مفهوم نامه ی اداری
نامه اداری نوعی از نامه نگاری است که برای ارتباطات رسمی بین سازمانها یا درون یک سازمان استفاده میشود. این نامه‌ها بسته به نوع آن(درون سازمانی/ برون سازمانی) دارای ساختار و قالبی مشخص هستند و از ادبیات رسمی در نگارش آنها استفاده میشود. نامه های اداری بین سازمان ها به دو دسته صادره و وارده تقسیم می شوند.
نامه های اداری هر سازمان به واحد دبیرخانه آن تحویل و ثبت می شود که ممکن است به شکل سنتی و دستی و یا فرم امروزی آن یعنی نرم افزار دبیرخانه باشد.
هدف از نوشتن نامه اداری چیست؟
نامه اداری ممکن است درون سازمانی یا برون سازمانی باشد و معمولا هدف از نگارش نامه اداری یکی از موارد زیر می باشد:
- انتقال اطلاعات و دستورات
- درخواست یا ارائه گزارش
- دعوت به جلسات یا مراسم
- ابلاغ قوانین و مقررات
- تبریک یا تسلیت
- تشکر و قدردانی
اجزای اصلی یک نامه اداری شامل:
- سربرگ: شامل نام و لوگوی سازمان، تاریخ، شماره نامه، آدرس و اطلاعات تماس فرستنده
- مشخصات گیرنده: نام و سمت گیرنده نامه و نام سازمان مربوطه
- موضوع: عنوان کلی نامه
- متن نامه: شامل پیام اصلی نامه
- پایان نامه: شامل عباراتی مانند با احترام، با تشکر و …
- امضاء و نام و نام خانوادگی فرستنده: به همراه مهر یا امضاء الکترونیکی (در نرم افزار اتوماسیون اداری)
انواع نامه های اداری
نامه‌های اداری به عنوان ابزارهای اصلی ارتباطات رسمی در سازمانها، نقشی کلیدی در اطلاع‌رسانی، ابلاغ دستورالعمل‌ها، هماهنگی و انجام امور سازمانی ایفا می‌کنند. تنوع و گستردگی این نوع مکاتبات، نیازمند دسته‌بندی اصولی و علمی برای انتخاب نوع مناسب نامه در هر موقعیت است. دسته بندی نامه اداری بر چند نوع می باشد که در ادامه به انواع مکتوب های اداری اشاره می کنیم:
طبقه بندی انواع نامه اداری
طبقه‌بندی بر اساس سطوح سازمانی:
نامه‌های درون‌سازمانی
این دسته از نامه‌ها در چارچوب یک سازمان و بین واحدها یا کارکنان آن مبادله می‌شوند. هدف از این نوع مکاتبات، ابلاغ دستورالعمل‌ها، هماهنگی امور، ارائه گزارش‌ها و به‌طور کلی تسهیل فرآیندهای داخلی سازمان است.
نامه‌های برون‌سازمانی
این نوع نامه‌ها ارتباطات رسمی سازمان را با ذینفعان خارجی مانند سایر سازمانها، نهادهای دولتی، ارباب‌رجوعان و … برقرار می‌کنند. نامه صادره (ارسالی به خارج از سازمان) و نامه وارده (دریافتی از خارج از سازمان) در این دسته قرار می‌گیرند.
طبقه‌بندی بر اساس قالب نامه:
نامه اداری
رایج‌ترین نوع نامه اداری، با ساختاری منظم و شامل سربرگ، تاریخ، شماره، امضاء و … . برای مکاتبات رسمی، ابلاغ دستورالعمل‌ها، ارائه گزارش‌ها، دعوت به جلسات و … کاربرد دارد.
نامه فرم
قالبی از پیش تعیین شده برای جمع‌آوری اطلاعات مشخص. شامل پرسش‌ها و گزینه‌های از پیش تعریف شده. برای نظرسنجی، درخواست، ثبت اطلاعات و … استفاده میشود.
نامه گزارش
ارائه اطلاعات و یافته‌ها در مورد موضوعی خاص به صورت مدون. شامل بخش‌های مختلف مانند مقدمه، بدنه، نتیجه‌گیری و پیوست‌ها. برای ارائه اطلاعات به مدیران، ذینفعان یا مراجع ذیصلاح کاربرد دارد.
