شناخت اصطلاحات اداری برای تمام کارمندان، مدیران و مراجعین سازمان های دولتی و خصوصی یک ضرورت است. در محیط کاری روزمره با کلماتی روبرو می شویم که شاید معنی دقیق حقوقی یا سازمانی آن ها را ندانیم.
در این مقاله از بلاگ یار، پرکاربردترین اصطلاحات سازمانی را به زبان ساده تعریف کرده ایم. از اسناد تشویقی تا دفاتر ثبت روزانه، تمام مفاهیم پایه ای در این صفحه جمع آوری شده اند.
تقدیرنامه چیست؟
تقدیرنامه یک سند رسمی و مکتوب است که از طرف مدیران یا مقامات بالاتر، به منظور قدردانی از زحمات، کارکردها و دستاوردهای یک کارمند یا مامور به او اهدا می شود. این سند نه تنها ارزش معنوی دارد، بلکه در سوابق کاری فرد ثبت شده و مزایای مادی نیز به همراه دارد.
انواع تقدیرنامه های اداری
تقدیرنامه ها بر اساس مقام صادر کننده و میزان پاداش به سه درجه اصلی تقسیم می شوند:
- تقدیرنامه درجه اول: این سند معمولا از طرف بالاترین مقام (مانند رئیس جمهور یا شخص اول وزارت) اعطا می شود و پاداش آن معادل یک ماه معاش یا حتی ترفیع رتبه است.
- تقدیرنامه درجه دوم: از طرف شورای وزیران یا شخص اول اداره پیشنهاد می شود و پاداش آن معمولا معادل 25 روز معاش است.
- تقدیرنامه درجه سوم: از طرف آمر مستقیم یا رئیس شعبه صادر می شود و پاداش آن معادل 20 روز معاش همراه با ضمایم آن است.
مفاهیم مرتبط با اسناد و بایگانی
یکی از مهم ترین بخش های هر سازمان، بخش بایگانی و مدیریت اسناد است. در ادامه کلمات کلیدی این بخش را بررسی می کنیم.
دوسیه چیست؟
دوسیه در واقع مغز و حافظه یک اداره است. دوسیه به پوشه یا پرونده ای گفته می شود که تمام اسناد، مدارک، سوابق و مکاتبات مربوط به یک شخص، یک پروژه یا یک موضوع خاص به صورت منظم در آن نگهداری می شود.
کتاب وارده و صادره
برای جلوگیری از گم شدن اسناد، از دفاتر مخصوصی استفاده می شود:
- وارده: به هر مکتوب یا نامه ای که از خارج اداره وارد می شود، وارده می گویند. شماره، تاریخ و خلاصه مطلب آن در دفتر ثبت می شود.
- صادره: هر نامه رسمی که از یک مرجع به مرجع دیگر ارسال می گردد، مکتوب صادره نام دارد و مشخصات گیرنده و فرستنده در آن درج می شود.
دفتر حاضری و اندراج چیست؟
حضور و غیاب پرسنل نیازمند ثبت دقیق است.
- حاضری چیست: دفتر حاضری کتابی است که هر مامور مکلف است همه روزه در زمان آغاز و پایان کار، آن را امضا کرده و حضور خود را در اداره تایید کند.
- اندراج چیست: اندراج کتاب رسمی و کلیدی هر شعبه است. در این کتاب شهرت کامل کارکنان دولتی با در نظر گرفتن رتبه، بست، وظیفه و درجه کاری آن ها ثبت و معامله می شود.
اصطلاحات حوزه استخدام و منابع انسانی
در بخش منابع بشری سازمان ها، عبارات تخصصی زیادی وجود دارد که دانستن آن ها برای متقاضیان کار ضروری است.
اصطلاح PRR چیست؟
عبارت پی آر آر (PRR) مخفف یک پروسه اصلاحی است. مفهوم PRR یعنی در نظر گرفتن اهلیت، شایستگی و سپردن کار به اهل کار جهت رسیدن به یک اداره سالم. این روند به منظور ایجاد اصلاحات و استخدام افراد بر اساس شایسته سالاری در ادارات دولتی اجرا می شود.
جدول خلاصه اصطلاحات کلیدی منابع انسانی
برای درک بهتر مفاهیم استخدامی، مهم ترین موارد را در جدول زیر خلاصه کرده ایم:
| کلمه یا اصطلاح | تعریف و توضیح کاربردی |
| مامور | شخصی که توسط دولت مطابق قانون به صورت دائمی برای اجرای یک وظیفه استخدام می شود. |
| بست | درجه ای که مامور مطابق با لیاقت و شایستگی به آن رسیده و آن جایگاه را اشغال کرده است. |
| ترفیع | ارتقای یک کارمند یا مامور از رتبه و جایگاه فعلی به رتبه بالاتر کاری. |
| تعلیق | انفصال و جدایی موقت مامور از وظیفه (معمولا در زمان اتهام، تحقیق یا محاکمه). |
| قرارداد کار | توافق نامه ای که شرایط کار، حقوق، وظایف و زمان همکاری بین کارمند و اداره را مشخص می کند. |
آیا می دانید استفاده از نرم افزارهای نوین می تواند این روندها را ساده کند؟ استفاده از اتوماسیون اداری و دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها جهت افزایش راندمان کاری به شدت پیشنهاد می شود.
