مدیریت اسناد

مدیریت اسناد و فن بایگانی

 

مدیریت امور دفتری:

مجموعه اصول و روش هایی است که ناظر بر دریافت و ثبت، تهیه و صدور نامه ها.

•  نظام غیر متمرکز
•  نظام پرکنده
•  تردیک بودن پرونده ها به استفاده
•  احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خود و در نتیجه کارآیی بیشتر

 

آشنا بودن اقدام کنند گان به عناوین پرونده ها قسمت دوم: اصول روش های بایگانی

منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی

• طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافیایی
• طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
• طبقه بندی بر اساس تاریخ

 

روش های تنظیم پرونده های اسمی:

•  روش الفبایی ساده
•  ترتیب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما
•  روش شماره گذارمتوالی یا مسلسل
•  روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی
•  روش شماره ی رمز الفبایی
•  روش حرف و عدد

 

روش هایی که برای تنظیم مکاتبات اداری و پرونده های موضوعی مورد استفاده قرار می گیرد:

•  روش الفبایی
•  روش شماره ای مسلسل
•  روش شماره گذاری مرکب یا روش موضوعی
•  روش شماره گذاری محدود یا مقطع و روش کارتن – جزوه دان
•  روش اعشاری یا دسیمال

 

روش جغرافیایی:

تشکیل پرونده به نام یک واحد خاص مانند شهر، منطقه و یا استان

 

روش شماره ای محض:

این روش فقط شماره ی پرونده یا شماره سند ملاک تنظیم است. این روش در بایگانی مدارک حسابداری اسناد هزینه، بانک ها، پرونده ی اشتراک آب وبرق و تلفن یا در بایگانی خودروها می توان مشاهده کرد

 

روش تاریخی:

اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاریخی، زمان ایجاد، مراجعه و یا تعقیب پرونده یا سند مورد نظر می باشد. بنابراین اسناد و پرونده هایی که ملاک مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته یا روز است، تنظیم و بایگانی می گردند.

تسجیل راکد بودن پرونده ها:

• عنوان پرونده
• تاریخ اولین و آخرین برگ موجود در پرونده
• شماره یا کد پرونده
• سایر اطلاعات مورد نیاز

 

در بایگانی راکد پرونده ها به دو طریق تنظیم می گردد.

• با همان شماره و کد جاری درقفسه ها نگاهداری می شود
•  شماره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی راکد در قفسه ها نگاهداری می شود.

 

اشنایی با تعاریف :

 

مکاتبات اداری

یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده ی ان به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل می گردد .

 

دبیر خانه

در هر سازمانی واحدی وجود دارد که وظایف عمده ان برقراری رابطه اداری سازمان متبوع با واحد های داخلی و سایر سازمانها از طریق تبادل اطلاعات مکتوب می باشد که به ان نرم افزار دبیرخانه یا دفتر می گوییم .

یکی دیگر از وظایف دبیرخانه آنلاین یا دفتر تهیه نامه های ساده اداری (مانند اعلام وصولها ) نگهداری و در دسترس قرار دادن مکاتبات و اسناد مورد نیاز می باشد .

 

گردش مکاتبات :

بخشی از مدیریت اسناد است است که شامل :

مراحل گردش . بایگانی مکاتبات و در نهایت امضائ اوراق غیر ضروری می باشد .

 

مدیریت اسناد :

عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه ی لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد مورد نیاز از مرحله ایجاد تا امضائ اوراق زاید .

مدیریت اسناد از پنج شاخه به شرح زیر تشکیل شده است :

1.  مدیریت ارسال و مراسلات
2.  مدیریت فرمها
3.  مدیریت گزارشها
4.  مدیریت دستورالعملها.
5.  مدیریت مکاتبات

 

تعریف لغوی سند :

در لغت به معنای تکیه گاه و هر چیزی که بتوان به ان استفاده کرد در فرهنگ اداری به طور کلی حاصل خدمت و فعالیتی است که از طرف افراد و سازمانهای مختلف به صورت نوشته و یا صور دیگر با رعایت موازین ومقررات تهیه و تنظیم شده و برای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطلاق می شود .