نامه صورت‌جلسه
ثبت مصوبات، مباحث و تصمیمات اتخاذ شده در جلسات. شامل مواردی مانند زمان و مکان جلسه، حاضران، دستور جلسه، مباحث، مصوبات و … . برای مستندسازی تصمیمات و پیگیری تعهدات کاربرد دارد.
نامه حکم
ابلاغ تصمیمات اداری یا قضایی به اشخاص حقیقی یا حقوقی. شامل مواردی مانند مشخصات طرفین، موضوع حکم، استدلال و تصمیم نهایی. در مواردی مانند استخدام، بازنشستگی، تنبیه، مجازات و … صادر میشود.
نامه بخشنامه
ابلاغ دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها و قوانین کلی به کلیه واحدها یا کارکنان سازمان. شامل مواردی مانند موضوع بخشنامه، متن بخشنامه، تاریخ ابلاغ و امضاء مقام صادر کننده. برای ایجاد وحدت رویه و انضباط در امور سازمانی کاربرد دارد.
نامه دستورالعمل
ارائه گام به گام نحوه انجام یک کار یا فرآیند خاص. شامل مراحل دقیق، نکات کلیدی و ابزارهای مورد نیاز. برای آموزش کارکنان، راهنمایی ارباب‌رجوعان و استانداردسازی فرآیندها استفاده میشود.
آگهی یا اطلاعیه
اطلاع‌رسانی عمومی در مورد رویدادها، فرصت‌ها، قوانین و … . شامل عنوان، متن، تاریخ، امضاء و … . برای آگاهی‌رسانی به ذینفعان و مخاطبان هدف کاربرد دارد.
نامه احکام اداری
ابلاغ وظایف، اختیارات و شرح وظایف شغلی به کارکنان. شامل مواردی مانند مشخصات فرد، سمت سازمانی، وظایف و اختیارات و … . برای تعیین تکلیف و سازماندهی امور اداری کاربرد دارد.
طبقه‌بندی بر اساس متن یا ماهیت موضوع:
نامه های خبری
نامه خبری یک نوع متن رسمی است که به صورت کتبی یا الکترونیکی نوشته میشود و اطلاعات خبری را به مخاطبان منتقل می‌کند. اینگونه نوشته ها به صورت اطلاع رسانی، که از مقام بالا به پایین و از پایین به بالا ابلاغ می شود.
نامه های بازدارنده
نامه بازدارنده نوعی نامه اداری است که به منظور جلوگیری از انجام کار یا ادامه فعالیتی خاص به مخاطب ارسال میشود. این نوع نامه در شرایطی به کار می‌رود که لازم است جلوی ضرر یا اتفاقی ناگوار گرفته شود، یا فعالیتی به دلیل عدم انطباق با قوانین یا مقررات، اخلاقیات یا مصلحت سازمان یا جامعه متوقف شود.
نامه های درخواست
نامه درخواست نوعی نوشته رسمی است که برای تقاضای چیزی به شخص یا سازمانی خاص ارسال میشود. این نوع نامه در شرایطی به کار می‌رود که لازم است به طور رسمی و کتبی درخواستی را مطرح کرد.
نامه های هماهنگی
نامه هماهنگی نوعی مکاتبه اداری است که به منظور ایجاد هم‌ترازی و انسجام در انجام وظایف و فعالیت‌ها بین واحدهای مختلف یک سازمان یا اشخاصی واحد مبادله و از مقام بالای به واحدهای زیر مجموعه فرستاده می شود. هدف آنها، ایجاد یک تفاهم مشترک و برنامه‌ریزی برای انجام وظایف به صورت هماهنگ و منسجم است.
نامه های دستوری
این نوع نامه معمولاً برای ارسال دستورات اداری، فنی، یا حتی اخطارهای قانونی استفاده میشود که از مقام بالا به واحدهای پایین خطاب میشود این نوع نامه‌ها به صورت صحیح و رسمی نوشته می‌شوند و باید از اصطلاحات مناسب و زبان رسمی استفاده کنند که در واقع برای انجام کار یا نتیجه نهایی کار ابلاغ می شود.
