صورت جلسه
جلسه به معنای گرد هم آمدن و نشستن دورهم است. معنای خاص جلسه عبارت است از گردهمایی صاحب نظران و مسئوالن براساس وظایف یا مأموریت های محوله در زمان و مکان معین و مشخص. این گردهمایی به منظور گفتگو و رسیدگی درباره حل و فصل یک معضل اداری و کاری در حوزه مسئولیت های سازمانی و اداری می باشد.
براین اساس، صورت جلسه نوشته ای است که خالصه ی گفتگوی اعضای یک مجلس در آن ثبت شده باشد. از لحاظ حقوقی و اداری صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته میشود که در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری تهیه می گردد.
انواع صورت جلسه:
- صورت جلسه مشروح
- صورت جلسه نیمه مشروح
- صورت جلسه خالصه
- صورت جلسه به شکل فرم
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
1 -صورت جلسه مشروح:
در این گونه از صورت جلسه ها، مشروح مذاکرات هر یک از اعضای جلسه به طور کامل نوشته می شود. صورت مشروح مذاکرات به طور معمول در جلسات دادگاه و یا به هنگام تصمیم گیری های مهم به رشته تحریر درمی آید.
2 -صورت جلسه نیمه مشروح:
در این نوع صورت جلسه، خالصه و یا رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر یک از شرکت کنندگان درج می گردد.
3 -صورتجلسه خالصه:
در این گونه ، خالصه مطالب و یا فقط نتیجه مذاکرات به طور خالصه درج می شود. سپس تصمیمات اتخاذ شده منعکس می گردد.
4 -صورت جلسه به شکل فرم:
در حال حاضریکی از متداولترین گونه های صورت جلسه استفاده از فرم های مخصوص است. این فرم ها به وسیله سازمان های ذیربط تهیه و تدوین شدن و در جریان کار همان سازمان قرار می گیرد.
تهیه صورت جلسه توسط دبیر یا منشی جلسه تنظیم و تهیه می شود، به امضای اعضا میرسد.
وظیفه های دبیر جلسه عبارتند از :
- تهیه دعوت نامه، ارسال و حصول اطمینان از دریافت آن به وسیله اعضا
- تدارک محل و امکانات مورد نیاز
- هماهنگی و تنظیم وقت جلسه
- تنظیم صورت جلسه به روش های پیشگفت و به امضا رساندن آن
- ارسال صورت جلسه برای اعضای جلسه
- بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم
گزارش نویسی
یکی از وظایف عمده هر سازمان، گردآوری و ارائه اطلاعات درست، دقیق و سریع به مدیر و مقام های تصمیم گیرنده است. به گونه ای که این مقام ها در سطوح مختلف سازمانی بتوانند با استفاده از اطلاعات به دست آمده تصمیم های الزم را اتخاذ کنند.
2 -تعریف گزارش
گزارش را می توان انتقال اطلاعات ،رویدادها، نتایج تحقیق ها و بررسی های انجام شده به مقام باالتر و یا هم تراز اداری برای تصمیم گیری و استفاده علمی، فنی، یا اداری تعریف کرد.
3 -تعریف گزارش نویسی
گزارش نویسی عبارت است از فن نگارش اطلاعات ، رویدادها، جزییات و مسائل با رعایت ترتیب و توالی منطقی و تشخیص اولویت های مطالب و توجه به چارچوب گزارش، رعایت دستور زبان، نشانه گذاری و پاراگراف بندی که با صحت و سرعت به خواننده آن منتقل شود. درگزارش نویسی این مهم است که نویسنده گزارش بتواند تصویر روشنی ازفکر و هدف خود در ذهن خواننده ترسیم کند.
استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
4 -گزارش اداری
هر نوشته ای که براساس سلسله مراتب اداری از رده پایین تر به رده باالتر و به منظور ارائه نتایج دستورهای صادره تهیه می شود، گزارش اداری نامیده می شود. هر مدیریتی در هر سطحی ازسطوح، برای آن که بتواند از جریان امور حوزه خود آگاهی پیدا کند و بر پایه این آگاهی واکنش منطقی نشان دهد و تصمیمی درست و موثر بگیرد، ناگزیر باید گزارش هایی را دریافت کند. در این گزارش محتواو نتایج مطالعات و تحقیقات و بازرسی ها، نحوه میزان پیشرفت اجرای برنامه ها و دستورها، ثمرات فعالیت ها و پیامدها و بازتابهای آنها، کنش و واکنش های درونی و بیرونی خالصه هر واقعه مهم و حساسی که در محدوده سازمان و حریم و محیط آن روی داده یا بر آن اثر گذاشته منعکس می شود.
