انواع مکاتبات اداری
بیشترین حجم مکاتبات اداری از دو گونه نامه و گزارش اداری میباشد. افزون بر این،گونه های دیگری از نوشتار رواج دارند که عبارت اند از: بخشنامه، صورتجلسه، شیوه نامه، حکم، ابالغ و برگه.
بخشنامه
بخشنامه در لغت به معنای حکم یا دستوری است که از طرف وزارت خانه یا موسسه ای در نسخه های متعدد تنظیم و به شعب و
کارمندان ابالغ می کنند. تعاریف بخشنامه در اصطالح اداری چنین است:
الف) نامه ای است که در یک یا چند نسخه برای آگاهی چند نفر فرستاده می شود.
ب) نامه ای است که از طرف رئیس اداره برای آگاهی همه یا قسمتی از کارکنان اداره و انجام دستور معینی نوشته می
شود.
ج) بخشنامه عبارت است از تعلیم یا تعلیمات کلی و یکنواخت (به صورت کتبی) که از طرف مقام ارشد اداری به روسا و مدیران میانی برای ارشاد به سرپرستان و کارکنان و طرز تطبیق قانون یا شیوه نامه ها داده می شود و نباید مخالف قانون یا شیوه نامه باشد و مادام که مخالف صریح با آنها نباشد، از حیث لزوم پیروی مدیران از آن الزامی است.
گرچه بخشنامه یکی از نامه های اداری است، که تقریباً از همان ویژگی های مربوط به آن برخوردار میباشد، اما چون مخاطب بخشنامه (گیرنده) معمولا بیش از یک نفر است، کاربرد آن با نامه تفاوت دارد.
- برخی از هدف ها از صدور بخشنامه را می توان چنین برشمرد:
- ابالغ قوانین و مقررات
- ارائه اطلاعات ، مانند انتصاب ، تغییراتی در روال و وضع اداری
- ابالغ شیوه نامه ها
- درخواست گزارش
- ابالغ رویه های کاری به منظور ایجاد هماهنگی
- ارائه آموزش های الزم به منظور اجرای یکنواخت امور
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
انواع بخشنامه
الف) انواع بخشنامه از حیث محتوای مطالب: از این منظور بخشنامه ها را می توان به بخشنامه های درخواستی، دستوری،
هماهنگی، ابالغ قوانین، ابالغ مصوبات داخلی سازمان و بازدارنده تقسیم کرد.
ب) انواع بخشنامه از لحاظ سطح سازمانی: در این تقسیم بندی بخشنامه ها در آغاز به دو گروه عمده بخشنامه های خارجی و داخلی تقسیم می شوند. این تقسیم بندی با استفاده از عنوان های خارجی و داخلی فقط در ارتباط با خارج و داخل سازمان می باشد. بنابراین، بخشنامه های که از خارج سازمان برای اجرا به سازمان ابالغ می شوند، خارجی هستند و بخشنامه هایی که در داخل سازمان تهیه می شوند و در جریان قرار می گیرند با عنوان بخشنامه داخلی مشخص می شوند.
بخشنامه های خارجی معمولا ابالغ کننده مصوبات مجلس، تصویب نامه های هیأت دولت یا سایر مراجع ذیصالح کشور به وزارتخانه ها و سازمان های دولتی یا سازمان های خصوصی می باشند از طرف دیگر وظایف برخی از وزارتخانه ها ایجاب می کند که انها برای دیگر وزارتخانه ها و موسسات اعم از دولتی، خصوصی اقدام به صدور بخشنامه کنند.
بخشنامه های داخلی به دو گروه عمده تقسیم می شوند:
- گروه اول : بخشنامه هایی که توسط باالترین مقام سازمانی امضا می شوند که در وزارتخانه ها به این گونه بخشنامه ها
عنوان وزارتی داده شده است. - گروه دوم بخشنامه هایی هستند که توسط واحدهای داخلی برای ادارات هم سطح صادر می شوند. در این مورد می توان
به بخشنامه های امور اداری در مورد ساعات کار و بخشنامه های کارگزینی در مورد مسائل استخدامی اشاره کرد.
شیوه نامه
در اصطالح عبارت است از انجام کار به ترتیبی که به صورت مکتوب تدوین و براساس موازین خاصی برای اجرا به وسیله مقام های دارای صالحیت و در حدود وظایف و مسئولیت ها و مأموریت های سازمان به متصدیان ذی ربط ابالغ میشود.