 

ارکان سند:

• اعتبار سند به ترتیب اولویت در اکثر مواقع به وجود امضاء، تاریخ و شماره و در بعضی از اسناد به مهر سازمان بستگی دارد .
• مسئول متن و محتوای نامه امضاء کننده آن می باشد .
• تاریخ هر نامه در بعضی از موارد اعتبار زمانی آن را تعیین می کند ، مانند اجرای مفاد یک بخش نامه .
• شماره ی نامه برای رعایت نظم و ترتیب و سهولت مراجعه به ان است .

 

نامه رسمی :

نامه هایی که در دفتر اند یکاتور و یا سایر دفاتر رسمی محسوب می گردند .نوشته ی بدون امضاء فاقد ارزش می باشد .

 

پاراف :

به علامت و نشانه ای که مسئول یک واحد و یا مجری برنامه در ذیل اسناد و مکاتبات به عنوان رویت یا تایید مطالب انها می گذارد ، (پاراف) می گویند ، که نوعی امضاء موقت است . در نامه های رسمی اداری پیش نویس توسط تهیه کننده ی پاراف می شود .ارزش اسناد : درجه اهمیتی است که اشیاء و افکار در رفع حوائج فردی و اجتماعی دارد ، و از نظر اقتصادی معیار و و تعین کننده ی اهمیت اشیاء در خدمات است .

اسناد از نظر ارزش ، به طبقات مختلف تقسیم شده اند که عبارت اند از :

• ارزش اسناد برای سازمانها دولتی یا سایر موسسه ها از لحاظ اجرای وظایف .
• ارزش اسناد برای مردم متعارف ، از نقطه نظر فائده علمی ناشی از اطلاعات مندرج در انها .
• ارزش اسناد برای استفاده محققان و پژوهشگران در فعالیت های تحقیقی .

تقسیم بندی دیگری که از درجه ارزش اسناد شده است :

اداری، حقوقی مالی تاریخی و علمی نام برد .

 

فلسفه سند نویسی :

هدف از نوشتن اسناد ، انوار ساختن اساس مالکیت ، و امنیت قضایی است اگر تامین قضایی نباشد ، اساس مالکیت متزازل و حقوق افراد دست خوش امیال دیگران می شود ، از این رو قضاوت صحیح ، فقط بر مبنای سند و مدارک مورد قبول استوار است .

 

سند رسمی باید دارای شرایط زیر باشد :

• ترد مراجع رسمی تنظیم شده باشد ،( اداری ثبت اسناد ، واملا ، ثبت احوال )
• صلاحیت مامور در تنظیم ان محرز باشند .
• مقررات مربوط در تنظیم ان رعایت شده باشد .

 

بایگانی :

بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی ، تنظیم و نگاهداری و حفاظت اسناد و مدارک بر طبق روشی معین است ، به نحوی که در اسرع وقت ، به سهولت و حداقل هزینه و نیروی انسانی بتوان به اسناد دست یافت .

 

پرونده :

مجموعه ای است از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا کلاسور نگاهداری شده باشد . محتویات یک پرونده مبین موضوع ان و یا مشخصات یک فرد است .

تعریف طبقه بندی از نظر بایگانی : تقسیم بندی اسناد به دسته هایی که حداقل میان انها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد .

یک طبقه بندی منطقی باید دارای خصوصیات زیر باشد :

سرعت ، سهولت ، اطمینان .

 

نکات مورد توجه در تنظیم پرونده :

• جایگزینی صحیح محتویات پرونده ها به طور که ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه وجود داشته باشد .
• در تنظیم محتویات داخلی پرونده تقدم و تاخر شماره و تاریخ اندیکاتور نامه رعایت شود .
• قطر جلد هر پرونده (به استثنا کلاسور زونکن ) نباید از 2 س م تا حدود 150 برگ تجاوز کند .

 

اداره ی امور بایگانی :

اداره امور بایگانی هر سازمان با استفاده از سه شیوه صورت می گیرد .

• الف . نظام متمرکز بایگانی
• ب. نظام غیر متمرکز
• ج. نظام پراکنده

 

شرح فرح دفتر ارسال مراسلات :

از این فرم برای تحویل و گرفتن رسید نامه استفاده می شود .

