سرویس بیمه مرسوالت با ارزش اظهارشده
این سرویس به منظور تامین نیاز مشتریان، برای ارسال وجه نقد، اسناد و اوراق بهادار و در جهت تضمین و امنیت محتویات مرسولات راه اندازی شده است. فرستندگان براساس نیاز و با توجه به ارزشمند بودن محتویات مرسوله ی خود میتوانند از سرویس فوق استفاده کنند. در این سرویس فرستنده، ارزش واقعی مرسولهی خود را اعلام میکند و در ازای آن مبلغی از ارزش اظهارشده مرسوله را به تفکیک داخله و خارجه میپردازد؛ در صورت آسیب، فقدان یا ضایع شدن این مرسوالت، ادارات پست موظفند علاوه بر کرایه پرداخت شده، حداکثر برابر ارزش اظهار شده مرسوله را به فرستنده یا حسب مورد گیرنده، غرامت پرداخت کنند.
استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
بازار الکترونیکی ( خرید و فروش اینترنت )
با استفاده از این سرویس، مشتری میتواند از طریق خطوط اینترنتی در فروشگاه های مجازی حضور یافته و کالاهای مورد نیاز خود را خریداری کند و سپس طرف قرارداد با اطلاع از خرید مشتریان در فروشگاههای مربوطه حاضر و کالای خریداری شده را دریافت و آن را در در منازل مشتریان تحویل دهد.
رهگیری مرسوالت :
برای پیگیری مرسوله و یا نامه پستی باید یکی از موارد زیر را داشته باشید :
- شماره 11 یا 21 رقمی مرسوله پیشتاز
- شماره 11 یا 21 رقمی قبض دوم مرسوله پیشتاز
- شماره 13 رقمی آی. پی. اس مربوط به مرسولات خارجه
اطلاعات مربوط به جابجایی مرسوالت پستی بصورت لحظه ای در این سامانه ثبت می گردد.
اطلاعات مربوط به مرسولات پستی حداکثر 6 ماه در این سامانه نگهداری و قابل رهگیری می باشد.
بایگانی و ارزش آن در سازمان:
هدف از ایجاد بایگانی در سازمان ها، دستیابی و تحقق اهداف ذیل می باشد:
- ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه بندی و دسترسی به اطلاعات
- بالا بردن ایمنی اسناد
- حذف عملیات تکراری و غیر ضروری
- دسترسی به اطلاعات با سرعت و سهولت با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی
- امکان تبادل اسناد به صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت
- حدود دسترسی
- -افزایش کارایی مدیران در تصمیم گیری و سرویس دهی و اطالع رسانی براساس اطالعات طبقه بندی شده
مدیریت اسناد:
مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امضای اوراق زائد.
سند:
سند در لغت به معنای تکیه گاه و هر چیزی است که بتوان به آن استناد جست. در فرهنگ اداری به طور کلی حاصل خدمت و فعالیتی است که از طرف افراد و سازمانهای مختلف به صورت نوشته و یا صور مختلف دیگر که با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم شده و برای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطلاق می شود.
انواع سند از نظر ارزش :
ارزش اولیه (اداری یا استنادی) : ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و …
ارزش ثانویه (بایگانی یا اطالعاتی): ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست ها
زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و درصورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین مورد نیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد ارزش اولیه سند پایان می یابد و سند دارای ارزش ثانویه می گردد.
انواع سند از نظر اعتبار قانونی:
- سند رسمی : عبارت است سندی که نزد مأمورین رسمی و در حدود صالحیت و وظایف ایشان و برطبق مقررات قانونی تنظیم می شود مثل شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و …
- سند عادی : عبارت است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمی باشد مانند دفاتر و اسناد تجاری (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل.
سند از نظر حقوقی یکی از وسایل اثبات حق است. به موجب ماده 1284 قانون مدنی ایران، سند عبارت است از هر نوشته ایکه در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. منظور از نوشته ها یا خط، عالمتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و مبین پیام یا مفهوم خاصی باشد.
به موجب تبصره ماده 1 قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 17/2/1394 ,سند عبارت است از کلیه مرسوالت، دفاتر، پرونده ها، عکس ها و … سایر اسنادی که در دانشگاه و دولت تهیه، صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی و علمی تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگاه دارای دائم باشد.
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
پرونده
مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع، شخص یا سازمان که به ترتیب خاصی در یک پوشه یا کالسور نگهداری شده است. پرونده مجموعه ای از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا زونکن نگه داری شده باشد. محتویات یک پرونده مبین آن موضوع یا مشخصات یک فرد است.
بایگانی و آرشیو
بایگانی مجموعه ای از اسناد و یا پرونده های تاریخی یا اولیه است. این کلمه همچنین ممکن است به محل نگهداری اسناد اشاره کند. بایگانی برای حفظ دائم یا طوالنی مدت مدارکی که دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و یا حقوقی دارند استفاده می شود.
بایگانی عبارت است از فن اداره، نظارت و حفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری ومراجعه که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت.
طبقه بندی از نظر بایگانی :
یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل پرونده است، باید دارای این خصوصیات زیر باشد:
- اطمینان : طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.
- سرعت : طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.
- سهولت : نحوه طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکانپذیر باشد.
- قابلیت انعطاف : طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.
اصول بایگانی
- اصل آسان بودن : به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد.
- اصل قابلیت اجرا :براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد.
- اصل قابلیت انعطاف :به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحوالت را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی الزم را انجام داده باشد.
- اصل دقت و سرعت :سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشد که در عین دقت و صحت، امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند.
- اصل افراد با صلاحیت:کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط الزم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند.
- اصل نظم اصولی و منطقی :
در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها، بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی کند در این رابطه رعایت نکات زیر توصیه می شود:
- وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های مندرج در آن
- رعایت تقدم و تاخر در شماره و تاریخ نامه ها
- حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی
- رعایت حد متعارف برای قطر هر پرونده
منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی
- طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی براساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جغرافیایی
- طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه
- طبقه بندی براساس تاریخ
