تمام کسب و کارها برای رفع مایحتاج خود نیاز به خرید ملزومات اداری و پرداخت هزینه هایی دارند که لازم است در سریع ترین زمان و به صورت علی الحساب پرداخت شوند که بدین منظور شرکت ها یک حساب به نام حساب تنخواه گردان تشکیل می دهند و شخصی مسئولیت این حساب را به عهده می گیرد که به آن شخص، تنخواه دار و به آن حساب، تنخواه گردان گفته می شود.
در اسناد حسابداری ابری، ثبت حساب ها دارای پروسه و اصول حسابداری خاص خود می باشد که زمان بر است و نیاز به دقت و سرعت عمل دارد. به همین منظور، حساب تنخواه گردان برای جلوگیری از افزایش حجم کارهای اداری و حسابداری ایجاد شده است که در تسریع امور نقش بسزایی را ایفا می کند. در ادامه مطلب به شرح بیشتر این موضوع پرداخته شده است.
تعریف تنخواه گردان:
تنخواه گردان به مبلغی گفته می شود که از قبل تعیین شده و به صورت ثابت برای حساب تنخواه واریز می گردد که ممکن است نقد و یا موجودی بانک باشد. اختیار این حساب در دست شخص تنخواه دار می باشد. زمانی که خرید ها و هزینه های انجام شده برای شرکت مورد نظر از حساب تنخواه پرداخت گردد، تنخواه گردان بایستی صورت خلاصه هزینه ها را به بخش حسابداری تحت وب و مالی شرکت تحویل داده و سپس حساب تنخواه مجددا شارژ گردد.
دستورالعمل تنخواه گردان:
تنخواه گردان به منظور پرداخت هزینه های ضروری و جزئی شرکت، وجهی را به صورت هفتگی و یا ماهانه، دریافت می کند که این هزینه ها بر اساس چارچوب مدیریت، شامل موارد زیر می گردد:
- هزینه قبوض
- ملزومات اداری
- خرید های جزئی شرکت
- هزینه های پذیرایی برای مهمانان
- پول پارکینگ
- کرایه تاکسی پرسنل
- تعمیرات جزئی
هدف ایجاد تنخواه گردان:
از اهداف اصلی ایجاد تنخواه گردان برای شرکت ها و سازمان های مختلف، می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- سهولت و تسریع در پرداخت هزینه ها
- کاهش هزینه ها
- کاهش عملیات اداری و بانکی
- عدم تداخل حساب های جزئی و حساب های کلی
- مشخص بودن هزینه های جاری یک شرکت
- کنترل وجوه نقد شرکت
روش های شارژ تنخواه گردان:
حساب های تنخواه گردان ها طی هر دوره مشخص بایستی شارژ شوند که این نوع حساب ها به روش های زیر قابل شارژ می باشند:
حساب تنخواه گردان با مبلغ ثابت:
حساب تنخواه گردان از طرف مدیر مالی و یا مدیریت سازمان می تواند به صورت یک مبلغ حداکثری در نظر گرفته شود و وجه مورد نظر به صورت سالانه و یا ماهانه و یا بر اساس هر دوره زمانی خاص مد نظر سازمان، به حساب تنخواه واریز گردد. سپس تنخواه گردان پس از پایان دوره مالی مشخص شده با فاکتور و ارائه مدارک مربوطه و صورت حساب هزینه ها، می تواند مجددا اقدام به شارژ حساب نماید. در این روش، میزان وجه قابل شارژ تنخواه گردان به صورت ثابت باقی می ماند مگر این که تجدید نظر در بررسی هزینه ها صورت گیرد.
استفاده از سیستم های فروش آنلاین برای طبقه بندی درست اطلاعات فروش و مدیریت بهتر آن ها پیشنهاد می شود.
نحوه ثبت عملیات تنخواه گردان در روش ثابت:
در ثبت عملیات تنخواه گردان به روش ثابت، یک بار تنخواه گردان در حساب ها ثبت می گردد که در آن با مبلغ ثابتی تنخواه گردان بدهکار می گردد و حساب بانک بستانکار می شود. بنابراین اگر در دوره های مالی بعدی، قرار به افزایش حساب تنخواه گردان باشد، مجددا حساب تنخواه گردان بدهکار و بانک بستانکار می شود. در نتیحه اگر قرار بر کاهش میزان تنخواه باشد، مبلغ تنخواه گردان بستانکار و حساب بانک بدهکار می گردد.
حساب تنخواه گردان با مبلغ متغیر:
مواقعی که حساب تنخواه گردان به صورت متغیر باید شارژ گردد، با توجه به نیاز شرکت و یا بر اساس پروژه های پیمانکاری که دوره های کاری ثابتی برای آنها در نظر گرفته نمی شود، این روش بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد و مناسب تر می باشد. در این روش، هر زمانی که هزینه ای اعمال می گردد، به میزان آن هزینه، وجه به حساب تنخواه دار واریز می گردد. در واقع می توان گفت که زمانی که هزینه ای انجام گیرد، مبلغ آن به حساب تنخواه واریز شده و سپس ثبت حسابداری آنلاین ارزان آن صورت می گیرد.
نحوه ثبت عملیات تنخواه گردان در روش متغیر:
در روش متغیر نیز ثبت سند تنخواه گردان همانند روش ثابت می باشد.
انواع تنخواه دار:
تنخواه دار به شخصی گفته می شود که مسئولیت حساب تنخواه بر عهده او می باشد و بر اساس نیاز شرکت مورد نظر، کار، خرید و یا هزینه ها را انجام می دهد:
کارپرداز (مامور خرید): تنخواه داری می باشد که خود مسئول خرید های شرکت و همچنین پرداخت هزینه هاست.
تنخواه گردان: تنخواه داری است که تنها مسئول پرداخت هزینه ها است و بایستی ماهیت پرداخت ها و هزینه ها را به خوبی شناخته و در واحد حسابداری آنها را ثبت نماید.
نحوه ایجاد یک تنخواه گردان: ایجاد تنخواه گردان به روش های زیر قابل اجرا می باشد:
- از طریق برآورد هزینه های جاری روزمره شرکت
- از طریق برآورد تنخواه گردان در دوره های قبل
- از طریق برآورد مدت زمان پرداخت هزینه ها از حساب تنخواه گردان
روش های پرداخت تنخواه گردان:
پرداخت تنخواه گردان به روش های زیر صورت می گیرد:
پرداخت موقت: در روش موقت، در صورت انجام هزینه ها و سپس پرداخت وجه، تنخواه دار بایستی تنها برگ پرداخت نقدی را صادر نماید و ثبتی در حساب ها و دفاتر مالی شرکت مورد نظر صورت نمی گیرد.
پرداخت قطعی: در روش قطعی، تنخواه دار در برابر ارائه مدارک و فاکتور های موجود که نشان دهنده پرداخت انجام شده می باشند، ثبت حسابداری تنخواه گردان در همان زمان انجام می شود.
ویژگی مسئول تنخواه گردان:
افراد تنخواه دار بایستی دارای شرایط زیر به منظور احراز این سمت باشند.
- دارای تحصیلات لازم باشند.
- دارای سابقه کار باشند.
- از پرسنل شرکت باشند.
- بایستی هر گونه تغییرات در آیین نامه تنخواه گردانی شرکت توسط تنخواه دار ثبت گردد.
- مسئول تنخواه گردانی باید به نوع هزینه ها و خرید ها شناخت و آگاهی داشته باشد.
- حساب تنخواه گردان نباید با حساب شخصی تنخواه دار یکسان باشد.
