اتوماسیون اداری:
یکی از پرکاربردترین انواع سیستم های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری میدهد، سیستم اتوماسیون اداری(SYSTEM AUTOMATIONS OFFICE ) است. در این سیستم، عموما گردش مکاتبات اداری در سازمان مورد توجه قرار میگیرد. ولی معموال دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه ها و دستورالعمل ها، ارسال و دریافت پیامهای شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی داخلی و … است.مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان ها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعتو دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. اتوماسیون اداری موجب میگردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات الزم به سهولت دراختیار مدیران قرارگیرد.
اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطالعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطالعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطالعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روشهای دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و لوازم و تجهیزات مصرفی ایجاد شود.
اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل
می کند.
حجم بزرگی از امور روزمره سازمان ها، امور دفتری هستند. میتوان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران(اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت هایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژهپردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم های اتوماسیون اداری و سایر سیستم های ارتباطی (نظیر سیستم های مدیریت اسناد) هستند.
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معموال
مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار میگرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص میداد، ولی هیچ گاه
مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهرهوری قرار نگرفته بود.
مزایای مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری
اثر مزایای مستقیم افزایش خدمات یا بهره وری و صرفه جویی در وقت یا نیروی کهار را به دنبال داشته و معمولا قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان امور مالی داشته باشد. این مزایا عبارتند از:
- حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری
- رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه
- افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطالعات و پشتیبانی از امور
- کم شدن فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق
- کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
- کم شدن هزینه مسافرتها و گردهمایی ها
- افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی
- افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطالعات
- رشد پدیده دور کاری (کار از راه دور)
مزایای غیر مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری
این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند
از:
- کاهش وابستگی به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر
- نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات
- به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهههای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد
- به دلیل ارائه بهتر اطالعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود
- رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطالعهاتی و قابلیت الزم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از :
- ایجاد تغییرات در محیط انسانی
- نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها
- پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها
- ایجاد اخالق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم
- مشکالت جسمانی کارکنان در کار با رایانه
- نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط برخی از مدیران و یا کارکنان
- کم شدن امنیت اطالعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.
دستاوردهای بکارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
- کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و غیره
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا ومراجعه آسان
- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
- امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مکان و هر زمان
- اعمال کنترل بر اطالعات طبقه بندی شده
- دقت در فرایند انجام عملیات و ثبت تمامی امور
- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- سهولت وسرعت در گردش عملیات
- امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امکان دسترسی به آن
پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری:
- اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
- شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
- فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
- تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
- ارائه آموزش های پایه به کاربران
نامه های اداری :
نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری و وسیله برقراری ارتباط محدود در داخل یا خارج از یک سازمان باشد و در برگه های مخصوص و استاندارد نامه نگاری یا نشانه و عنوان دستگاه مربوط و در قالب ارکان و اجزای مشخصی تهیه شود، اصطلاحا نامه اداری نامیده می شود. این گونه نامه های ویژگی هایی از جمله سرلوحه، آرم نامه، شماره، تاریخ، پیوست میباشند و دارای عنوان گیرنده که با کلمه “به” شروع می شود و موضوع که دربرگیرنده یک جمله یا شبه جمله کوتاه و گویا و شفاف است که خالصه ای از متن نوشته شده را در بر دارد.
موضوع نامه هم برای گیرنده نامه از لحاظ پی بردن به مفهوم نامه در کوتاه ترین زمان و هم برای کاربران دبیرخانه رایگان که اطالعات آن را در دفتر اندیکاتور یا در اتوماسیون اداری مکاتبات وارد می نمایند به لحاظ تسریع در ثبت، اهمیت دارد.
یک نامه اداری عالوه بر موارد پیشگفت باید دارای امضا، تاریخ، شماره باشد و نیز نوع نگارش در آن رعایت شده و در ضمن باید در رابطه با کارها و وظایف اداری بوده و مراحل تشکیل یک نامههای اداری را طی کرده باشد.
یادداشت های اداری
به نوشته هایی می گویند که تمام ویژگی های نامه های اداری را ندارد. در شرایطی مسئول ذیصالح به منظور سرعت بخشیدن به کاری، یا توقف کاری می تواند آنچه مورد نظرش است، به صورت یادداشت اداری به مقام دیگر بنویسد و درخواست کند.
- نامه های صادره :شامل نامه هایی است که از یک سازمان به سازمان دیگر فرستاده می شود.
- نامه های وارده :شامل نامه هایی است که از سازمانهای و یا افراد دیگر وارد سازمان شده است.
- اسناد محرمانه :شامل اسنادی است که برمال کردن و افشای آن غیر مجاز بوده و باعث بروز خساراتی شده یا این که
همه افراد مجاز به آگاهی از آنها و یا باز کردن آنها نباشند. محل توزیع و ثبت نامه های محرمانه اداره حراست است.
انواع اسناد محرمانه
- اسناد به کلی سری: افشای غیر قانونی آن باعث خسارت جبران ناپذیری می شود.
- اسناد سری: اسنادی که امنیت جامعه و کشور را از بعد اقتصادی – فرهنگی – آموزشی بررسی می نماید.
- نامه های خیلی محرمانه: افشای زودهنگام آن باعث ضرر و زیان شده و یا اگر منافعی برای بیگانگان یا افراد ناصالح
داشته باشد باعث سوء استفاده آنها می شود. - نامه های محرمانه: اهمیت و اثر آن از نامه های خیلی محرمانه کم تر است و به مسائل و منافع افراد و اشخاص مربوط است که الزم نیست سایر افراد از موضوع آن باخبر شوند، بدیهی است نوع آن در پشت پاکت با مهر مشخص می شود.
نکته : بدیهی است که طریقه نگهداری اسناد محرمانه با دیگر نامه ها تفاوت دارد و مسئولیت ثبت و نگهداری این گونه نامه ها در دفتر بایگانی نمی باشد بلکه در دفتر حراست هر اداره می باشد و تا هر زمانی که الزم باشد نگهداری می شوند و چنانچه قرار باشد به سازمان دیگری فرستاده شود باید در دو پاکت با الیه سیاه ارسال شود که در یک پاکت مخصوص دفتر حراست و یک پاکت مخصوص گیرنده نامه است. به اسناد محرمانه اسناد طبقه بندی شده هم گفته می شود.
