انواع نامه اداری :
پرکاربردترین مکاتبه ها در سازمان ها را نامه های اداری تشکیل می دهند. این نامهها را می توان با توجه به الگوهای مختلفی از جمله سطح سازمانی، مقام اداری گیرنده ، پایگاه اداری و امنیتی تقسیم بندی کرد.
از نظرسطح سازمانی :
نامه های اداری را از نظرسطوح سازمانی یعنی از این منظر که نویسنده و گیرنده نامه داخل یا خارج از یک سازمان باشد، می توان به دو دسته نامه های داخلی و خارجی تقسیم کرد.
استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها در بخش های مختلف پیشنهاد می شود.
نامه های داخلی:
به مکاتباتی گفته می شود که در داخل سازمان بین واحدهای مختلف صورت می گیرد که اهم
آنها به شرح زیر است:
- نامه بین دو واحد هم سطح
- نامه از واحد باالتربه واحد پایین تر
- نامه واحد پایین تر به مقام یا واحد باالتر
- نامه ازطرف یک کارمند به یک واحد
- و نامه از طرف یک واحد به یک کارمند.
o نامه های خارجی:
به مکاتباتی گفته می شود که با خارج از سازمان انجام می شود. اهم نامه های خارجی براساس مخاطبان آنها عبارتند از:
- نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارتخانه
- نامه به یک وزارتخانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن
- نامه به یک شخص حقوقی
- نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی
از نظر مقام اداری گیرنده:
یکی دیگر از تقسیم بندی های ارائه شده برای نامه های اداری از لحاظ مقام اداری گیرنده است از این منظر می توان نامه های اداری را درسه سطح زیر بازشناخت:
– سطح یک: نامه های اداری که با عناوین مقام معظم رهبری، رئیس مجمع تشخیص مصلحت نظام، رؤسای قوای
سه گانه، وزرا، معاونین رئیس جمهور، مقام های همتراز صادر می شوند.
– سطح دو: نامه های اداری که با عناوین روسای دفترهای مقام معظم رهبری و سران قوای سهگانه، مشاوران رئیس
جمهور، معاونان وزرا، استانداران، رؤسا و معاونان اداری و مالی و دیگر معاونان سازمان ها و مراکز مستقل و مقام های
همتراز آنها صادر می شوند.
– سطح سه: نامه های اداری که با عنوان هایی جدا از عنوان های باال صادر می شوند.
ازنظر پایگاه اداری :
نامه های اداری از نظرپایگاه اداری به نامه های دستوری، هماهنگی، بازدارنده، درخواستی قابل
تقسیم می باشند.
– نامه های دستوری: محتوای مثبت دارندو ازمقام باال به پایین نوشته می شوند.
– نامه های هماهنگی:محتوای مثبت دارند و دو جایگاه مساوی را به لحاظ مقام شامل می شوند.
– نامه های بازدارنده: این نامه ها محتوای منفی دارند و توسط مقام های باال به پایین نوشته می شوند.
– نامه های درخواستی: محتوای مثبت دارند و از سوی مقام پایین تر نوشته می شوند.
– از نظرامنیتی : نامه های اداری از نظر امنیتی به دو نوع کلی نامه های عادی و طبقه بندی شده (محرمانه و خیلی محرمانه، سرّی و فوق سرّی) تقسیم می شوند.
اجزای نامه های اداری :
هر نامه اداری از 6 بخش تشکیل می شود:
- سرلوحه
- عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه
- متن نامه
- امضاء نامه
- گیرنده رونوشت
- نشانی و تلفن
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
سرلوحه :
سرلوحه نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطالق می گردد که معموالً در باالی کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارت
خانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسالمی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه ویا سازمان، شماره و تاریخ و پیوست می باشد.
عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه
منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت است از شخص یا مقام سازمانی یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود. عنوان
گیرنده نامه با کلمه (به) شروع می شود.
عنوان فرستنده نامه:
منظور از فرستنده نامه عبارت است از شخص مقام سازمانی سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته می شود. بیان
کننده ی عنوان فرستنده نامه کلمه (از)می باشد.
موضوع نامه:
منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد. موضوع نامه با کلمه (موضوع)مشخص می گردد.
متن نامه :
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چندسطر باشد و یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.
امضای نامه:
مسئولیت نهایی هر نامه بر عهده فرد یا مقام سازمانی است که نامه به وسیله وی امضا می شود. در اینجا منظور از مشخصات امضاء
کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضا می کند و عبارت است از نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان
سازمانی وی در سطر دوم که بعد از متن نامه نوشته می شود.
گیرندگان رونوشت:
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی و اشخاصی هستند که می بایست رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد.
نشانی و تلفن :
شامل نشانی کامل پستی، کد پستی، صندوق پستی، تلفن، دورنگار و پست الکترونیکی می باشد.