• شرح و کدنامه
• گیرنده
• پیوست
• تاریخ پیوست
• امضاء

شماره و کدنامه : شماره نامه در این ستون نوشته می شود .

گیرنده : مشخصات گیرنده مانند نام و نام خانوادگی نوشته می شود .

پیوست : در این ستون تعداد برگه پیوست نامه باید نوشته شود .

در این تاریخ تحویل نامه به گیرنده باید ذکر شود .

امضاء : محل امضاء گیرنده نامه بهدر این ستون پیش بینی شده است .

 

اصول روش های بایگانی :

• طبقه بندی بر مبنای شاخص های بر اساس نام افراد ، سازمانها و مناطق جغرافیایی / مثال : حسن شکوهی – وزارت کشور – شهرستان یزد
• طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
• طبقه بندی بر اساس تاریخ : مانند مکاتبات سر رسید دار . مانند چک ها

 

روش های تنظیم پرونده های اسمی :

 

روش الفبایی ساده :

جنانجه پرونده ها بر اساس حروف الفبا در قفسه ها چیده شوند ، به چنین روشی ، روش الفبایی می گویند.

در این روش پرونده ها بر اساس حروف متشکله نام خانوادگی و در صورت تشابه ، نام ها ، نام پدر و شماره شناسنامه صاحب پرونده و با رعایت حق تقدم حروف الفبا تنظیم و بایگانی می کردند .

مانند دفتر راهنما ی تلفن و لغت نامه موارد استفاده : برای تنظیم پرونده های کارمندی و اداری استفاده می شود.

 

روش اسمی به شیوه ی الفبایی :

در این روش باید به ترتیب زیر عمل کرد .

الف : نام خانوادگی باید قبل از اسم اعم از مفرد یا مرکب ثبت شود :

مانند ( محری – علی ) .

ب : در مواقعی که نام موسسات تجاری با نام افراد همراه باشد ، ابتدا نام خانوادگی شخص ثبت شده نوع موسسه یا شرکت نوشته می شود .

مانند : شرکت سهامی عباس نعمتی نعمتی عباس – شرکت سهامی

ج : اسمهای که با حروف مخفف و یا اختصاری نوشته می شوند ، هر یک از حروف منزله یک نام کامل محسوب می شود . مانند : شرکت سهامی دی. پی. ای. دی. پی. ای. – شرکت سهامی .

د: اسامی مرکب به عنوان یک اسم تلقی می کردند . مانند:

شرکت سهامی اتوبوسرانی یزد و حومه اتوبوسرانی یزد و حومه – شرکت

ه، درجات و القاب در ثبت اسامی مورد توجه قرار نمی گیرد .

 

روش الفبایی و شماره ای با گروه بندی حرف اول و دوم نام خانوادگی :

در این روش ، اسامی پرونده ها بر مبنای حرف اول و دوم نام خانوادگی تفکیک شده و پس از کد گزاری ملاک تنظیم قرار می گیرند .

 

نحوه استفاده از این روش :

در مرحله ی اول ، کلیه پرونده ها را با توجه به حروف اول انها به 32 قسمت تقسیم می کنیم .

در مرحله دوم ، 32 حرف زبان فارسی را به چهار گروه زیرین تقسیم بندی کرده و به هر یک از گروها یک کد اختصاصی داده می شود .

نام خانوادگی نام	شماره رمز(پرونده)
احمدی – احمد احمدی – حسن	1-1 2-1
اسدی – سیمین ازادی – علی	1-2 2-2

  جدول (1)

 

حروف اول اسم	حروف دوم اسم	کد
الف الف	الف تا خ د تا ش	1  2
الف الف	ص تا گ ل تا ی	3.  4

 

نظام بایگانی متمرکز:

در این شیوه ، کلیه امور بایگانی از قبیل : طبقه بندی ، کد گذاری ، تنظیم و نگاهداری پرونده ها در بایگانی مرکزی (بایگانی کل) صورت می گردد. مزایای این شیوه بایگانی عبارت است از :

• صرفه جویی در تعداد کارکنان بایگانی
• اعمال صحیح مدیریت و تقسیم کار به طور عادلانه بین کارکنان بایگانی
• صرفه جویی در محل و وسایل بایگانی
• جلوگیری از تشکیل پرونده های متعدد و مشابه

 

نظام غیر متمرکز:

در این روش هر یک از واحد های سازمانی دارای بایگانی مستقل بوده و پروندههای مربوط به خود را تنظیم و نگاهداری می کنند .