طبقه‌بندی بر اساس درجه امنیت و اهمیت:
نامه‌های عادی
این دسته از نامه‌ها حاوی اطلاعات عمومی بوده و از نظر طبقه‌بندی امنیتی در سطح پایینی قرار دارند.
نامه‌های محرمانه
شامل اطلاعات حساس و محرمانه بوده و طبق ضوابط سازمانی بایستی با احتیاط بیشتری مبادله و نگهداری شوند.
نامه‌های خیلی محرمانه
مهم‌ترین و حساس‌ترین اطلاعات سازمانی در قالب این نوع نامه‌ها منتقل می‌شوند و بالاترین سطح حفاظت امنیتی برای آنها اعمال می‌گردد.
طبقه‌بندی بر اساس نوع اقدام:
نامه‌های عادی
این دسته از نامه‌ها که حجم قابل توجهی از مکاتبات اداری را شامل می‌شوند، از طریق مسیرهای ارتباطی معمول و در چارچوب زمان‌بندی استاندارد رسیدگی و اقدام می‌شوند. موضوعات این نوع نامه‌ها غالباً شامل ابلاغ دستورالعمل‌ها، ارائه گزارش‌ها، هماهنگی امور، دعوت به جلسات و … است.
نامه‌های فوری (اقدام‌دار)
در مقابل نامه‌های عادی، نامه‌های فوری یا اقدام‌دار، نیازمند پیگیری و اقدام فوری توسط گیرنده هستند. این دسته از نامه‌ها با هدف تسریع در انجام امور مهم و حساس ارسال می‌شوند و از اهمیت ویژه‌ای در نظام اداری برخوردارند.
تقسیم‌بندی نامه‌های فوری معمولا به صورت زیر است و ممکن است بر اساس قوانین هر سازمان متفاوت باشد.
با توجه به درجه فوریت و اهمیت اقدام، نامه‌های فوری به دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:
- نامه‌های فوری: حداکثر تا 48 ساعت پس از دریافت، باید مورد رسیدگی و اقدام قرار گیرند.
- نامه‌های خیلی فوری: رسیدگی به این نوع نامه‌ها باید حداکثر تا 24 ساعت پس از دریافت انجام شود.
- نامه‌های اقدام سریع یا آنی: گیرنده موظف است به محض دریافت این نوع نامه‌ها، نسبت به اقدام و پاسخگویی به آن اقدام نماید.
تفاوت نامه های اداری با یادداشت های اداری در چیست؟
کاربرد یادداشت های اداری بیشتر در درون سازمان ها است. یادداشت های اداری مانند نامه های اداری دارای فرآیند خاص و اصول خاصی نیستند. البته در یادداشت های اداری امضا افراد در اکثر مواقع بسیار مهم است. کاربرد آن ها بیشتر در این است که از طرف پرسنل، برای بهبود و افزایش سرعت امور در حال انجام، نوشته شوند. این نوشته ها در برخی مواقع به عنوان سند استفاده می شوند و به دفتر بایگانی فرستاده می شوند.
نامه صادره و وارده چیست؟
در نظام‌های اداری مُنظم و پویا، گردش صحیح اطلاعات و مکاتبات بین واحدها، سطوح سازمانی و ذینفعان خارجی، نقشی حیاتی در انجام وظایف و نیل به اهداف سازمانی ایفا می‌کند. در این میان، نامه‌ها به عنوان ابزار اصلی ارتباطات رسمی، از جایگاهی کلیدی برخوردارند. تفکیک دقیق و اصولی نامه‌های وارده و صادره، به عنوان رگ‌های حیاتی نظام اداری، ضرورتی اجتناب‌ناپذیر برای ارتقای نظم، انسجام و کارایی در گردش اطلاعات و مکاتبات قلمداد میشود.
تعریف نامه‌های وارده و صادره:
نامه وارده چیست؟
نامه‌ای رسمی است که از خارج از سازمان، توسط افراد حقیقی یا حقوقی مانند ارباب‌رجوعان، سازمانها، نهادهای دولتی و … به منظور ارائه درخواست، گزارش، طرح موضوع یا هر نوع مکاتبه دیگری به داخل سازمان ارسال شده و در کتاب صادره و وارده (یا همان دفتر اندیکاتور) ثبت می شود.
