ازآنجایی که نگارش نامه های اداری درادارات وسازمانها ازاهمیت بسزایی برخوردار می باشد لذا در این قسمت جهت اطلاع ،مطالبی به اختصار درخصوص نامه نگاری اداری می آوریم :
همچنین در ابتدا لازم است اشاره کنیم به نرم افزار های سازمانی در حوزه امور اداری مانند نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه ، بایگانی آنلاین و… که به افزایش راندمان کاری کمک شایانی می کنند.
۱- تعريف نامه اداري
هر نوشته اي كه حاوي يك يا چند موضوع اداري بوده و به عنوان وسيله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گيرد.
2- مشخصات نامه اداري
ويژگيها و مشخصاتي كه نامه هاي اداري را از ساير نامه ها متمايز مي سازد عبارتند از : شماره – تاريخ- عنوان واحد گيرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء كننده نامه- امضاي نامه بوسيله شخص صلاحيت دار- تهيه و نگارش نامه روي كاغذهاي اداري – رعايت ضوابط نامه نگاري.
3- يادداشت اداري
براي سرعت بخشيدن به جريان برخي از كارها از يادداشت اداري استفاده مي شود. يادداشت اداري از تمامي ويژگيهاي نامه اداري برخوردار نمي باشد. اما چون در برخي از موارد به عنوان سند و مدرك مي تواند ملاك عمل قرار گيرد، بايد به وسيله مقام صلاحيت دار امضاء شود و براي انجام يافتن امور اداري يا مالي در دفتر انديكاتور ثبت گردد.
4- اجزاي نامه هاي اداري
هر نامه اداري از پنج جزء مذكور در ذيل تشكيل ميشود:
الف- سرلوحه.
ب – عناوين گيرنده و فرستنده و موضوع.
ج- متن نامه.
د- مشخصات امضاء كننده.
هـ – گيرندگان رونوشت.
4.1 سرلوحه
به آن قسمت از نامه اطلاق مي گردد كه معمولاً در بالاي كاغذهاي اداري چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتي آرم جمهوري اسلامي ايران، نام وزارتخانه، نام موسسه يا سازمان، شماره، تاريخ، و پيوست مي باشد، برخي از سازمانهاي وابسته به دولت، آرم اختصاصي خود را در بالاي نامه چاپ مي كند.
4.2 عنوان هاي گيرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گيرنده نامه : منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود.
عنوان گيرنده نامه با كلمه «به» مشخص مي شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص يا مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه از طرف او نوشته مي شود. بيان كننده عنوان فرستنده نامه كلمه «از» مي باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت كوتاه و گويايي است كه مبين محتواي نامه باشد موضوع نامه با كلمه «موضوع» مشخص مي گردد.
_تلخيص موضوع نامه و ذكر آن در بالاي نامه صادره ضروري است و انجام اين امر بايد از طرف تهيه كننده پيش نويس صورت پذيرد. زيرا نامبرده بهتر از ساير مقامات اداري كه در جريان مطالعه نامه قرار مي گيرند صلاحيت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعيين خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذكر آن در بالاي نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مكاتبات را فراهم مي سازد و براي متصديان ثبت و كنترل و ساير پرسنلي كه نامه را از نظر كلي ملاحظه نموده و يا مورد بررسي و اقدام قرار مي دهند مفيد و ضروري است.
4.3 متن نامه
متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه مي باشد و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد.
4.4 مشخصات امضاء كننده
مسئوليت نهايي هر نامه با يك فرد يا مقام سازماني است كه نامه بوسيله وي امضاء مي شود. در اين جا منظور از مشخصات امضاء كننده، مشخصات اداري و فردي شخصي است كه نامه را امضاء مي كند.
4.5 گيرندگان رونوشت
منظور از گيرندگان رونوشت، واحدهاي سازماني يا اشخاصي هستند كه مي بايد رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غير از گيرنده اصلي است. گيرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص مي گردد.
5 مراحل تهيه نامه هاي اداري
مراحلي كه براي تهيه و تنظيم يك نامه اداري معمولا لازم است از اين قرار است:
5.1 مرحله اول – بررسي قبل از نگارش
پيش از آنكه نامه اي نوشته شود و يا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسي قبل از نوشتن باعث خواهد شد كه از مكاتبات اضافي و بيهوده جلوگيري شود و نامه بدون دليل تهيه نگردد، بدين ترتيب در هزينه ها و وقت صرفه جويي بعمل خواهد آمد.