 

مزایای این شیوه :

• نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان
• اشنا بودن با عناوین پرونده ها
• احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خود و در نتیجه کارایی بیشتر.

 

شرح فرم اندکس (راهنمای نامه های وارده ) :

• برای پیدا کردن شماره اندیکاتور ، با در دست داشتن شماره نامه در دبیرخانه از این دفتر استفاده می شود .
• هر صفحه این دفتر از سه- 3 قسمت تشکیل شده که هر کدام قسمت ان از (000) الی(999) شماره گذاری شده است .
• و هر قسمت نیز دارای سه-3 ستون می باشد .(ستون فرستنده ، ستون دفتر اندیکاتور، ستون هزار)

 

شرح فرم دفتر اندیکاتور :

ثبت نامه های وارده : مشخصات نامه ها پس از بررسی و تعیین محل ارجاع برای سهولت در شناسایی انها و همچنین اطلاع دقیق از محل انها و تاریخ پاسخ لازم در دفتری به نام اندیکاتور یا دفتر (ثبت نامه های وارده و صادره ) ثبت گردیده و با توجه به ردیف دفتر به هر یک از نامه ها شماره اختصاصی داده می شود .

نمونه ای از کد گزاری واحد ها بر حسب تشکیلات و نمودار سازمانی .

 

نظام پراکنده :

در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان موظف به نگهداری اسناد و مدارک و سوابق اداری خود می باشند . این شیوه مورد توجه و توصیه سازمانها ی اداری نیست .

• ویژگیهای تخصصی ، شخصییتی و رفتاری مسئولان بایگانی و دفتری
• امانت داری و قابل اعتماد بودن
• داشتن روحیه انتقاد پذیری
• برخورداری از حافظه قوی
• علاقه مندی به حرفه بایگانی
• داشتن حضور و تمرکز ذهن
• حوصله ، صبر و خونسردی و تسلط بر اعصاب
• قدرت تصمیم گیری و تفکر و ابتکار
• داشتن حس همکاری
• سرعت انتقال
• طی دوره های مختلف اموزشی در زمینه مسئولیت محوله
• وقت شناسی
• دقت در کار
• اشنایی به سازمان و تشکیلات و واحدهای حوزه تحت نظارت
• مسئولیت پذیری
• انجام وظایف بر اساس یک برنامه ی منظم و مدون
• سلامتی و نظافت

نحوه ی کد گزاری واحد های سازمانی :

برای سهولت شناسایی واحد های صادر کننده نامه و همچنین تسریع در امور ارجاع نامه های وارده به واحد های اقدام کننده و ذیرلط از کد گزاری استفاده می شود .

هر سازمانی با توجه به نیاز و نوع کار و تعداد واحد های سازمانی می نمایند .

کدگزاری به منظور تشخیص سریع محل اقدام و بایگانی سابقه های نامه های صا دره صورت می گیرد .

 

روش های کد گزاری :

کد حرف : در این روش از حروف های الفبا برای مشخص کردن واحد های درمورد نظر استفاده می شود . مانند : کار گزینی = ک ، حسابداری = ح و0000

کد شماره ای یا عددی : مناسب ترین روش کد گزاری واحد ها می باشد .

نحوی کاربدین ترتیب است که با توجه به نمودار سازمانی هر موسسه ابتدا به هر یک از واحد های اصلی سازمانها کد یک رقمی اختصاص داده شود و برای واحد هایی .

 

اداره اموردفتری:

سازمان یا مجموعه ای است در اجتماع که در جهت رسیدن هدفی خاص به وجود آمده است .

گردش مکاتبات انتقال اطلاعات است که در وزارت خانه ها و موسه های دولتی از طریق مکاتبات اداری انجام می پذیرد ،ومنظور از آن در نهایت رفع نیاز های سازمانی می باشد.

