تعریف دبیرخانه
تشکیلات تعریف شده ای که وظایف دریافت، ثبت، حفظ، توزیع اسناد و پرونده های یک سازمان را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین است.
سه وظیفه مهم دبیرخانه
1 -دریافت
2 -ثبت
3 -توزیع نامه ها
نکته: هیچ گونه نوشته ای در اداره، بدون ثبت در دبیرخانه جنبه سند اداری پیدا نمی کند.
وظایف اساسی دبیرخانه درسازمان به شرح زیر است:
- دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در
صورت داشتن پیوست یا ضمایم) - ثبت اطالعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران
دبیرخانه. - ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطالح اداری
»ارجاع« گفته می شود. ارجاع می تواند به صورت دستی بر روی فیزیک نامه و یا به صورت الکترونیکی در اتوماسیون
اداری صورت پذیرد. - ثبت شماره نامه و تاریخ در دفتر ارسال مراسالت و تحویل فیزیک مکتوبات به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده .
در صورتی که این فرایند الکترونیکی صورت گیرد، فیزیک در محل از قبل تعیین شده نگهداری می گردد. - در مورد نامه های صادره نیز تمامی مراحل دریافت، ثبت و توزیع طی می شود.
- دریافت و کنترل نامه های صادره از نظر وجود پاراف، تعداد نسخ مورد نیاز، امضاء، صحت تعداد
پیوست ها )در صورت داشتن پیوست یا ضمایم(. الزم به ذکر است این فرایند می تواند به صورت الکترونیکی در
اتوماسیون اداری در سازمانها شکل گیرد. به این صورت که پیش نویس الکترونیکی توسط تایپیست یا کارشناسان
مربوطه تهیه و با گذر از کارتابل هر کارشناس، آن مرحله پاراف محسوب شده تا مرحله نهایی که امضاء نامه می باشد. - ثبت اطالعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران
دبیرخانه. - ارسال نامه به گیرندگان برون سازمانی که از طریق پست، ایمیل، شبکه دولت، اتوماسیون اداری، فاکس، تحویل ارباب
رجوع و یا غیره انجام می گیرد.
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
برخی از توانمندی های سرپرست دبیرخانه :
- توانایی کنترل فعالیت ها و فرآیندهای دبیرخانه
- توانایی برنامه ریزی و سازماندهی امور دبیرخانه
- توانایی انجام امور فنی دبیرخانه
- توانایی اجرای مقررات و آیین نامه های مربوط به دبیرخانه
- توانایی تهیه گزارش و ترسیم نمودار فعالیت ها
- توانایی آموزش نیروی انسانی دبیرخانه ها
نکته : سرپرست دبیرخانه نقش روابط عمومی مکتوب هر سازمان را ایفا می کند. در واقع اگر دبیرخانه از سازمانی حذف
شود پل ارتباطی مکتوب بین آن سازمان با سازمان های دیگر حذف می شود و این مقطع ارتباط یعنی عدم کارآیی و کارآمدی
آن سازمان .
نکته : فردی که بتواند از قدرت نظارت و کنترل فکری خود کمک بگیرد برای سرپرستی دبیرخانه مناسب است، داشتن
روحیه برنامه ریزی، ارتباط با واحدهای دیگر و خالقیت در بهینه کردن کارها بسیار مددرسان خواهد بود.
جایگاه سازمانی دبیرخانه :
دبیرخانه ابزار نیرومندی برای آسانسازی کارها، افزایش دقت و سرعت امور و بخصوص بستری مناسب برای ایجاد ارتباط
شفاف و سازنده بین مدیران، کارکنان و مراجعان سازمان میباشد.
دبیرخانه یکی از مهمترین واحدهای هر سازمان چه در سیستم دستی و چه در سیستم اتوماسیون اداری است. این امر
بخصوص در واحد اتوماسیون اداری مشهودتر می باشد. به عبارت دیگر قلب تپنده یک سیستم سازمانی از نظر مکاتبات واحد
دبیرخانه می باشد.
انواع ساختار دبیرخانه ها
دبیرخانه ها از نظر ساختار به شرح زیر تقسیم می شود:
1 -دبیرخانه متمرکز
در این روش کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در دبیرخانه مرکزی انجام میشود. در این روش هیچ
واحدی حق ثبت نامه را ندارد.
موارد استفاده از روش متمرکز :
- تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
- تعداد مراجعه کنندگان سازمان به دبیرخانه محدود باشند.
- نیروی انسانی و بودجه و امکانات سازمان محدود باشد.
- کلیه واحدهای سازمانی در یک ساختمان مستقر باشند.
- اختیارات مسئوالن واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
2 -دبیرخانه غیر متمرکز
در این روش کلیه عملیات مربوط به دریافت و ثبت توزیع مکاتبات به طور مستقل و جداگانه در هریک از واحدهای سازمانی
انجام می شود. به عبارتی هر یک از واحدهای سازمانی دارای دبیرخانه می باشد وکلیه امور دفتری را رأساً انجام می دهند.