5.2 مرحله دوم- تهيه پيش نويس
تهيه پيش نويس پايه و اساس نامه و در حقيقت طي كامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پايان كار مي باشد. تهيه پيش نويس نياز به فراهم آوردن مقدماتي دارد كه براي سهولت مطالعه، آنرا در دو قسمت آماده سازي مقدمات و تدوين مورد بررسي قرار ميدهيم.
5.2.1آماده سازي مقدمات
مقدماتي كه براي تهيه نامه اداري و يا اصولاً هر نوع نوشته علمي ديگر بايد فراهم شوند عبارتند از تعيين و تحصيل منابع مورد نياز و سپس تعيين چارچوب و تنظيم فهرست مطالبي كه بايد در نامه قيد شود.
1- تعيين و تحصيل منابع مورد نياز
براي تهيه يك نامه خوب و موثر كه مطالب و محتواي آن، مستند و مستدل ومتكي بر قواعد باشد گرچه نويسنده نامه بيش از هر چيز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود ياري مي جويد، ولي در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ويژه پرونده جهت مطالعه بيشتر بي نياز نمي باشد.
2- تعيين چارچوب كار و تنظيم فهرست مطالب
اين مرحله به تهيه و تنظيم فهرست مطالب اختصاص دارد كه در حقيقت طرح و چارچوب ذهني كار در اين مرحله آماد ه مي شود. در اين مرحله نويسنده بايد هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را كه پيرامون نامه به ذهن او مي رسد يادداشت كند. مطالب يادداشت شده را دوباره مورد تجزيه و تحليل قرار دهد و براساس اهميت تنظيم كند. ممكن است مطالبي از آن حذف و يا مواردي به آن اضافه شود. فهرست نهايي تقريباً چارچوب اصلي ما در ساختمان نامه است.
5.2.2تدوين نامه
كه شامل نحوه تنظيم عناوين و نيز تنظيم متن نامه است
1 -نحوه تنظيم عناوين نامه- تنظيم عناين نامه در مكاتبات اداري بستگي به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحيح، آغازگري منطقي و اثري مطلوب درگيرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار مي كند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابي منطقي و مناسب به آن بدهد.
2- تنظيم متن نامه – بطور كلي متن هر نامه اي از سه بخش تشكيل مي شود . مقدمه – اصل موضوع و نتيجه گيري و اختتام مطلب.
5.3 مقدمه
نامه هاي اداري معمولاً مقدمه اي دارند، اين مقدمه ممكن است كوتاه و در چند كلمه خلاصه شود يا چندين سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه اي با توجه به موضوع آن صورت مختلفي خواهد داشت. چنانچه نامه تهيه شده در پاسخ يا پيرو نامه اي باشد، در اين حالت ذكر شماره و تاريخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلي مقدمه نامه جديد محسوب ميشود، ولي اگر نامه بدون سابقه و جديد باشد لازمست كه براي روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنين براي آماده كردن مسير فكر او براي پذيرش و دريافت پيام توضيح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود كه همين يك يا دو سطر بعنوان مقدمه تلقي ميگردد.
اصل موضوع- از آنجا كه نامه يكي از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شايسته است كه به بهترين وجهي به رشته تحرير درآيد. در اين مورد ساده نويسي توصيه ميشود. زيرا ساده و بي تكلف نوشتن تفهيم و امكان پذير ساخته و نياز به توضيح اضافه را كم ميكند. نامه هاي اداري بايد آن چنان تهيه شوند كه براحتي منظور و هدف پيام دهنده را بازگو كند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را كه مراد نويسنده بوده است بطور كامل دريابد.
اختتام و نتيجه گيري- نامه هاي اداري ممكن است به گونه هاي مختلف پايان پذيرند. ولي آنچه در پايان نامه بيشتر به چشم مي خورد، نشان دهنده اهميت آن و ترغيب اقدام كننده در سرعت بخشيدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفي بهتر است در نامه هاي جوابيه، نتيجه مثبت و يا منفي كاملاً مشخص شود.
