سیستم هایی که در آنها کار به دقت آنالیز می‌شود و کارهای تکراری یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی نرم‌افزار قابل انجام است جدا شده و برای آنها نرم‌افزار یا سخت‌افزار خاصی طراحی می‌شود و سایر کارها که نیاز به هوش و قدرت تصمیم گیری انسانی دارد توسط انسان انجام می‌شود.
در این راستا شرکت مهندسی نرم افزار اروم مهر پرداز با بهره گیری از متخصصین نرم افزار و استفاده از نیروهای مجرب اقدام به تولید اتوماسیون های اداری می نماید. این نرم افزارها که بنا به نیاز مدیران شرکت ها و ادارات تولید می شوند قابلیت حذف و اضافه خدمات را داشته و بطور اختصاصی تنها برای شما تولید می گردند. به عنوان مثال شما مدیر یک کارخانه با تعدادی پرسنل اداری، پرسنل خدماتی، پرسنل تولیدی و … هستید. از طرفی جنبه های تجاری کارخانه مانند حسابداری، انبارداری و … برایتان مشغله دیگری ایجاد میکند. قطعا نگهداری و بروزرسانی این اطلاعات برایتان دشوار است. اما یک اتوماسیون اداری قدرتمند دستیار بسیار خوبی برای انجام این امور است. این نرم افزارها به گونه ای طراحی شده اند که شما می توانید پس از ورود اطلاعات آنها را تغییر داده، حذف کنید، جستجو کنید یا عملیات دیگری را انجام دهید. شرکت مهندسی نرم افزار اروم مهر پرداز بطور روزانه یا هفتگی از اطلاعات شما یک نسخه پشتیبان تهیه می کند تا در صورت بروز هر گونه مشکل اطلاعات شما را برگرداند. این تعهد ما به مشتریانمان است.
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزار بایگانی و… فعالیت های سازمان خود را بهتر مدیریت نمایید.
نگاه کلی به اتوماسیون اداری:
اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.
حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری ازعمده ترین ویژگی های به کارگیری اتوماسیون اداری است.
تعالی سازمان ها با اتوماسیون اداری:
امروزه مديريت برگردش كار و مكاتبات اداری و همچنين مديريت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به كلي متحول شده است و استفاده ازروش های كند و مشكل ساز اداری غيرمكانيزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مكاتبات و دسترسي كند ، مسئولين و مديران را كه به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسيون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است .
هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد. از این رو سیستم های مکانیزه ، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند. اتوماسيون اداری ،بهترين ابزار برای رسيدن به راه كارهای مفيد در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهينه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مكانيزه به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش كارها را ميسرمي سازد. دراين فرايند، حذف مکاتبات كاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهينه از زمان ، عملی می گردد.سيستم مکاتبات اداری به منظور مکانيزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری راه اندازی شده است. اين سيستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی و دريافتی و کار با کارتابل های مختلف را انجام می دهد. هدف از پياده سازی اين سيستم ، يکپارچه سازی علميات گردش نامه در ادارات ، حذف کاغذ ،امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعيت نامه در هر زمان، امکان پيگيری نامه های ارجاع داده شده و يافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است ،بايگانی الکترونيکی ، بهره گيری از امضاء ديجيتالی و کارتابل الکترونيکی می باشد.
بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند “انسان فکر کند، ماشین کار کند”. ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است ، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزار بایگانی و… فعالیت های سازمان خود را بهتر مدیریت نمایید.
گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی:
حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. هدف اصلی ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند ، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصتهای اقتصادی و اجتماعی خصوصا با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده ، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره وری. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از % 30 زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از % 70 زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا میکند.