نامه صادره چیست؟
نامه‌ای رسمی است که از داخل سازمان، توسط واحدها، سطوح سازمانی یا مقامات مختلف برای پاسخ به درخواست‌ها، ارائه گزارش، ابلاغ دستورالعمل‌ها، دعوت به جلسات و … به ذینفعان خارجی ارسال میشود.
مسیر گردش نامه های صادره و وارده به چه صورت است؟
نامه وارده: پس از دریافت در دبیرخانه سازمان ثبت و به واحد مربوطه ارجاع میشود. واحد مربوطه موظف است پس از بررسی دقیق نامه، اقدامات لازم را انجام داده و پاسخ را به صورت نامه صادره به دبیرخانه ارسال کند. دبیرخانه نیز نامه صادره را ثبت و به گیرنده ارسال می‌کند.
نامه صادره: در دبیرخانه سازمان ثبت و جهت امضاء و تایید به واحد مربوطه ارسال میشود. پس از امضاء و تایید، دبیرخانه نامه را به واحد ارسال مرسولات تحویل می‌دهد تا به گیرنده ارسال شود.
اهمیت تمایز نامه‌های وارده و صادره:
سازماندهی و نظم: تفکیک دقیق این نوع نامه‌ها، نظم و انسجام را در گردش اطلاعات و مکاتبات اداری ارتقا می‌بخشد و از هرگونه هرج و مرج و بی‌نظمی جلوگیری می‌کند. نامه های صادره و وارده بسته به انتخاب سازمان در دفتر اندیکاتور (کتاب صادره و وارده) تک یا دو دفتری توسط کارمند دبیرخانه ثبت می شوند.
پیگیری و پاسخگویی: با تفکیک این نوع نامه‌ها، فرآیند پیگیری و پاسخگویی به درخواست‌ها و مکاتبات به طور دقیق، مستند و منظم انجام میشود و از بروز تأخیر و مشکلات احتمالی جلوگیری به عمل می‌آید.
آرشیو و نگهداری: بایگانی و نگهداری نامه‌های وارده وصادره به تفکیک، امکان جستجو و دسترسی آسان به اطلاعات و سوابق را فراهم می‌کند و از اتلاف وقت و گم شدن نامه‌ها جلوگیری می‌کند.
ارزیابی و گزارش‌دهی: بر اساس آمار و اطلاعات استخراج شده از نامه‌های صادره و وارده، میتوان عملکرد واحدها، میزان تعامل با ذینفعان، چالش‌های موجود و نقاط قوت و ضعف را به طور دقیق ارزیابی و گزارش‌دهی کرد.
کنترل و طبقه بندی نامه های اداری
مقام مجاز برای تشخیص و انتخاب درجه هر سند مشخص ، تهیه کننده آن است . برای اجتناب از اشتباه در تشخیص درجه محرمانه بودن اسناد ، باید اعضای عالی رتبه ، نسبت به تعیین میزان و نوع محرمانه بودن سند تصمیم گیری کنند.
در مواردی که تردیدی در مورد انتخاب درجه برای سندی پیش آید ، با مشارکت مسئول حراست سازمان مربوطه ،درجه مناسب انتخاب خواهد شد.
سازمان ها برای طبقه بندی منسجم تر و دسترسی راحت تر به اسناد و مدارک از نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار بایگانی، نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه و… استفاده می کنند.برای مطالعه مطلب اختصاصی نامه های صادره و وارده چیست میتوانید به مقالات دیگر وبلاگ مراجعه کنید.
ثبت و بایگانی اسناد محرمانه
– ثبت و بایگانی اسناد طبقه بندی شده باید در دفتری جدا از دفتر اندیکاتوردبیر خانه مرکزی صورت گیرد.
مسئولیت نظارت و اجرای دقیق مقررات مذکور در این قسمت با مسئول اسناد دفتر مرکزی حراست است.