5 -فایده و اهداف گزارش
اهداف گزارش را می توان فهرست وار به این شرح بیان کرد:
- برطرف کردن نیازهای اطلاعاتی مدیریت
- اطالع مدیریت از کمیت و کیفیت فعالیت های انجام شده در واحد تحت نظر خود
- اطالع مدیریت از چگونگی اجرای دستورهای صادره
- ارائه آمار فعالیت ها به مقام های باالتر
- انتقال اطلاعات و تجربیات به سایر مدیریت های سازمان
6 -انواع گزارش
گزارش را می توان از نظراندازه، محتوا و نحوه و فوریت ارائه آن تقسیم بندی کرد:
- گزارش از نظر اندازه: از این منظر گزارش را می توان به گزارش کوتاه )حدود سه صفحه( و گزارش مفصل ) بیش از سه صفحه( تقسیم کرد. معموالً گزارش کوتاه و مفصل جداگانه تهیه و منضم به یک نامه برای مقام باالتر ارسال می شود.
o گزارش مفصل و رسمی دارای ده قسمت می باشد: 1 .نامه پیوست، 2 .جلد گزارش 3 .صفحه عنوان گزارش 4 . فهرست جامع مطالب 5 .خالصه گزارش ( برای مقامات عالی رتبه) 6 .مقدمه 7 .متن 8 . نتیجه یا پیشنهاد 9.پیوست ها و 11 .منابع و مأخذ.
- گزارش از نظر محتوا: گزارش از نظر محتوا شامل گزارش های اطالعی )مانند گزارش کارکرد ماهانه وساالنه(،تحقیقی)مانند گزارش بررسی علل حادثه( و تحلیلی است. گزارش تحلیلی، کامل ترین نوع گزارش محسوب می شود مانند گزارش علل کاهش کیفیت یا کمیت تولید. در این نوع گزارش ضمن بررسی، اطلاع رسانی شده و علل موردنظر هم تجزیه و تحلیل میشود. ضمن اینکه نظرات گزارش دهنده نیز به عنوان پیشنهاد ارائه می گردد.
گزارش از نظر نحوه و فوریت ارائه:گزارش را از نظر نحوه ارائه می توان به گزارش های عادی )اشکار( یا طبقه بندی شده )محرمانه و نظایر آن( و از نظر فوریت ارائه به گزارش عادی، فوری و خیلی فوری )آنی( تقسیم بندی کرد.
7 -مراحل گزارش نویسی
نویسندگان کتاب های پایه و معتبر گزارش نویسی، مراحل چهارگانه شامل: تهیه و تدارک، طرح ربط منطقی مطالب، نگارش و تجدیدنظر را در تنظیم هر نوع گزارش ضروری دانسته اند.
- مرحله تهیه و تدارک: پیش از اینکه آغاز به نوشتن کنیم، باید تمام اطلاعات ، حقایق، علل و عوامل مربوط به گزارش را مورد نظر قرار دهیم و برای این کار باید تعیین کنیم که هدف ما از نوشتن گزارش چیست. خواننده آن کیست. چه اطلاعاتی دارد و به چه اطلاعاتی نیاز دارد. افزون بر آن، داشتن آمادگی ذهنی، روانی و جسمانی برای نگارش دارای اهمیت بسیار است. همچنین دارا بودن ذوق، شوق، قریحه نویسندگی، تسلط و آشنایی کافی به موضوع مورد بحث، شناخت منابع و استفاده از آیین نگارش از اهمیت خاصی برخوردار است.
- مرحله طرح ربط منطقی مطالب:در هرطرحی، رعایت ترتیب و توجه به توالی و اولویت ها و ارتباط منطقی مطالب اهمیت بسیار دارد و هنر نویسنده را نشان می دهد.
- مرحله نگارش : مهم ترین قسمت گزارش، نگارش اطلاعات گردآوری شده و ایجاد ارتباط منطقی بین مطالب است. برای اینکه گفتارمان را به صورت نوشته ای قابل قبول در آوریم، باید درست بیندیشیم و چیزی را که می خواهیم بگوییم یا بنویسیم با نظم و ترتیب منطقی و اسلوب طبیعی، در قالب کلمات مناسب و درست درآوریم تا خواننده به مفهوم و اندیشه نوشته به درستی پی ببرد. نوشتن یکی از ابزارهای مهم ارتباطات است و به یاری آن می توان اندیشه ها، احساسات، افکار و باورهای خود را به دیگران منتقل نمود. بنابراین نویسنده گزارش باید ساختار و ترکیب نوشته خود را مشخص کند.
* مواردی که برای تهیه رئوس مطالب هر گزارش ارائه می شود عبارت است از :
- عناوین مطالب در گروه های فکری اصلی طبقه بندی شود.
- مطالب گروه های فکری، به ترتیب منطقی و حسب درجه اهمیت و اولویت آنها تنظیم شود.
- قسمت های تنظیم شده به ترتیب منطقی نوشته شود.
مرحله بازنگری و تجدیدنظر : برای اطمینان از نحوه تهیه گزارش و مطالب تهیه شده پاسخ به پرسش های زیر راهنمایی مناسبی برای اصالح، تکمیل و رفع کاستی های گزارش است:
- -آیا عنوان و موضوع گزارش درست انتخاب شده است؟
- – آیا مطالب گزارش با عنوان آن مطابقت دارد؟
- – آیا مطالب گزارش روشن و قابل فهم است؟
- – آیا مطالب گزارش به صورت منطقی و براساس اولویت تنظیم شده است ؟
- – آیا همه اطلاعات الزم در موردگزارش گردآوری و ارائه شده است ؟
- – آیا نتیجه و پیشنهادهای ارائه شده قابل اجرا و پیگیری است؟
- – آیا گزارش از نظردستور زبان، پاراگراف بندی و نشانه گذاری درست تنظیم شده است؟
در مجموع، گزارش باید به آسانی قابل فهم بوده و برخواننده اثر مثبت بگذارد و فکر او را دچار آشفتگی نکند.
