هدف ابتدایی از طراحی نرم افزار اکسل برای مقاصد حسابداری بود ولی امروزه تقریبا در اکثر رشته ها کاربرد دارد. خصوصا کاربرد های مدیریتی آن نسبت به سایر رشته ها اهمیت ویژه ای دارد. این نرم افزار با تحولات مدیریتی تغییر یافته به طوری که رابطه خوب آن با سطوح مختلف مدیریت باعث توسعه این نرم افزار گشته است. هر فردی با هر اندازه توانایی که دارد می تواند با آن کار کند.
می توان حسابداری آنلاین را یک سیستم هوشمند که در آن فعالیت هایی در رابطه با انجام امور مالی یک سیستم انجام داد، نامید. این فعالیت ها و فرآیند ها از جمع آوری، طبقه بندی و محاسبات مخارج و مدیریت هزینه ها به وجود می آیند. در واقع حسابداری کمک می کند تا اشخاص بتوانند درآمد ها و هزینه های خود را محاسبه کرده و بتوانند سیستم را از نظر مالی مدیریت کنند. حسابداری در اکثر زمینه ها استفاده می شود و همه اشخاص به این علم محتاج هستند.
از شرکت های بزرگ گرفته تا یک مغازه کوچک، حتی افرادی که می خواهند اطلاعات دقیقی از درآمد و هزینه های خود داشته باشند از این دانش بهره می برند. برای سرعت بخشیدن به این کارها تا کنون نرم افزارهای بسیاری به بازار آمده است که نرم افزار اکسل هم که در بسته نرم افزاری آفیس قرار دارد، یکی از آنهاست.
که با استفاده از این نرم افزار می توان کارهای مربوط به حسابداری و مدیریت مالی خود را به راحتی انجام دهید. زیرا این نرم افزار محیطی بسیار ساده اما امکاناتی مفید دارد که قابلیت برنامه نویسی به زبان VBA را هم به کاربران ارائه می دهد تا آنان بتواند به جز انجام محاسبات با استفاده از توابع آماده، هر جایی که لازم بود خود کاربر کد مربوطه رابه صورت سیستمی وارد کند.
کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری
نرم‌افزار اکسل که یکی از نرم‌افزارهای مجموعه‌ی آفیس است، یکی از بهترین نرم افزارهای آفیس در حسابداری و آموزش حسابداری است. این نرم‌افزار، از نرم‌افزارهای صفحه گسترده است ومی توان از سطر و ستون‌های آن در انجام محاسبات استفاده کرد. در این جا به تعدادی از کاربردهای این نرم افزار اشاره می کنیم:
– پشتیبانی از توابع و تنظیم گزارشات حسابداری مثل: تهیه‌ی صورت‌های مالی، بودجه‌بندی، صورت جریان وجوه نقد و ایجاد ترازنامه.
– قابلیت های زیاد صفحه گسترده آن: مانند انجام محاسبات پیچیده حسابداری و ریاضی
– دارای افزونه های زیاد برای کارهایی مانند پیش بینی مالی یا مدل سازی است.
-ادغام یکپارچه با داده های خارجی برای استفاده از اطلاعات بانکی و مالی از طریق این نرم ازار.
– رویدادهای مالی را بصورت فایل‌های جداگانه، لیست می کند.
– داده‌ها را با عناوین دلخواه مرتب و طبقه بندی می کند.
– جداول هایی مانند لیست حقوق و دستمزد و استهلاک و …را تنظیم می کند.
– شمارش موجودی کالا و کنترل انبار
-صورت مغایرت بانکی را تنظیم می کند.
– کاربرگ‌های مهم حسابرسی را تنظیم می کند.
حسابداری شرکتها
این نرم افزار برنامه ای کاربردی برای حسابداری و آموزش آن است. زیرا بسیاری از کارها را با استفاده از این نرم افزار می‌توان انجام داد و همه محاسبات به درستی و سریع انجام می‌شود. فقط تنها چیزی که لازم است وارد کردن اطلاعات به درستی می‌باشد. هنگامی که اطلاعات و فرمولها را وارد کردید، می‌توان آنها را کپی یا جابجا کرد و نتایج دلخواه را به دست آورد. در واقع هم برای کارهای پیچیده و هم کارهای ساده استفاده می شود.
گاهی ممکن است که بعضی از اشخاص احساس کنند که نرم افزار اکسل دیگر در نرم افزار حسابداری کابرد و استفاده ای ندارد ولی حقیقت چیز دیگری است، در واقع اگر حسابدار این نرم افزار را بلد نباشد نمی تواند با نرم افزارهای دیگر حسابداری کار کند و باید زمانی را صرف آموزش این نرم افزار صرف کند.
مهم ترین نرم‌افزار های مجموعه آفیس عبارتند از:
– نرم افزار اکسل برای طراحی سیستم های مدیریتی اداری و مالی.
-نرم افزار اکسل برای طراحی پایگاه های اطلاعاتی.
– نرم افزار power point برای طراحی مجموعه های لازم برای همایش ها،گرد‌همایی ها و غیره.
– نرم افزار Word برای عملیات کلمه پردازی.
– ده ها نرم افزار ارزشمند دیگر.