مکاتبات اداری ‌نوشته هایی که به وسیله آن برقراری ارتباط درداخل و خارج سازمان امکان پذیر می شود.

 

اجرای تشکیل دهنده ی سازمان :

• نیروی انسانی: شامل مدیریت و کارکنان سازمان.
• وسایل و ابزار کار : تجهیزات مورد نیاز در سازمان جهت انجام امور ، ابزارعمومی ، ابزار اختصاصی
• روش های انجام کار : روشهایی که بر اساس آن نیرو های انسانی سازمان وظایف خود را انجام می دهند .
• طبقه بندی وظایف سازمانی:
• وظیفه ستادی:وظیفه ای که به منظور پشیمانی از واحد اجرایی سازمان صورت می پذیرد .
• وظیفه اجرایی: وظیفه ای که مستقیما در ارتباط با اهداف سازمان صورت می پذیرد .

 

ارتباطات سازمانی:

ارتباطات شفاهی که به اصطلاحا (مکالمات) می گوییم یا غیر نوشتاری.

ارتبا طات کتبی که از طریق نوشتن انجام می شود و به ان (مکاتبات) می گوییم.

 

محاسن ارتباطات نوشتاری یا مکاتبات:

• سندیت
• قابلیت حفظ و نگهداری
• رایج بودن
• تلقی نوشته به عنوانزبان رسمی جامعه

 

امور دفتری یا گردش مکاتبات

برقراری ارتباطات اداری به صورت کتبی باید از قاعده و قانون و نظم خاصی بر خوردار باشد که اصطلاحا به ان اداره ی امور دفتری یا گردش مکاتبات سازمانی می گویند.

 

تعریف امور دفتری :

مجموعه اقدامات و عملیات که منجر به در یافت و ثبت و توضیع مکاتبات (نامه های وارده به سازمان و یا صادره از سازمانبه سازمان های دیگر)می گردد.

 

تشریح عملیات دریافت نامه ها:

هر گونه نوشته ویا اطلاعاتی که به سازمان ها میرسد به ان ها نامه های اداری گفته می شود که باید مراحلی راطی نماید.

کنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاریخ- عنوان- امظا و ضمایم)

تفکیک و طبقه بندی اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه های عادی- طبقه بندی شده)

 

انواع سند :

با توجه به آثار حقوقی، سندبه سه نوع تقسیم می شود.

• سند رسمی:طبق ماده ی 1287 قا نون مدنی، هر سندی که در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر رسمی بر طبق مقر رات قانونی تنظیم شده باشد ، رسمی است.
• سند عادی: سایر اسناد درزمره ی اسناد عادی تلقی می شوند مشروط بر اینکه دارای امضاء یا مهر طرف باشد .
• سند لازم الاجراء ، برای اسنادی بکار برده می شود که موجب قانون به ان قوت قانونی و اجرایی داده باشند . لازم الاجراء مستلزم رسمی بودن ان سند می باشد ، مثل چک های صادره .

 

تعریف سند از نظر اداری و بایگانی :

هر نوع سابقه ای که به صورت مکتوب ، مانند نامه های اداری و منقوش مانند نقشه ها و نمودارها و مضبوط مانند نوار و cd در یک سازمان برای انجام دادن وظایف اداری و توسط ماموران ان سازمان و حدود وظایف مصوب رسما ایجاد دریافت و یا صادر شده باشد ، اصتلاحا سند داری گفته می شود.

 

تعریف سند از نظر حقوقی و قضایی:

طبق ماده 1284 قانون مدنی ایران سند عبارت است از (هر نوشته ای که در مقام دعونی یا دفاع قابل اسناد باشد.) از نظر حقوقی سند یکی از وسایل اثبات حق است.

 

تعریف سند از نظر قانون سازمان اسناد ملی ایران :

سند عبارت است از : (کلیه مراسلات، دفاتر ، پرونده ها ، عکسها و 0000 سایر اسنادی که در دانشگاه و دولت تهیه ، صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری ، مالی ، اقتصادی ، قضایی ، سیاسی ، فرهنگی و علمی تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگاه داری دائمی باشد .

