امکانات سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه
در دهه‌های اخیر، به دلیل گسترش وسیع فعالیت‌های سازمان‌های بازرگانی و اداری بیش از پیش به یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی که بتواند حجم قابل توجهی از اطلاعات و مکاتبات را بدون هرگونه اتلاف وقت و هزینه مدیریت کند احساس شد. گذشته از این نیز، ضمن اینکه نامه نگاری‌های فیزیکی مشکلات خاص خود را داشت باعث مصرف بی‌رویه کاغذ در مراکز و ادارات مختلف می‌شد.
نرم افزار اتوماسیون اداری متشکل از بخش‌های مختلف و درعین حال یکپارچه ایست که بطور هماهنگ فعالیت می‌کنند. این نرم افزار متناسب با سیستم عامل‌ها و دستگاه‌های الکترونیکی مختلفی طراحی شده که بصورت آنلاین و آفلاین داده‌ها را پردازش می‌نماید. یکی از زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری، سیستم گردش مکاتبات اداری است.
امکانات سیستم گردش مکاتبات اداری چیست؟
سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه آنلاین درگاه‌های متنوعی را به منظور دریافت خودکار نامه‌ها و ارسال نامه فراهم می‌آورد. این سیستم بستری را فراهم میکند تا تمامی نامه‌هایی که از طریق فاکس، پست الکترونیکی و … به سازمان ارسال می‌شوند در سیستم اتوماسیون اداری ثبت و یا به گردش درآیند. به علاوه کاربران با توجه به سطوح دسترسی سازمانی خود قادرند نامه‌ها را پاراف نویسی کرده، ارجاع داده و در میان انبوه نامه‌ها جستجو و پیگیری‌های لازم را به سادگی انجام دهند.
امکانات سیستم مدیریت دبیرخانه چیست؟
از قابلیت‌های زیر سیستم مدیریت دبیرخانه رایگان، می‌توان به امکان استخراج پیشفرض دسترسی‌ها از ساختار سازمانی اشاره کرد. با این امکان و با تعریف صحیح پست‌های سازمانی نیازی به صرف زمان و هزینه بیشتر برای مشخص نمودن سطوح دسترسی کاربران نخواهد بود. همچنین می‌توان انواع پرونده‌های بایگانی را در سطح سازمان تعریف کرده مستندات را در پوشه‌های مجازی به طور نامحدود بایگانی نمود.
مشکل اساسی‌ای که در امور بایگانی وجود دارد، یافتن پرونده‌ها در حجم انبوه مدارک صرفا با داشتن اندک اطلاعات از پرونده هاست. در سیستم مدیریت دبیرخانه امکان استخراج پیشینه کامل نامه‌ها و همچنین مستندات پیوست شده به آن‌ها با داشتن اطلاعات جزیی از یک نامه ی مرتبط فراهم شده که کار را برای کاربران این سیستم به اوج سادگی می‌رساند.
این سیستم علاوه بر اینکه با مستند کردن روال و عملیات سازمانی موجب شفافیت کاری می‌شود؛ دسترسی کارکنان به چرخه فعالیت‌های روزانه و تحلیل فرآیندها را ساده‌تر میکند.
وجود یک سیستم متمرکز تحت وب معضل فواصل جغرافیایی مراکز مخلتف سازمان‌ها را حل کرده و به پایگاهی برای تبادل اطلاعات و هماهنگی یک مجموعه تبدیل می‌شود. راهکاری که این سیستم ارائه میکند؛ می‌تواند در نهایت به بهره‌وری هر چه بیشتر سازمان‌ها منجر شود.
- ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی
- شخصی سازی فرم‌های ورود اطلاعات
- مرتب‌سازی نمایش فهرست‌ها به دلخواه کاربر
- جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع
- ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه
- جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه
- اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک
- فهرست توزیع در نرم افزار دبیرخانه
ویژگی‌های نرم افزار گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه
مدیریت دبیرخانه سیستم اتوماسیون اداری
ابتدایی‌ترین امکانات این سیستم پشتیبانی از چندین دبیرخانه با سطوح امنیت و حساسیت مختلف است. همچنین امکان برقراری ارتباط چند جانبه میان دبیرخانه‌ها نیز وجود دارد که بر یکپارچگی فعالیت‌های سازمان تاثیر قابل ملاحظه‌ای دارد.
گردش مکاتبات بدون کاغذ در اتوماسیون
نکته ای که در هنگام حذف کاغذ از فرآیندهای اداری وجود دارد این است که این کار نباید بر انجام اموری که با کاغذ انجام می شد تاثیری داشته باشد. به همین منظور اگر چه استفاده از کاغذ در فرآیندها حذف شد اما تعبیه امکاناتی مانند ویرایشگر حرفه‌ای متون، استفاده از لوگوها و امضاها در نامه، ارجاع الکترونیکی نامه‌ها و پاراف کردن آن‌ها با قلم نوری و همچنین امکان بایگانی کردن تمامی این مستندات، به سادگی هر چه بیشتر انجام امور با استفاده از این سیستم انجام می‌شود.
مدیریت سطوح دسترسی کارکنان به سیستم
با توجه به سمت و پست سازمانی هر یک از کارکنان، این امکان وجود دارد تا شما سطح دسترسی مد نظرتان را به هر کدام از این اشخاص اختصاص دهید. علاوه بر این، با توجه به نوع فعالیت، حوزه و گروه کاری هر یک از کارکنان می‌توان سطح مکاتبات ممکن در درون سازمان را نیز برای ایشان تعریف نمود تا از نامه نگاری‌های نامربوط نیز جلوگیری شود.
مکاتبات برون سازمانی سیستم گردش مکاتبات اداری
انجام مکاتبات و نامه نگاری در این سیستم به امور درون سازمان ختم نمی‌شود و امکان نامه نگاری و مکاتبه از طریق فاکس، ایمیل ، ECE، PTP و… نیز فراهم شده است.
تعامل غیررسمی کارکنان درون سازمان در سیستم اتوماسیون
این سیستم به گونه‌ای تهیه شده است که امکان ارسال پیام‌های شخصی درون سازمانی و همچنین تبادل اطلاعات و ارسال فایل میان کارکنان وجود دارد.
یکپارچگی و هماهنگی کامل بخش های مختلف سیستم گردش مکاتبات اداری
تحت وب بودن این سیستم موجب شده تا این سیستم به یک مجموعه‌ی یکپارچه و هماهنگ در مدیریت فرآیندهای اداری تبدیل شود. سیستمی که در کنار داشتن محیطی ساده و کاربر پسند سامانه‌ای تخصصی برای دبیرخانه داشته و با مجموعه نرم افزارهای آفیس هماهنگی کامل دارد. همچنین به دلیل هماهنگی کامل با انواع مرورگرهای رایج و امکانات جانبی مانند، پشتیبانی از سرویس فاکس و پیامک، داشتن نسخه‌ی موبایلی و یکپارچگی کامل با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، به یک سیستم بی نقص در این حوزه تبدیل شده است.
