انواع بایگانی
1 -بایگانی جاری: به روشهای مورد عمل در مورد پرونده های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده سند است. به عبارتی بایگانی جاری واحدی اداری است که عهده دار ثبت و ضبط سوابق جاری و نیمه جاری دستگاه ذیربط و ارائه اطلاعات آنهابه افراد ذیصالح می شود.
2 -بایگانی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است که گاهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده قرار می گیرد. محل آن در دستگاه ایجاد کننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می نمایند.
3 -بایگانی راکد: محل نگهداری اسناد راکد است روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفادهای ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده ومحقق نمی باشد و فقط در این محل پرونده ها از نظر ارشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرار می گیرند. به بایگانی راکد انبار یا پیش آرشیوی نیز می گویند.
در بایگانی راکد پرونده ها به دو طریق تنظیم می شود.
- با همان شماره و کد جاری در قفسه ها نگهداری می شود.
- شماره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی راکد در قفسه ها نگهداری می شود.
محل مناسب بایگانی
اتاق های بایگانی، مهم ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق اختصاص داده شده است. به دلیل وزن سنگین پرونده ها، مناسب ترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پایین تر ساختمان می باشد.
محوطه هایی که دارای مشخصات زیر می باشند، برای بایگانی مناسب نیست
1 )محیط های غیر سالم، مانند سردابهای مرطوب و محوطه های زیر شیروانی
2 )محیط های خطرناک، مانند محوطه هایی که نزدیک دیگ بخار است.
3 )محیط های دارای مشکل از نظر دسترسی
4 )محیط های فاقد نظارت
محل بایگانی باید دارای شرایط زیر باشد
- کف اتاق بایگانی، باید تحمل1211 کیلوگرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد دو متر و بیست سانتیمتر با قفسه های ثابت را داشته باشد.
- برای جلوگیری از برخاستن گرد و خاک، کفپوش اتاق بایگانی، باید از نوع ضدسایش و قابل شستشو باشد حتی االمکان باید از پوشش سنگ یا سرامیک استفاده شود.
- پوشش داخلی و خارجی دیوارهای بایگانی، باید از مصالح ضد رطوبت و ضد آتش ساخته شده و از نظر حرارتی عایق بندی شده باشد.
- باید از تابش مستقیم نور خورشید به اسناد جلوگیری گردد.
- برای روشنایی محل بایگانی پرونده ها از لامپ هایی با نور سفید کم مصرف تایمردار استفاده شود.
- دیوارها دارای رنگ روشن باشند که انعکاس نور باالیی دارد.
- ابزارهای اندازه گیری رطوبت محیط در محل نگهداری اسناد نصب و کنترل شود و رطوبت نسبی برای کاغذ حدود 55 درصد و برای میکروفیلم و میکروفیش حدود 35 درصد باشد.
- نباید از محل نگهداری پرونده ها لوله های آب سرد یا گرم عبور کند.
- با استفاده از عایق پوشی مناسب دیوارها ، از نفوذ رطوبت جلوگیری گردد.
- میزان دما برای بایگانی، به طور متوسط 18 تا 21 درجه با رطوبت 51 درصد می باشد.
- به منظور جلوگیری از تابش خورشید، بهترین روش چیدمان پرونده ها و قفسه ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهای بین قفسه هاست.
- حفاظت پرونده ها از گزند حشرات و قارچ ها، با تنظیم رطوبت و نور ارتباط مستقیم دارد.
- .نصب دستگاه های سنسور حساس به دود و کپسول های اطفاء حریق مناسب برای محل بایگانی پرونده ها الزامی است.
- برای اسناد حجیم و سنگین از قفسه های ثابت که تحمل بار بیش تری را دارند استفاده و در مراکزی که کمبود فضا وجود دارد از قفسه های متحرک، استفاده شود.
ویژگی های تخصصی مسئوالن بایگانی
اهم این خصوصیات فهرست وار عبارت است از:
- امانت دارای و قابل اعتماد بودن
- برخورداری از حافظه قوی
- داشتن حضور و تمرکز ذهن وقدرت تصمیم گیری و تفکر و ابتکار
- دقت در کار
- انجام وظایف براساس یک برنامه منظم و مدون
- مسئولیت پذیری
- داشتن روحیة انتقادپذیری
- علاقه مندی به حرفه بایگانی رایگان
- حوصله، صبر و خونسردی
- عالقه مند به یادگیری و افزایش معلومات خود
- آشنایی به سازمان و تشکیلات و واحدهای حوزه تحت نظارت
وظایف بخش بایگانی :
وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد، ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات ازبین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت.
- نظارت و کنترل بر تحویل و دریافت پرونده ها و مکاتبات از قسمتهای مختلف
- تشکیل پرونده ها برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه
- شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
- تحویل گرفتن پرونده ها و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
- برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
- تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پرونده ها و زونکن ها
- بررسی زمان امحاء اوراق
ارزشیابی اسناد وامحای اوراق زاید در سازمان
تعاریف ارزشیابی
- ارزشیابی تعیین میزان ضرورت نگهداری اسناد یک سازمان است.