موارد استفاده از روش غیر متمرکز:
- تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.
- سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیاری باشد.
- تعداد نیروی انسانی و بودجه وسایر امکانات کافی باشد.
- واحدهای سازمانی پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.
- اختیارات مسئوالن در مورد امضای مکاتبات گسترده بوده و تفویض اختیار شده باشد.
- واحدهای سازمانی وظایف بسیار تخصصی انجام دهند.
معایب روش غیر متمرکز :
- سرگردانی مراجعه کنندگان به سازمان ها به علت عدم آشنایی با وظایف کارکنان
- استفاده از امکانات و نیروی انسانی و وسایل فراوان برای سازمان
2 -دبیرخانه نیمه متمرکز
در این روش انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز در واحدی به نام مرکز دریافت و
توزیع انجام می گیرد. و با توجه به تصمیم گیری مدیران و نوع فعالیت سازمان و نیاز مجموعه، در این گونه دبیرخانه ها نوع
کار به صورت تلفیقی از روش متمرکز و غیر متمرکز انجام می گیرد.
با توجه به راه اندازی سیستم های اتوماسیون اداری درسازمان ها امکان استفاده از این روش به وجود آمده است.
در این روش کلیه نامه های وارده در دبیرخانه مرکزی ثبت و به گیرنده آن ارسال می گردد. الزم به ذکر است در صورتی که
اتوماسیون اداری در آن سازمان استقرار داشته باشد، انتخاب گیرنده یا گیرندگان به صورت الکترونیکی انجام و فیزیک نامه در
صورتی که بار مالی یا حقوقی نداشته باشد در محل دبیرخانه بایگانی می گردد.
انواع دبیرخانه
با توجه به نوع فرایند مکاتبات و مراسالت سازمان ها، دبیرخانه ها به شرح زیر تقسیم می شوند:
- – دبیرخانه سنتی (بستر ارتباطی کاغذ و انسان)
- – دبیرخانه سنتی – الکترونیکی (بستر کاغذ، انسان و فناوری اطالعات و ارتباطات)
- – دبیرخانه الکترونیکی (مدیریت انسان و بستر فناوری اطالعات و ارتباطات)
- – سازمان الکترونیکی ( مدیریت تمام ارتباطات اداری دستگاه به صورت یکپارچه و کاملا الکترونیکی)
دبیرخانه سنتی
در این نوع دبیرخانه کلیه امور ارسال و مراسالت مانند ثبت و صدور، دریافت و ارسال و بایگانی، به صورت دستی و کاغذی و بهه
دست نیروی انسانی انجام می شود.
بدیهی است به دلیل انجام امور توسط انسان به عنوان رکن اصلی کنترل فرایندها، وجود خطا جزء الینفک و بارز این نوع
دبیرخانه هاست.
شایان ذکر است که دبیرخانه سنتی می تواند در چارچوب متمرکز، نیمه متمرکز و غیر متمرکز عمل نماید.
دبیرخانه سنتی ـ الکترونیکی
با پیشرفت فناوری و لزوم ذخیره و بازیابی حجم بسیاری از اطالعات، رایانه و نرم افزار جزئی از الزامات و تکنولوژی جدایی
ناپذیر دبیرخانه ها شده است. به طور کلی دستگاهی که بخشی از مراسالت خود را به صورت دستی و بخشی را به صورت
الکترونیکی انجام می دهد، دبیرخانه سنتی – الکترونیکی نامیده می شود.
به طور مثال، دستگاهی که مراحل ثبت، صدور و ارجاع را الکترونیکی اما مرحله تهیه پیش نویس، پاراف، امضا را دستی و
کاغذی انجام می دهد در این حوزه قرار می گیرد.
دبیرخانه الکترونیکی
همان گونه که از نام این نوع دبیرخانه مشخص است، نگرش و تفکری الکترونیکی بر روند گردش مکاتبات اداری این
دبیرخانه آنلاین حاکم است. در این گونه دبیرخانه ها فرایندهای احصا شده براساس اتوماسیون اداری و ساختار سازمانی بازنگری و
بهینه گردیده و اجرا می شود. یکپارچگی بانک اطالعات، عدم وابستگی به زمان و مکان در عرضه خدمات، سرعت و سهولت در
امور، مدیریت یکپارچه و … از نشانه های بارز این نوع دبیرخانه هاست.
نوع تمرکز فرایندها با درصد پاسخگویی به نیازهای یک سازمان رابطه مستقیم داشته و هرچه تمرکز فرایندها در سیستم
بیشتر باشد پاسخگویی و رضایت مندی درون و برون سازمانی باالتر خواهد رفت.
سازمان الکترونیکی (دیجیتال)
در این حوزه ضمن گسترش قلمرو تفکر الکترونیکی در کلیه فرایندهای جاری دستگاه، امکان ارتباط الکترونیکی سامانه
مکاتبات با سایر سامانه های آن دستگاه فراهم می گردد و همه امور مکاتبات درون و برون سازمانی به صورت الکترونیکی شکل
می گیرد.