در هر برگی از طبقه بندی نامه های اداری ، باید درجه محرمانه بودن آن در بالا و پایین صفحه کاغذ نشان داده شود هر موقع که یک سند درچند برگ تنظیم شده باشد ، باید تمام اوراق شماره گذاری شده و تعداد کلیه برگ های سند روی کلیه صفحات نوشته شود ، به طور مثال صفحه اول از صفحه 20
مقام اشخاص نمی تواند برای مطالعه اسناد طبقه بندی شده ایجاد حق کند ، بنابر این اصل نیاز به اطلاع و مجاز بودن باید شدیدا رعايت شود.
براي اسناد به كلي سري و سري كه به طور جداگانه ازپرونده به ساير واحد ها ارسال مي شود، بايد يك نسخه كپي از آن به در خواست كننده تحويل داده شده و اصل سند در پرونده مربوطه بايگاني شود.
در آخر وقت اداري ، براي حصول اطمينان از طبقه بندی نامه های اداری، پيش نويس ها و امثال آن را بايد در جاي محفوظ نگهداري كرد.
اسناد به كلي سري و سري و خيلي نامه های محرمانه كه به خارج از سازمان ارسال مي شود بايد در داخل دو پاكت گذاشته شود ، پاكت داخلي به عنوان گيرنده اصلي نامه تنظيم و لاك و مهر شده و درجه محرمانه بودن آن روي پاكت قيد شود.
اسناد به كلي سري و سري بايد فرم رسيد را امضا كرده و نزد ارسال كننده نامه عودت دهد.
توانايي امحا پرونده
تعیین تاریخ و تشخیص مرزدقیق پرونده های جاری، نیمه جاری و راکد و قابل امحا از یکدیگر مشکل بوده و نمیتوان استاندارد مشخصی برای تفکیک آن ها ارایه کرد .
به طورکلی، توجه به تعاریف زیرکه تاحدودی مورد قبول صاحب نظران این فن میباشد توصیه شده است.
الف:پرونده های جاری
این سری از پرونده ها شامل مکاتباتی هستند که محتویات آنها در جریان اقدام باشد حتی اگر مراجعه به آنها بسیار محدود باشد مانند پرونده های پرسنلی که صاحب آن شاغل است و با پرونده های قضایی که هنوز در مورد آن حکمی صادر و تصمیمی اتخاذ نشده است.
ب:پرونده های نیمه جاری
پرونده هایی که حداکثر دوسال از آخرین اقدام در مورد آنها گذشته ولی احتمال مراجعه به آنها بسیار زیاد است در ردیف پرونده های نیمه جاری به شمار می رود.
ج:پرونده های راکد
مشخصات این پرونده را میتوان به شرح زیر ذکر نمود:
این گروه از پرونده ها پرونده هایی هستند که دو سال از آخرین اقدام در مورد آنها گذشته است.
-پرونده هایی که محتویاتشان بر اثر مرور زمان مورد استفاده و مراجعه ی مستمرنباشد.
-پرونده هایی که به کارکنان مربوط باشد (پرونده های کارمندی ) و از تاریخ بازنشستگی صاحب آن و پس از تسجیل بازنشستگی یک سال گذشته و یا صاحب پرونده استعفا کرده و یا فوت شده باشد. پرونده های کارمندی در ردیف پرونده هایی محسوب میگردندکه نگهداری آنها برای همیشه الزامی است و فقط از محل بایگانی جاری به بایگانی بازنشستگان و یا… منتقل می گردد.