5.4مرحله سوم- بررسي پيش نويس
پس از آنكه پيش نويس تهيه گرديد، لازمست قبل از ماشين شدن مورد بررسي قرار گيرد. اين بررسي براي حصول اطمينان از كفايت و كارآيي و تاثير مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها مي توان نامه واصله را با پيش نويس نامه جوابيه تهيه شده مقايسه كرد تا اطمينان حاصل شود كه پيش نويس تهيه شده كامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات يا درخواستهاي فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در ساير موارد براي بازبيني پيش نويس مي توان از فهرست بررسي (چك ليست) استفاده كرد و براساس آن نسبت به بررسي مجدد پيش نويس اقدام نمود. در فهرست بررسي پيش نويس، سئوالاتي مطرح مي گردد كه بررسي پاسخ آنها نمايشگر كفايت يا كافي نبودن پيش نويس است.
ساير اقدامات – پس از آنكه پيش نويس تهيه شده از هر جهت مورد تاييد تهيه كننده آن قرار گرفت ذيل آنرا امضاء و براي مقامي كه بايد امضاء نهايي نمايد مي فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چك و اصلاح لازم را بعمل مي آورد و عنداللزوم با افزودن و يا كم كردن مطالبي به آن، پيش نويس را بطور مقدماتي امضاء مي كند و براي ماشين نمودن به واحد مربوطه مي فرستد.
رعايت شان سلسله مراتب مقامات اداري در مكاتبات
معمولاً مخاطب و دريافت كننده نامه نسبت به نويسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداري يكي از حالات زير را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- هم رديف مي باشد.
ج- مادون و زير دست فرستنده نامه است.
در هريك از حالات فوق نزاكت و ادب اداري متناسب به مقام گيرنده نامه بايد در نظر گرفته شود بدين كيفيت كه خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مكاتبه كه بايد با كمال سادگي و وضوح نگاشته شود توجه باين نكات هم ضروري است.
الف- ممكن است نامه ابتداء به ساكن يعني اولين نامه اي باشد كه در موضوع مورد مكاتبه نوشته مي شود بنابراين بعد از ذكر عنوان گيرنده و درج موضوع كلي بلافاصله به اصل مطلب پرداخته مي شود و ضمن نامه اصطلاحات اداري بشرح زير عنوان ميگردد:
به مقام مافوق:
« خاطر عالي مستحضر است كه… » «باستحضار ميرساند»…
«توجه آن مقام را به اين موضوع معطوف مي دارد كه …»
و جملات و عبارات مشابه. به مقام هم رديف:
«باطلاع ميرساند…»
«اشعار مي دارد…» «بطوري كه اطلاع داريد..» و جملات مشابه.
به مقام مادون و زيردست:
«تذكر مي دهد»
«لازم است يادآوري نمايد كه»
محتاج تذكر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضاي انجام كاري شده باشد بهتر است از اين كلمات و اصطلاحات اداري استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمني است دستور فرمائيد» يا «تمنا دارد مقرر فرمائيد»
مقامات هم رديف: «خواهشمند است دستور فرمائيد» يا «تقاضا دارد كه دستور فرمائيد».
مقامات مادون: «مقتضي است..» يا «لازم است دستور دهيد…» و موارد مشابه.
– ايجاد ارتباط در مكاتبات
نامه اي كه از سازمان صادر مي گردد ممكن است كه در سازمان گيرنده سابقه داشته باشد و يا در پاسخ نامه طرف مكاتبه فرستاده شود در اينصورت از نظر امكان كنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد به شماره هاي مكاتبات و نامه هاي طرف گيرنده اشاره شود در اين صورت:
الف– اگر نامه در پاسخ نامه طرف مكاتبه صادر گردد بعد از ذكر عنوان شماره و تاريخ نامه گيرنده باين شرح قيد مي گردد:
«در پاسخ نامه شماره ……… مورخ»
«عطف به نامه شماره ……….مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مكاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرين مكاتبه نامه اي از گيرنده دريافت نشده است بعد از عنوان باين شرح انشاء مي گردد:
«در تعقيب نامه شماره ……. مورخ ………. »
«پيرو نامه شماره …… مورخ…………»
ذكر شماره نامه به متصديان كنترل گردش نامه و بايگانيها امكان مي دهد كه بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسي پيدا كنند.