مفاهیم پایه ای مدیریت و سازماندهی
هر سازمانی برای بقا نیازمند مدیریت صحیح است. در این بخش اصطلاحات مدیریتی را تعریف می کنیم.
- مدیریت چیست: هماهنگ ساختن نیروی مادی و انسانی جهت رسیدن به هدف با حداقل مصرف در کوتاه ترین زمان ممکن.
- پلان یا برنامه ریزی: طرح قبلی برای رسیدن به اهداف به شکل منظم و سیستماتیک که شامل بودجه بندی، زمان بندی و تخصیص منابع است.
- تشکیل (چارت سازمانی): تقسیم بندی وظایف، تثبیت مسئولیت ها، تعیین حدود صلاحیت و مشخص کردن سلسله مراتب در یک اداره را تشکیل می گویند.
سلسله مراتب چیست؟
سلسله مراتب به معنی اجرای درست امور در یک اداره است. در این سیستم، اوامر و دستورات از بالا به پایین منتقل می شوند و اطلاعات، گزارش ها و اجراآت از پایین به بالا انتقال می یابند.
اصطلاحات مالی و بودجه بندی اداره
بخش مالی هر سازمان قلب تپنده آن است. آشنایی با مفاهیم مالی برای درک بهتر روند کاری ادارات ضروری است.
مالیه چیست؟
مالیه یا امور مالی به علم و هنر مدیریت پول گفته می شود. در ادارات دولتی و خصوصی، مالیه شامل جمع آوری درآمدها، مدیریت هزینه ها و نظارت بر منابع مالی است تا سازمان بتواند به اهداف اقتصادی خود برسد.
بودجه چیست و چه کاربردی دارد؟
بودجه یک سند مالی و یک برنامه ریزی دقیق است که در آن تمام درآمدها و هزینه های پیش بینی شده برای یک دوره زمانی مشخص (معمولا یک سال مالی) ثبت می شود. بودجه به مدیران کمک می کند تا منابع مالی را به درستی بین بخش های مختلف تقسیم کنند و از هدر رفتن سرمایه جلوگیری نمایند.
تفاوت قانون و مقرره در ادبیات اداری
در سیستم های اداری، قوانین و مقررات چارچوب اصلی کار را مشخص می کنند، اما این دو با هم تفاوت دارند.
- قانون: مجموعه ای از قواعد و دستورالعمل های کلی است که توسط قوه مقننه (مجلس) تصویب شده و برای تنظیم روابط اجتماعی و اداری در سطح کل کشور لازم الاجرا است.
- مقرره: قواعدی است که توسط نهادهای اجرایی (مانند وزارتخانه ها یا ریاست ها) برای اجرای بهتر قانون تصویب می شود. مقرره ها جزئی تر هستند و هرگز نباید با متن اصلی قانون در تضاد باشند.
مفاهیم استراتژیک و سیستمی در مدیریت
برای درک دیدگاه کلان سازمان ها، باید با واژه های سیستمی آشنا باشید.
سیستم چیست؟
سیستم مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط است که برای رسیدن به یک هدف مشترک با هم کار می کنند. در یک اداره، افراد، تجهیزات، قوانین و فرآیندها همگی اجزای یک سیستم هستند که خروجی مشخصی تولید می کنند.
استراتژی در سازمان به چه معناست؟
استراتژی یا راهبرد، برنامه ای جامع، بلند مدت و هدفمند است که مسیر حرکت کلان یک سازمان را مشخص می کند. استراتژی نشان می دهد که اداره چگونه می خواهد با استفاده از منابع موجود، بر چالش ها غلبه کرده و در آینده به موفقیت برسد.
مفاهیم نظارتی و نهادهای اداری
برای حفظ سلامت کار در ادارات دولتی، مفاهیم و کمیسیون های خاصی تعریف شده اند.
فساد اداری چیست؟
فساد اداری به سوء استفاده از موقعیت شغلی، مقام و صلاحیت های دولتی برای کسب منافع شخصی، گروهی یا مالی گفته می شود. اختلاس، رشوه گیری و پارتی بازی از نمونه های بارز فساد اداری هستند که مانع توسعه و پیشرفت می شوند.
کمیسیون مستقل اصلاحات اداری و خدمات ملکی
این کمیسیون یک نهاد دولتی است که با هدف ایجاد یک اداره سالم، غیر حزبی و کارآمد تشکیل شده است. وظیفه اصلی این نهاد، رهبری پروسه اصلاحات، نظارت بر استخدام ها بر اساس شایستگی، آموزش کارکنان و مبارزه با فساد در سیستم خدمات ملکی است تا خدمات بهتری به شهروندان ارائه شود.
سخن پایانی
آشنایی با مفاهیمی مانند معنی تقدیرنامه، وظایف مدیران، انواع دوسیه ها و قوانین حاضری، به شما کمک می کند تا در محیط کار حرفه ای تر عمل کنید. امیدواریم این لغت نامه اداری از بلاگ یار توانسته باشد ابهامات شما را در مورد اصطلاحات رایج سازمانی برطرف کند.
