله بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه داری کل قرار می گیرد که در پایان سال باید پرداخت شود.
تنخواه گردان استان:
ماده 2۵ قانون محاسبات عمومی: وجوهی که خزانه داری کل از محل تنخواه خزانه در ابتدای هر سال مالی به حساب خزانه معین استان پرداخت می کند. این مبالغ جهت نیاز های ضروری استان ها پرداخت می شود.
تنخواه‌گردان حسابداری:
ماده 26 قانون محاسبات عمومی: وجوهی که به وسیله خزانه معین استان از محل تنخواه گردان استان برای پرداخت کردن هزینه های ضروری دستگاه های اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذی حساب دستگاه های اجرایی پرداخت می شود.
تنخواه گردان پرداخت:
ماده 2۷ قانون محاسبات عمومی: وجوهی است که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه های ضروری توسط ذی حساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذی حساب یا کار پرداز قرار می گیرد و در پایان سال مالی باید مانده آن تسویه شود.
رسیدگی به اسناد تنخواه گردان:
اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه طی مراحل زیر پرداخت می شود:
قبل از پرداخت:
- اگر تنخواه گردان هزینه را بر عهده دارد، رسیدگی فقط به شکل آگاهی دادن به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام می شود.
- اگر تنخواه گردان، تنها پرداخت کننده باشد، رسیدگی های لازم بر طبق ضوابطی که در امور مالی موجود است اعمال می گردد. سپس بعد از این که صحت آنها تایید شد، اقدام به پرداخت می کند.
پس از پرداخت:
- اسنادی که از طریق تنخواه گردان پرداخت می شوند به همراه صورت خلاصه مربوطه، به امور مالی ارسال می گردند.
- امور مالی بر اساس ضوابطی که تعیین شده است، بررسی های لازم را انجام می دهد و پس از تایید اسناد، مراحل تامین تنخواه گردان انجام می گیرد.
اسناد مربوطه:
- برگ پرداخت تنخواه
- مجوز ایجاد تنخواه
- فهرست صورت هزینه های تنخواه
در برخی از سازمان ها، حساب تنخواه در پایان دوره مالی و از طریق تسویه حساب با مسئول تنخواه در مقابل حساب بانک یا صندوق بسته می شود و همچنین در برخی موارد ممکن است که مانده تنخواه گردان از یک دوره به دوره بعدی انتقال یابد.
رسید تنخواه و اسناد تنخواه گردان:
این نوع رسید، به رسیدی گفته می شود که توسط تنخواه دار به بخش مالی و حسابداری رایگان ارائه می گردد و نشان دهنده این است که چه مبلغی هزینه شده است و بایستی دارای ویژگی های زیر باشد:
- شناسه اقتصادی
- کد ملی
- شناسه خریدار
- تاریخ فاکتور
- شماره سریال
نکته 1: در صورتی که موارد بالا موجود نباشد یا رسید دارای خدشه و پارگی باشد اعتبار رسمی ندارد و نمی تواند در بایگانی شرکت ثبت شود.
نکته 2: برگ پرداخت تنخواه گردان، فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان، فهرست صورت هزینه های تنخواه گردان از اسناد مربوطه تنخواه هستند.