مزایای استفاده از نرم افزار اکسل در حسابداری:
از شرط های موفقیت حسابداران تسلط به یک یا چند نرم افزار است و به همین دلیل بسیاری از حسابدارانی که تصمیم دارند به بازار کار وارد شوند باید حداقل چندین نرم افزار را آموزش ببینند. که یکی از کاربردی ترین نرم افزارها نرم افزار اکسل است. بعضی از حسابداران با وجود اهمیت نرم افزار اکسل باز هم نسبت به آن ذهنیت روشنی ندارند و اطلاع ندارند که از این نرم‌افزار چگونه می‌تواند آنها را در تهیه‌ی گزارشات حسابداری کمک کند.
در زیر به تعدادی از مزایای این نرم افزار که در حسابداری تحت وب بسیار کاربرد دارد را اشاره می کنیم:
استفاده از فرمولها و توابع، از امکاناتی که در این نرم افزار وجود دارد فرمول ها و توابع می باشند که کار حسابداران را راحت کرده است.زیرا بسیاری از فرمولها در اکسل از قبل آماده شده می باشند. که در صورت احتیاج به راحتی قابل دسترسی هستند. همچنین حسابداران می‌توانند متناسب با صورت‌های مالی گوناگون فرمول‌هایی را برای راحت کردن کار خود از قبل بنویسند و ذخیره کنند تا در صورت لزوم و در عملیات‌های گوناگون، احتیاج به نوشتن دوباره آنها نباشد و بتوان آنها را به سرعت در عملیات وارد کرد.
از جمله توابع مهم که در این نرم افزار وجود دارد می توان به : SLN یا محاسبه استهلاک به روش مستقیم ، SYD یا محاسبه هزینه استهلاک به روش مجموع سنوات ، DB یا تابع محاسبه‌ی هزینه‌ی استهلاک نزولی در مدت معین ، IPMT یا محاسبه‌ی اقساط مربوط به بهره ، NPER یا محاسبه‌ی تعداد دوره‌های مورد نیاز برای سرمایه‌گذاری و RATE یا تابع محاسبه‌ی نرخ بهره ، اشاره کرد.
رسم جداول و نمودارها، با استفاده از این نرم افزار می‌توان جدول‌ها و نمودارهایی را برای داده‌ها رسم کرد که تشریح آنها راراحت تر کند. تعدادی از نمودارهایی که در این نرم افزار وجود دارند عبارتند از: میله‌ای، نقطه ای، خطی، دایره‌ای و… که با این نرم افزار امکان‌پذیر هستند و این خصوصیت برای حسابدارانی که تصمیم دارند گزارشات حسابداری را به صورت جدول یا تصویری تهیه و تنظیم کنند، اهمیت دارد. این خصوصیت از طریق سربرگ insert و در گزینه charts مورد استفاده قرار میگیرد و انواع گوناگون نمودارها در مدل‌های متفاوت دو بعدی یا سه بعدی در آن قسمت می باشند.
فیلتر کردن داده‌ها، گاهی حسابداران با حجم زیادی از داده‌ها سر و کار دارند، خصوصیتی در اکسل قرار داده شده که با استفاده از آن، حسابدار بتواند داده‌ها را بر اساس یک یا چند مورد خاص فیلتر کند. همچنین در تهیه گزارشها می توان آنها را بر حسب زمان، هزینه یا موضوع تقسیم بندی کرد و خروجی آن مورد دلخواه و بصورت شفاف و درست بدست آید تا بتوان خلاصه آن را تحویل کارفرما داد.
وارد کردن داده ها، امکان وارد کردن داده هایی که در پایگاههای داده ای و اطلاعاتی تنظیم و جمع آوری شده اند، از دیگر خصوصیات این نرم افزار برای تهیه گزارشات حسابداری توسط حسابداران می باشد. این خصوصیت از تکرار مجدد داده ها به نرم افزار جلوگیری می کند و سبب سرعت در عملیات می شود.
استفاده از قالب‌های سفارشی، به جز امکانات و خصوصیاتی که بصورت پیش فرض در نرم افزار اکسل گذاشته شده است، ممکن است در حین کار نیاز به توابع پیشرفته تر و خاص تر باشد، که می توان از طریق اینترنت یا سایت هایی بصورت رایگان یا در قبال پرداخت مبلغی، آنها را دریافت کنید. که نسخه های جدیدتر این نرم افزار، تعدادی جداول داده ای برای قالب های گوناگون را دارد. وبرای استفاده از آن می توان، زمانی که یک سند جدید ایجاد کردید، آنها را وارد کنید.
سخن پایانی:
در پایان باید اشاره کرد که اکسل یک نرم‌افزار پایه برای تهیه‌ی گزارشات حسابداری به حساب می آید و از آنجایی که مانند همه نرم افزارهای دیگر مجموعه نرم افزاری آفیس ظاهری مشابه دارند، به سادگی می‌توان با آموزش یک نرم افزار مانند ورد، پاورپوینت یا… اکسل را نیز آموزش دید. با وجود همه خصوصیت هایی که اکسل دارد می توان گفت که این نرم افزارممکن است که برای حسابداری حرفه‌ای، مناسب نباشد، به همین دلیل بهتر است اشخاصی که به عنوان حسابدار مشغول به کار می شوند، در کنار اکسل اقدام به آموزش نرم‌افزارهای حسابداری دیگری نیز، بکنند.