د:پرونده های قابل امحا:
شامل پرونده هایی هستند که به تشخیص سازمان ذیربط و با تایید سازمان اسناد ملی ایران قابل امحا بوده و یا به آرشیو ملی منتقل می شود
آيين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آنها:
ماده اول وزارتخانه ها و موسسات دولتي و وابسته به دولت موظفند براساس دستورالعمل سازمان اسناد ملي ايران پس از بررسي و ارزش يابي اسناد و اوراق راكد خود آنچه را كه از لحاظ اجراي وظايف و مسئوليت هاي قانوني آنان ونيز حفظ حقوق افراد مورد استفاده و قابل استناد ندانند، تعيين كنند و با راهنماي سازمان اسناد ملي ايران فهرست هاي مشروح و جداول زماني آنها را با ذكر مشخصات كامل رديف هاي مختلف به سازمان اسناد ملي ايران ارسال دارند
تبصره 1-
اسناد و اوراق راكد در اين آيين نامه عبارت است از: كليه نوشته ها،نامه ،گزارش ،صورت جلسه ها و صورت مجلس ها، قراردادها، عهدنامه ها ، ابلاغ ها، فرمان ها ، نمونه ها و فرمها، دفترها و پرونده ها،قبوض،نسخه ها،بارنامه ها، مدارك و سوابق تحصيلي ، نمودارها ، نقشه ها، عكسها ،كليشه ها، فيلم ها و ميكرو فيلم ، صفحه ها و نوارهاي ضبظ صوت و ساير اسناد و مداركي كه توسط مقامات و دستگا ههاي دولتي و وابسته به دولت در اجراي وظايف و تكاليف قانوني و اداري به تشخيص وزارتخانه ها يا موسسه مربوط مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.
مفهوم اوراق زائد :
اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه‌هاي اضافي و مجلدات چاپي و نشريه و جزوه و مانند آنها و همچنين اسناد و اوراق راكدي است كه با رعايت مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران و ساير مقررات، ارزش نگهداري نداشته باشد.
لازم به يادآوري است كه قراردادهاي دولتي و عهدنامه‌ها و فرمانها به هر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهند شد. شوراي اسناد ملي تنها مرجع رسمي در كشور است كه مجوز امحا صادر مي‌كند براي اين منظور همه دستگاههاي دولتي مكلفند كه قبل از هرگونه تصميم گيري در مورد اسناد خود با كارشناس رابط آن دستگاه در آرشيو ملي تماس گرفته و نسبت به انعكاس موضوع و پيگيري آن اقدام كنند.
دستوالعمل تشخيص اوراق زايد و ترتيب امحا آنها شامل مراحل زير است:
1- برنامه ريزي و تهيه مقدمات كار : مقام مسئول موظف خواهد بود با توجه به شرايط و مشخصات اسناد پرونده هاي راكد را تهيه و اقدامات لازم را به عمل آورد يعني تعيين مجريان ، پيش بيني وسايل مورد نياز ، برآورد زمان لازم براي اجراي كار و در نهايت پيش بيني تمام هزينه ها .
2-بررسي و صورت برداري: اسناد ومدارك راكد بررسي و صورت برداري مي شود و در فرم هاي مخصوص در ج مي شود وبراساس موضوع تفكيك و دسته بندي مي شود .
3-ارزش يابي: بعد از نتيجه ي صورت برداري اين فرم ها براي ارزش يابي نزد مقام مسئول فرستاده مي شود و نام برده با توجه به مسئوليت هاي وزارتي خود و با رعايت مقررات با تشكيل جلسه
پرونده ها را مورد بررسي و نتيجه ارزش يابي را به يكي از سه صورت هاي زير اعلام مي نمايد :
الف) قابل امحاء : در اين ستون علت قابل امحاء بودن سند بيان مي شود.
ب) قابل نگهداري موقت : در اين ستون توجيه علت مدت نگهداري تعيين ميشود.
ج) قابل نگهداري دائمي : در اين ستون علت با ارزش بودن سند بيان ميشود.
4- تفكيك و بسته بندي: بعد از بررسي و صورت برداري پرونده ها براساس طبقات سه گانه ارزش يابي تفكيك مي گردند و در جعبه ها يا كارتن هاي مقوايي قرار مي گيرند و روي هر يك از آنها شماره ي ترتيب پرونده هاو محتواي آنها نوشته مي شود.
5- تهيه و ارسال فهرست اوراق قابل امحا: مشخصات پرونده هاي قابل امحا در فرم هاي مخصوص در سه نسخه تنظيم مي شوند و با امضاي مقام مسئول امور اسناد برسد و نسخه ديگر براي تصميم نهايي به سازمان اسناد ملي ايران فرستاده مي شود و نسخه سوم به وسيله وزارتخانه يا موسسه دولتي نگهداري مي شود.