 

نامه اداری :

به کلیه مکاتباتی که برای وظایف محوله به یک سازمان و توسط یکی از کارکنان ان سازمان و در فرم مخصوص و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد ، نامه اداری گفته می شود .

نامه اداری رسمی به عنوان سند اداری محسوب شده و در تهیه ان باید به نکات زیر توجه نمود .

• روی فرم و کاغذ اداری سازمان مربوط نوشته شود .
• محتوای ان با وظایف سازمان مرتبط باشد .

 

یاداشت اداری :

به دست نوشته ای اطلاق می شود که جهت انتقال پیام سریع مورد استفاده قرار می گیرد ، یادداشت اداری باید دارای امضاء و تاریخ باشد ولی رعایت دیگر ضوابط ضرورتی ندارد .

 

انواع نامه اداری :

• نامه های وارده : کلیه نامه هایی که از خارج سازمان یا واحد دریافت شده باشد .
• نامه های صادره : کلیه نامه هایی که از سازمان یا واحد به خارج از سازمان فرستاده شده است .
• نامه های محرمانه : مکاتباتی هستند که اطلاع از مفاد ان برای همه کس مجاز نمی باشد .

 

از نظر اداری به چنین مکاتباتی اسناد طبقه بندی شده گفته می شود که با توجه به درجه محرمانه بودن به چهار طبقه تقسیم می شود .

• اسناد کاملا سری : اسناد طبقه بندبی شده گفته می شود که با توجه به درجه محرمانه بودن به 24 طبقه تقسیم می شوند .
• اسناد کاملا سری : که افشا غیر مجازآنها منافع کشور ضرر و زیان جبران ناپذیر میزند .
• اسناد سری :افشا غیر مجاز انها امنیت کشور را به خطر انداخته یا باعث لطمه شدید به منافع عمومی کشور بوده یا منافع قابل ملا حظه ای برای عناصر غیر مجاز داشته با شد .
• اسناد خیلی محرمانه : اسناد طبقه بندی شده ای که افشا ان باعث ضرر به منافع عمومی کشور باشد.
• اسناد محرمانه : اسناد طبقه بندی شده ای که افشا ان باعث ضرر زدن به منافععمومی کشور و یا سازمان باشد .

 

ویژگی ها و خصوصیات کار کنان واحد دبیر خانه :

• دارای اطلا عات کافی در زمینه ی وظایف محوله باشد .
• علاقه به کار محوله داشته و به حرفه و تخصص خود اهمیت دهند .
• از حداقل تحصیلات مناسب و مدرک تحصیلی خود بر خور دار باشد .
• از سلامت جسمانی در مواردی که نیاز است بهره مند باشد.
• روحیه ملایم و خوش رویی با مراجعه کنندگان سازمان داشته باشد.
• علاقه مند به استفاده از وسایل و ابزار جدید و مطلوب باشد.

 

موقعیت و محل دبیر خانه:

با توجهبه اینکه کلیه ی امور مربوط به دریافت، ثبتتوضیع نامه های وارده وصادره باید از محانی مثل سرعت و سهولت در انجام امور دفتری و پاسخ گویی سریع به مراجعات برخور دار باشد در نتیجه باید از نظر فیزیکی محل و مکان دبیرخانه آنلاین در طبقه هم کف ویا اول و تردیک درب ورودی باشد .

 

وسایل و ابزار مورد استفادهی دبیر خانه :

 

ابزار و وسایل عمومی:

ابزاری که در کلیه واحد های امور دفتری بدون در نظر گرفتن نوع سازمان از انها استفاده می شود.

 

ابزار و وسایل اختصاصی :

1.  انواع مهر : مهر”ورود” 30*60
2.  مهر”رسید اخذ شود”
3.  دفاتر دبیرخانه رایگان

 

انواع قفسه

1. قفسه تفکیک نامه ها
2. قفسه تشخیس نامه ها(برای نامه های ارجاعی)
3. قفسه نامه های محرمانه

 

انواع ابزار های ماشینی:

• ماشین نقش تمبر
•  ماشین شماره زنی
•  ماشین الات چاپ و تکثیر
•  ماشین دوخت
•  ماشین تحریر

 

تشریح عملیات ثبت:

دادن شماره و درج تاریخ وصول که به ان سند یت دادن اطلاق می شود . عمل ثبت به نوشتن هر گونه اطلاعاتی رابع به نامه های وارده و یا صادره اطلاق می شود . آنچه که در عمل ثبت مهم است ، این است که هر سند و مدرک و نامه ای ، پس از ثبت چه از انواع نا مه های وارده یا صادره باشد، سازمان مکلف به حفظ و نگهداری آن به عنوان یک سند می باشد . ثبت و بایگانی هر نامه لازم و ملزوم یک دیگرند.

