کنترل مکاتبات :
با مطالعه و آشنایی به مراحل گردش نامه های وارده و صادره در یک سازمان، توجه به این نکات به منظور کنترل نامه ها توصیه
می شود:
کلیه نامه های وارده به هر روش که به سازمان وارد شود (پستی، ایمیل، اتوماسیون، فاکس و …) باید قبل از ارایه رسید ویا
دریافت آن از جهات زیر مورد بررسی قرار گیرند :
- برای جلوگیری از اشتباه نامه رسان در توزیع مکاتبات دریافت شده از پست، دقت در عنوان دریافت کننده و نام سازمان
گیرنده از اهمیت خاصی برخوردار است. - موضوع نامه باید با سازمان گیرنده آن ارتباط داشته باشد.
- وجود امضا ، تاریخ وشماره روی نامه ها ضروری است. همچنین در صورت داشتن پیوست، از کامل بودن آن باید اطمینان
حاصل نمود. - نامه ها پس از دریافت در دبیرخانه رایگان ثبت گردد و به واحد یا شخص اقدام کننده به صورت الکترونیکی یا دستی ارسال شود.
- نامه های محرمانه، شب نامه ها، نامه بدون هویت ارسال کننده، نباید در دبیرخانه عادی شماره شود. می بایست اینگونه
نامه ها تحویل مدیریت حراست گردد.
کلیه نامه های صادره به هر روش که تهیه شده باشد (الکترونیکی یا دستی) باید قبل از صدور آن از جهات زیر مورد بررسی
قرار گیرند:
- کسب اطمینان از مشخصات امضا کننده نامه (داشتن حق امضا) ضرورت دارد.
- صحت تعداد اوراق تایپ شده ورونوشت ها ، سوابق و پیوستها، باید بررسی شود.
- وجود شماره وتاریخ روی نامه الزامی است.
- پس از صدور نامه، بررسی شود نامه به چه نحوی ارسال گردد تا هم سریعتر به مقصد برسد و هم اینکه در هزینه ارسال
صرفه جویی شود.
کنترل نامه های وارده و صادره
مراحل مشروحه زیر در امر کنترل دریافت ، ثبت وصدور مکاتبات اداری به روش سنتی بدون استفاده از اتوماسیون اداری در یک
سازمان طی می شود :
- کلیه نامه های وارده به سازمان به واحد دبیرخانه ارسال و در صورت لزوم رسیداخذ می شود.
- کارشناس دبیرخانه نامه های وارده را دریافت وپس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعداد پیوست ها،
وجود شماره، تاریخ، سربرگ و امضا مجاز و سایر نکات الزم نسبت به ارایه رسید اقدام می کند. - متصدی ثبت، بر روی نامه های دریافت شده مهر ورود زده و اطالعات آن را در اتوماسیون مکاتبات وارد می نماید و کلیه
نکات اعم از مراجع، پیوستها و سابقه های قبلی در اتوماسیون الصاق می گردد. - پس از ثبت نامه ها واختصاص شماره وتاریخ به آنها ، در صورت عدم نیازبه ارسال فیزیک نامه به واحد گیرنده، سابقه در
بایگانی نگهداری میشود. - در صورت نیاز به ارسال فیزیک، نامه ها بر حسب واحد های اقدام کننده ، در دفاتر (ارسال مراسالت) یا (دفتر رسید) ثبت
شده وپس از تقسیم آن ها بین توزیع کنندگان نامه (نامه رسان ها) به واحد ویا مسئول اقدام ، تحویل و رسید اخذ می شود
یا پست میگردد.
پاسخ به مکاتبات وارده
نامه های صادره از سازمان، جوابیه ای است حاوی اقدام های انجام گرفته در خصوص موضوعات مطروحه در نامه وارده که
می تواند به صورت پی نوشت، یادداشت اداری یا نامه صادره باشد. به طور کلی مراحلی که یک نامه وارده در سازمان
گیرنده، طی می نماید به یکی از روشهای ذکر شده در ادامه مطالب می باشد :
الف : نامه های وارده ای که نیاز به پاسخ ندارند.
پس از دستور، مسئول اقدام کننده با قید عبارتی از قبیل : (اقدام گردید)، (پاسخ ندارد) و یا (مالحظه شد) آن را روی نامه ، به
بایگانی جهت ضبط و نگهداری ارسال می کند.
ب : نامه های وارده ای که باید به آن ها پاسخ داده شود.
مراحل زیر برای پاسخ دادن وصدور (ارسال) نامه ها طی می شود :
- بر اساس مفاد موضوع نامه وارده ، مسئول اقدام کننده ، پیش نویس نامه صادره را پس از مطالعه سوابق نامه واز طریق
مراجعه به پرونده (در صورت وجود سابقه در بایگانی) تهیه کرده وآن را پاراف (امضای موقت) می کند. - پس از تهیه پیش نویس درصورت لزوم ، مسئول مستقیم ومافوق ، آن را مطالعه ودر صورت تایید متن پیش نویس تهیه
شده ، دستور تایپ آن را صادر می کند. - پیش نویس تایپ شده مجددا به تهیه کننده ارایه می شود تا مورد کنترل وبازدید قرار داده شود. (الکترونیکی یا دستی)
- پس از کسب اطمینان از صحت نامه تایپ شده ، مسئول اقدام کننده در صورت داشتن حق امضا ، نامه را امضا ودر غیر
این صورت ، نسخه دوم یا سوم نامه را پاراف کرده وجهت امضای نهایی به مسئول و مقام امضا کننده ارسال می کند. - پس از انجام تشریفات مذکور ، نامه های صادره همراه نسخه وارده به دبیرخانه ارسال می شود. یا اگر پیش نویس
الکترونیکی تهیه شده، بعد از امضاء نهایی، از طریق اتوماسیون اداری در انتظار دبیرخانه ها قرار میگیرد. - الزم به ذکر است در صورت تهیه پاسخ به صورت الکترونیکی، گذر پیش نویس از کارتابل هر کارشناس و ارسال به مافوق
خود، تایید یا پاراف آن کارشناس محسوب می شود. - مسئول دبیرخانه پس از تحویل گرفتن نامه به صورت دستی واطمینان از تعداد نسخ، پیوست ها و امضای مجاز، آن را به
همراه نامه وارده به متصدی ثبت ارایه می کند. در صورتیکه پیش نویس در انتظار دبیرخانه قرار بگیرد، پیوستها و سوابق
نیز باید الکترونیکی توسط تهیه کننده یا تایید کننده پیش نویس انتخاب شده باشد.
بعد از اختصاص شماره و تاریخ به نامه و ثبت آن در اتوماسیون اداری مکاتبات (یا دفتر اندیکاتور) و الصاق کلیه سوابق و
پیوستها در سیستم، نامه تفکیک و نسخ اصل و رونوشت و نسخه مربوط به بایگانی مشخص و به مسئول توزیع نامه های
صادره تحویل تا مراحل ارسال آن را مهیا نماید..
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
نامه های صادره ای که درپاسخ نامه وارده نباشد.
به این سری نامه های صادره » نامه های صادره ابتدا به ساکن « نیز گفته می شود.
دراین نامه ها پیش نویس نامه با توجه به مطالب مورد نیاز تهیه وپس از تایید پیش نویس، نامه تایپ و پس از کسب اطمینان از
صحت تایپ آن ها و مراحل اخذ پاراف و امضا (فیزیکی یا الکترونیکی) به دبیرخانه جهت ثبت و ارسال مکاتبات، ارجاع می گردد