حفاظت از اسناد و مدارك
عوامل مختلفي باعث از بين رفتن و غيرقابل استفاده شدن اسناد و مدارك در آرشيوها و بايگاني ها مي گردد كه فهرست وار به پاره اي از آنها اشاره مي شود :
– كاغذ معمولا از نسوج سلولزي تشكيل شده است. اين ماده در برابر رطوبت زياد (رطوبت بالاتر از 65 درصد)تغيير حالت مي دهد.
– خشكي زياد محيط نگهداري مدارك نيز موجب خشك و شكننده شدن كاغذ شده و در نتيجه آنها را از بين مي برد (دماي بالاتر از 22 درجه سانتيگراد)
– مناسب ترين ميزان رطوبت هوا 50 در صد در نظر گرفته مي شود.
– رطوبت زياد و حرارت بيش از 33 درجه موجب رشد قارچ ها و باكتري ها گرديده و اين قارچ ها از كاغذ تغذيه نموده و در نتيجه موجب از بين رفتن اسنادو مدارك خواهد شد.
– هوا آلوده به خصوص گارهاي سمي مانند گاز SO4H2 موجب فاسد شدن كاغذ مي شود.
– ساير گازهاي مخرب اسناد را مي توان اكسيد هاي ازت(NO ) كلرورها و اوزن را نام برد.
– انواع مختلف قارچ ها كه اصطلاحا به كپك معروف است اثر نامطلوبي روي اسناد مي گذارد.
– حشرات موذي ، جونده ها نيز از جمله عوامل مخرب اسناد مي باشد كه با در نظر گرفتن محل مناسب ، قفسه هاي مناسب و ضدعفوني كردن مناسب بايكاني مي توان با اين عوامل مبارزه كرد.
-حوادث طبيعي به خصوص سيل ، آتش سوزي ها از عوامل مخرب يه شمار مي روند پيش بيني نكات ايمني از برزو اين حوادث بايد مورد توجه خاص مسئولان قرار گيرد.
-بي توجهي بعضي پرسنل بايگاني در امر نگهداري نيز مي توان در اين مورد يادآوري نمود.
تحول در مکاتبات سازمانی: اتوماسیون اداری در عصر دیجیتال
در عصر حاضر، فناوری اطلاعات و ارتباطات نقشی حیاتی در تمامی ابعاد زندگی ایفا می‌کند و عرصه سازمانها و ادارات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. اتوماسیون اداری به عنوان یکی از زیر مجموعه‌های کلیدی این فناوری، تحولات چشمگیری در فرآیندهای سنتی و دستی انجام امور اداری ایجاد کرده است. نامه نگاری به عنوان یکی از ارکان اصلی ارتباطات سازمانی، از جمله حوزه‌هایی است که تحت تأثیر این دگرگونی قرار گرفته و مزایای قابل توجهی را به ارمغان آورده است.
مزایای اتوماسیون اداری در نامه‌نگاری سازمانی:
سرعت و دقت: گردش نامه‌ها و مکاتبات اداری با استفاده از این نرم افزار به طور چشمگیری سرعت می‌یابد و خطاهای انسانی ناشی از فرآیندهای دستی به حداقل می‌رسد.
کاهش هزینه‌ها: اتوماسیون مکاتبات با حذف کاغذ بازی و نیاز به پرونده‌های فیزیکی، هزینه‌های چاپ، نگهداری و ارسال نامه‌ها را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد.
سازماندهی و نظم: این نرم‌افزار امکان بایگانی و جستجوی آسان نامه‌ها و اسناد اداری را فراهم می‌کند و نظم و انضباط را در سیستم مکاتبات اداری ارتقا می‌بخشد.
امنیت و محرمانگی: نرم‌افزار اتوماسیون اداری از طریق اعمال سطوح دسترسی مختلف و رمزگذاری اطلاعات، امنیت و محرمانگی نامه‌ها و اسناد را تضمین می‌کند.
دسترسی آسان: با استفاده از این نرم‌افزار، کارکنان می‌توانند در هر زمان و از هر مکانی به نامه‌ها و اسناد اداری دسترسی داشته باشند.
امکانات گزارش‌دهی: این نرم‌افزار امکان تهیه گزارش‌های مختلف از آمار نامه‌ها، روند انجام کارها و عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند.