- فرایندی است که براساس آن عمر مفید هر ردیف از اسناد یک سازمان مشخص می شود
- ارزشیابی تالش است به منظور یافتن فواید آتی یک سند
- ارزشیابی انتخابی اسناد ویژه برای آرشیو ملی و تشخیص اوراق امحایی است
- ارزشیابی عبارت است از تجزیه و تحلیل موضوعی اسناد به منظور تعیین مدت نگهداری آنها برای دستگاه ایجاد کننده
پنج نکته در ارزشیابی اسناد برای تشخیص امحایی بودن پرونده ها :
1 -آیا اسناد به منظور برآوردن اهداف زیر مورد نیاز هستند؟
- عملکرد اداری
- انجام ممیزی
- احتیاجات قانونی
2 -آیا این اسناد در مورد خط مشیهای سازمانی است؟
3 -آیا این اسناد ارزشهای تاریخی و پژوهشی دارند؟
4 -آیا قانون، دستورالعمل و رویهای راجع به امحای این سری از اسناد موجود است؟
5 -پیشنهادهای بعدی (آیا دلیل دیگری برای نگهداری این اسناد موجود است؟)
نمونه ای از اسناد واجد ارزش :
- سوابق سازمان ها و وزارتخانه ها
- ساختار سازمانی مؤسسات
- روند رشد و توسعة وظایف، سیاستها و فعالیت های دستگاه ها
- روش تدوین قوانین و مقررات و رویه های سازمانی
- گزارش میزان تأثیر برنامه ها و فعالیت های دستگاه ها
- اسناد مربوط به صاحبان مشاغل مهم
- اسناد مربوط به روابط قدرتها
- سوابقی که نشان دهندة تمایالت فکری افراد مهم و با نفوذ باشد
- سوابق جاری اطلاعات مهم و روشنگر نکات تاریک برخی حوادث
- اسناد مشاهیر
- سوابق محلهای مشهور
- سوابق رخدادهای مهم
- سوابق اختراعات و اکتشافات
- اسناد مغایر با عقاید متداول در جامعه
- سوابقی که از حقوق شهروندی، مالی و قانونی جوامع و دولتها حمایت میکند
- اسناد مالکیت، موافقتنامه و قراردادهای مهم دولتی
- سوابقی که اطلاعات آنها مکمل اطلاعات سایر اسناد می باشد
- سوابقی که در تحلیل های آماری مورد استفاده قرار می گیرد
- تاریخچة دستگاه ها
- سوابق فعالیتهای فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، علمی و اقتصادی
- اسناد و منابع منحصر به فرد و نسخه های کمیاب
- اسناد تغییر مرزهای جغرافیایی
جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد
آرشیوها همواره به دنبال جمع آوری و تکمیل اطلاعات خود بوده و عمدتاً اطلاعات یا موارد آرشیوی خودرا از دستگاه های دولت که منبع اولیه این اسنادمی باشند تأمین می نمایند زیرا تمام اطلاعات در دستگاه های دولتی واجد ارزش نگهداری دائمی نیستندو همیشه درمورد ضبط و روشهای دریافت اسناد، معضالت و بحثی جدی مطرح است ، لذا تعیین جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد مستلزم مراحل یا چرخه زیر است:
- مرحله ایجاد
- مرحله به کارگری و استفاده
- مرحله امحاء
مرحله ایجاد
در این مرحله هدف، کنترل و کاهش تولید اسناد است و اهم تعهداتی که برای رسیدن به این هدف الزم است به شرح زیر می باشد:
- کنترل و جلوگیری از تکثیر بی رویه اسناد
- کنترل دریافت اسناد
- به کارگیری روش های استاندارد و متحدالشل در مکاتبات اداری
- استاندارد نمودن فرم نامه ها و کاغذها
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
مرحله بکارگیری و استفاده
در این مرحله ،هدف دسترسی آسان به اطلاعات و به کارگیری روش های مناسب برای تشکیل پرونده،راکد سازی اسناد و تهیه تجهیزات مناسب است.
مرحله امحاء :
در این مرحله هدف از بین بردن اسناد غیر ضروری براساس مراحل اداری، یا وجود کنترل شدید در ایجاد اسناد و اتخاذ بهترین روش برای تشکیل پرونده، و استفاده از مناسب ترین تجهیزات است. درمرحله امحاء وظایف مدیران اسناد به شرح زیر است:
- ایجاد واحد بایگانی راکد و تدوین مقررات آن
- تنظیم دستورالعمل های اجرایی برای مدیران قسمت های مختلف و جهت انتقال پرونده های راکد به بایگانی
- تعیین ارزشهای اولیه و استنادی اسناد
- هماهنگی با آرشیو ملی جهت ارزشیابی ثانویه و انتقال اسناد واجد ارزش دائمی به آرشیو ملی
- تعیین مدت زمان نگهداری اوراق و پرونده ها در دستگاه
- اخذ مجوز امحاء از شورای آرشیو
- اجرای مصوبات شورای آرشیو، جهت از بین بردن اوراق زائد
پرونده های راکد پس از ارزشیابی اگر واجد ارزش باشند اسناد نامیده می شوند و اگر فاقد ارزش باشند اوراق زائد نام دارند.
وظایف واحد امحاء
1 -همکاری با کارشناس اسناد و آرشیو ملی در تشخیص اسناد واحد ارزش نگهداری دائمی
2 -کمک به سازمان های دولتی در تنظیم جدول های زمانی اوراقی که ارزش دائمی ندارند و پیشنهاد تعیین مدت زمان نگهداری آنها
3 -تخلیه مرکز بایگانی راکد از اوراق قابل امحا با پیشنهاد سازمان ایجاد کننده و کسب موافقت و مجوز امحای آنها از آرشیو ملی