شیوه نامه ها سه دسته اند:
الف) قانونی: شیوه نامه های قانونی در اجرای مفاد یا موادی از قانون به طور عام یا خاص تهیه، تنظیم و ابالغ می شوند. این
گونه شیوه نامه ها که گاه نیاز به تصویب مقام خاص یا هیأت وزیران دارند، در فرهنگ اداری ایران با نام شیوه نامه اجرایی شناخته میشوند.
ب) اداری: شیوه نامه های اداری در واقع روش های مختلف اجرای کارند که در سازمان ها و موسسات تدوین می شوند و در اختیار کارکنان قرار می گیرند.
ج) فنی: شیوه نامه های فنی برای راه اندازی و بهره برداری و کار با انواع ماشین آالت و ابزارها تهیه می شوند تا عالوه بر آموزش اولیه، با مراجعه به آن بتوان به طور سالم، بهره وری مطلوب و موثر را از ابزار مزبور به دست آورد.
آیین نامه
آیین نامه از لحاظ لغوی به معنی دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته میشود مانند مواردی که
در شرح و تفسیر یا دستور اجرایی مرام نامه یا اساس نامه نوشته شده باشد.
حکم
در اصطالح اداری نوشته ای است که به موجب آن فردی از سوی مقام های صالحیت دار سازمان یا دستگاه اداری به
سمتی منصوب و یا انجام کاری به وی محول شود.
برگه (فرم)
کاغذی است دارای عنوان مخصوص که برخی از قسمت های آن برای ثبت اطلاعاتی
همچون نام، مشخصات، تاریخ و دیگر
جزییات توصیفی خالی گذاشته می شود.
استفاده از برگه (فرم) در سازمان فایده های بسیاری در بر دارد که برخی از آنها به قرار زیر است :
- – کمک به مدیریت و کارکنان درباره اتخاذ تدابیر صحیح اداری به هنگام نگارش و انتقال اطلاعات
- – جلوگیری از سرگردانی مراجعه کنندگان در مراحل و روند امور
- – تسریع در جریان امور
- – ایجاد هماهنگی در روش های انجام کار
- – سهولت در ضبط اطلاعات به صورت مکتوب به هنگام گرد آوری آنها و همچنین ایجاد سهولت در استخراج اطلاعات گردآوری شده از طریق استفاده از برگه به هنگام تحقیقات علمی و اداری
- – صرفه جویی در وقت و هزینه ها
برگه های (فرم های) رایج در سازمان های دولتی به انواع زیر تقسیم می شوند:
- – برگه های عمومی: برای ایجاد هماهنگی و انجام امور به طور یکسان در همه سازمان های دولتی، معمولا سازمان های
ذیربط شیوه نامه هایی را تهیه و به همراه سازمان های دولتی ابالغ می کنند،مانند برگه حکم استخدامی و برگه تقاضای مرخصی. - – برگه های اختصاصی: به برگه هایی گفته می شود که توسط یک سازمان یا واحد سازمانی ویژه برای انجام وظایف خود تهیه
می شود و در جریان قرار می گیرد. مانند برگه مصاحبه برای استفاده در کارگزینی یا گزینش، برگه پیگیری نامه ها در دبیرخانه رایگان، برگه تقاضای وام ضروری و …
برگه های عمومی و اختصاصی خود به دو صورت می باشند:
- برگه های دائم: برگه هایی هستند که استفاد ه از آنها برای مدتی نسبتاً زیاد و الاقل تا زمان قدرت و اعتبار یک ماده قانونی
با یک تصویب نامه می باشد مانند برگه های استخدام و مرخصی. - برگه های موقت: به برگه هایی گفته میشود که برای انجام امور دوره ای یا اموری که در یک برهه از زمان انجام می شوند، به کار می روند مانند برگه های مربوط به سرشماری یا برگه های مربوط به جمع بندی اطالعات برای انجام یک بررسی علمی یا اجتماعی.
- برگه (فرم نامه): به مکاتباتی اطالق می شود که حالت یکنواختی داشته و مقداری از متن نامه قبلا روی کاغذ چاپ
شده و فقط نویسنده نامه جاهای خالی آن را پر می کند و در جریان کار قرار می دهد. برگه )فرم( ممکن است در داخل
یا خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد که بیشتر بخشنامه ها، درخواست ها یا دستورهای قانونی یا اطالعیه ها از
طریق آن صورت می گیرد. - برگه های ویژه: این برگه ها برای موارد خاص توسط یک واحد یا سازمان تهیه می گردد و مورد استفاده می گیرد.