ارتقای رضایت‌مندی: استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری، سرعت و دقت در پاسخگویی به نامه‌ها و درخواست‌ها را افزایش می‌دهد و موجب ارتقای رضایت‌مندی ارباب‌رجوعان و ذینفعان میشود.
حفاظت از محیط زیست: با کاهش مصرف کاغذ و جوهر در فرآیند نامه نگاری، به حفظ منابع طبیعی و محیط زیست کمک میشود.
کاربردهای نرم‌افزار اتوماسیون اداری در نامه‌نگاری:
ایجاد، ارسال و دریافت نامه‌های اداری: کلیه مراحل وارده وصادره نامه برون سازمانی و درون سازمانی و بایگانی نامه‌ها به صورت الکترونیکی انجام میشود.
ثبت و پیگیری نامه‌ها: هر نامه دارای یک شماره منحصر به فرد بوده و فرآیند پیگیری آن به طور دقیق و مستند ثبت میشود.
ارجاع و نظارت بر نامه‌ها: امکان ارجاع نامه‌ها به واحدها و کارکنان مختلف و نظارت بر روند انجام کارها وجود دارد.
پاسخ به نامه‌ها: کارکنان می‌توانند به طور مستقیم و الکترونیکی به نامه‌ها پاسخ داده و فرآیند مکاتبات را تسریع کنند.
تعریف قالب‌های نامه: میتوان برای نامه‌های مختلف قالب‌های استاندارد تعریف کرد و از اتلاف وقت و دوباره کاری جلوگیری کرد.
یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها: نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند با سایر سیستم‌های سازمانی مانند CRM، ERP ، فکس آنلاین و نرم افزار دبیرخانه یکپارچه شود.
قابلیت های نرم افزار اتوماسیون ابری یار
اتوماسیون ابری یار نسل جدیدی از سامانه مکاتبات و ثبت نامه و اسناد می باشد که سازمانها را از خرید نرم افزار اتوماسیون، سرور لوکال، هزینه های بروزرسانی و… بی نیاز می کند. این نرم افزار بر بستر اینترنت و ابری بوده و با خرید اشتراک مورد نظر میتوانید به امکانات آن دسترسی پیدا کنید.
قابلیت‌های کلیدی نرم‌افزار اتوماسیون ابری یار:
اتوماسیون گردش کار: این قابلیت، امکان خودکارسازی فرآیندهای مختلف سازمانی مانند صدور درخواست ها، رونوشت، اقدام و گردش نامه‌ها را فراهم می‌کند. حذف مراحل و اقدامات غیر ضروری، منجر به صرفه‌جویی قابل توجه در زمان و هزینه‌ها میشود.
مدیریت نامه‌ها: ثبت، بایگانی، جستجو، پیگیری و پاسخ به نامه‌های وارده و صادره به طور الکترونیکی، با امکاناتی نظیر ، ارجاع، هامش، آرشیو انلاین و…
مدیریت اسناد: قابلیت ایجاد، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری، پرینت و جستجوی آسان اسناد و مدارک سازمانی به طور امن و تحت وب
کارتابل سازمانی: ایجاد فضایی اختصاصی برای هر کارمند جهت دریافت اسناد و نامه های مربوطه
امضای الکترونیکی: صدور و امضای الکترونیکی اسناد و نامه‌ها با رعایت ضوابط و مقررات قانونی.
یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها: قابلیت اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی مانند فکس آنلاین، دبیرخانه، ایمیل و … برای تبادل اطلاعات و ایجاد یکپارچگی در فرآیندها.
دسترسی از طریق وب و موبایل: امکان استفاده از نرم‌افزار از طریق مرورگر وب و موبایل در هر زمان و از هر مکان.
امنیت و محرمانگی: استفاده از سطح امنیت اطلاعات و رمزگذاری داده‌های بالا برای حفظ حریم خصوصی و جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز.
کاهش هزینه های سازمان: بدلیل عدم نیاز به خرید و تهیه لایسنس نرم افزار و سرور لوکال و پشتیبانی هزینه های سازمان را به شدت کاهش می دهد.