 

تشریح عملیات تو ضیع :

اصولا عمل توضیع در گردش مکاتبات اداری عبارت است از پخش کردن نامه هایی که می بایستی به دست اشخاص، سازمان ها و یا واحد های اداری برسد. توضیع داخلی سازمان ، توضیع خارج سازمان

 

هدف امور دفتری در سازمان :

ایجاد ارتباطات اداری و حفظ و نگهداری اسناد و مدارک سازمان به عنوان یکی از پایه های ادامه ی فعالیت و حیات سازمان.

 

نقش و تاثیر امور دفتری در سود امور سازمان :

• به عنوان وسیله و ابزار کار در سازمان
• به عنوان تکمیل کننده جریان امور طبیعی مکاتبات و انجام امور ساز مانی
• وسیله ی خبری سازمان که اطلاع از انجام امور در واحد های مختلف سازمان را داراست
• وسیله ی هماهنگ کننده امور و مکاتبات بین واحد های سازمان و دیگر سازمان ها
• وسیله ای است جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک سازمانی
• وسیله و نشان گر میزان فعالیت های مکاتبه ای .

 

نقش و تاثیر امور دفتری دز بهبود امور سازمان :

• به عنوان وسیله و ابزار کار در سازمان
• به عنوان تکمیل کننده جریان امور طبیعی مکاتبات و انجام امور سازمانی
• وسیله ی خبری سازمان که اطلاع از انجام امور در واحد های مختلف سازمان را دارا است
• وسیله هماهنگ کننده امور و مکاتبات بین واحد های سازمان و دیگر سازمان ها
• وسیله ای است جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک سازمانی
• وسیله و نشان گر میزان فعالیت های مکاتبه ای سازمان است که در حقیقت نوعی امار و کارگر سازمان ها را نشان می دهد
• وسیله ای است جهت پاسخ گویی مراجعات سازمانی اعم از مدیران ، کارکنان و یا سازمان ها و اشخاص ( مراجعه کننده ) خارج از سازمان
• امور دفتری بهترین وسیله و ابزار بر قرار کننده ارتباطات داخل و خارج سازمان و بین واحد های سازمان و دیگر سازمان ها با یکدیگر است .

 

انواع روش های اداره امور دفتری :

• روش متمرکز امور دفتری
• روش غیر متمرکز امور دفتری

 

روش متمرکز :

در این روش به غیر از واحد دبیرخانه هیچ یک از واحد های سازمان اجازه انجام و اداره امور دفتری سازمان را ندارند و به طور خلاصه می توان گفت هر سه مسئله دریافت نامه ها ، ثبت نامه ها ، توزیع نامه ها به صورت متمرکز و در یک مکان خاص (واحد دبیرخانه ) و با یک شیوه و مدیریت یکسان انجام می پذیرد.

 

موارد مورد استفاده از روش متمرکز امور دفتری :

• تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد
• سازمان و واحد های درون ان فاقد مراجعه کننده باشد یا تعداد انها محدود باشد
• تعداد نیروی انسانی بودجه و امکانات سازمان محدود باشد
• کلیه واحدهای سازمان در یک ساختمان استوار داشته باشند
• اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضاء مکاتبات محدود باشد

تصمیم مدیریت در مورد انتخاب این روش

• خدمات
• امور اداری
• امر مالی
• امور فنی
• آمورزش
• تشکیلات
• روابط عمومی
• انتشارات
• امور رفاهی
• کارگزینی
• امور حقوقی
• امور تحقیقات

 

منبع: http://www.moosaamidi.blogfa.com