گسترش روزافزون تکنولوژی های ارتباطی و زندگی در عصر فناوری اطلاعات، بسیاری از جنبه های زندگی ما را دست خوش تغییر کرده است. این تغییرات برقسمت های مختلف زندگی ما تاثیر داشته است و به نوعی در خدمت بشر امروزی می باشد. در جنبه ی اجتماعی و بخش سازمانی موجب تسهیل بسیاری از کارهای روتین،تکراری و زمان بر شده است.
امروزه محیط های کسب و کار با چالش های گوناگون از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان و نیاز به ارتباط بیشتر واحد های سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و .. مواجه اند. مدیران نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری انجام امور را نظارت و پیگیری کنند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره های کاری فشرده به انداره ای افزایش پیدا کرده است، که انجام و پیگیری آن ها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.
اتوماسیون اداری چیست ؟ برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزار بایگانی و … کلیک نمایید.
اهمیت اتوماسیون اداری
اهمیت به کارگیری اطلاعات در سازمان های عصر حاضر تا آنجا پیش رفته که مکمل منابع توسعه ای مانند سرمایه، تجهیزات و نیروی انسانی به حساب می آید. طراحان نرم افزارهای اطلاعاتی و مدیران سازمان ها نیز به منظور انطباق با این تغییرات باید در طراحی و به کارگیری سیستم های اطلاعاتی، اهداف و نیازهای جدید سازمان را مد نظر قرار دهند چرا که مدیریت موفق نظام های اطلاعاتی، معیار و ملاک موفقیت هر سازمانی محسوب می شود. همچنین ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ از ﺑﻪ ﮐﺎرﮔﯿﺮی ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎی راﯾﺎﻧﻪ ای و ﻓﻦ آوری اﻃﻼﻋﺎت و رﺳﺎﻧﻪ ﻫﺎی ﭘﯿﺶ رﻓﺘـﻪ گریزی ﻧﺪارﻧﺪ و آﯾﻨﺪه از آن ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎﯾﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺑﺎ ﺷﻨﺎﺧﺖ دﻗﯿﻖ و ﺻﺤﯿﺢ، ﻣﺤﺎﺳﻦ و ﻣﻌﺎﯾﺐ اﯾـﻦ ﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻫـﺎ را ﺑﺮرﺳـﯽ ﮐﻨﻨﺪ و از ﺗﺠﺮﺑﻪ ی دﯾﮕﺮان درس ﺑﮕﯿﺮﻧﺪ، ﺑﺪون اﯾﻦ ﮐﻪ دوﺑﺎره ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎی آن ﺗﺠﺮﺑﻪ را ﺑﭙﺮدازﻧﺪ، در جهت کارایی بیشتر و بهره وری روز افزون خود از آن ها استفاده کنند.
ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسه های تجاری و اقتصادی به شکلی اساسی متحول شده است و دیگر فرایندهای زمان بر پذیرفتنی نیستند. مشکلات فراوانی در روش های سنتی و دستی وجود دارد از جمله کندی گردش مکاتبات و پیگیری موثر آنها، عدم کیفیت مناسب در مرحله ی ثبت و نگهداری و بازیابی سوابق، نداشتن آرشیو مناسبی از مکاتبات، گردش ها و پیگیری نامه ها و درخواست های متقاضیان و دیگر مدارک سازمانی و نظایر آن. از این رو بسیاری از سازمان ها، اداره ها و شرکت ها رو به ماشینی کردن این فرایندها نموده، تا با استفاده از آن بتوانند سریعتر پاسخ گوی مسائل خویش باشند.
در اﺑﺘﺪا از ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎی ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮی ﺑﺮای ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻣﺴﺘﻘﻞ اﺳﺘﻔﺎده ﻣﯽ ﺷﺪ؛ اﻣﺎ ﺑﻪ ﻣﺮور زﻣﺎن ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮ ﻫﺎ ﺑﻪ ﯾﮑﺪﯾﮕﺮ متصل ﮔﺮدﯾﺪﻧﺪ. اﯾﻦ ارﺗﺒﺎط ﺑﻪ ﮐﺎرﺑﺮان اﺟﺎزه داد ﻧﻪ ﺗﻨﻬﺎ از ﻓﺎﯾل های ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻣﺸﺘﺮک اﺳﺘﻔﺎده ﻧﻤﺎﯾﻨﺪ. ﺑﻠﮑﻪ ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﻨﺪ ﺑﺮای ﯾﮑﺪﯾﮕﺮ ﭘﯿﺎم ارﺳﺎل کنند. در روﺷﻬﺎی ﺳﻨﺘﯽ و اﻟﺒﺘﻪ ﻣﻌﻤﻮل ﻓﻌﻠﯽ، ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ(ﭼﻪ داﺧﻠﯽ و ﭼﻪ ﺧﺎرﺟﯽ) ﺑﺎ اﺳﺘﻔﺎده از ﻧﺎﻣﻪ ﻧﮕﺎری های ﻣﻌﻤﻮل و به وﺳﯿﻠﻪ ﮐﺎﻏﺬ اﻧﺠﺎم ﻣﯽ ﺷﺪ. اﻟﺒﺘﻪ ﻣﻤﮑﻦ اﺳﺖ در اﯾﻦ راﺳﺘﺎ ﺑﺮای ارﺳﺎل ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﻓﻮری ﺗﺮ از دﺳﺘﮕﺎه هایی ﻣﺎﻧﻨﺪ ﻧﻤﺎﺑﺮ اﺳﺘﻔﺎده ﺷﻮد وﻟﯽ این ﻣﻬﻢ اﺳﺖ که ﻫﻤﻮاره از اﯾﻦ روش ها اﺳﺘﻔﺎده ﻧﻤﯽ ﺷﻮد. اﻣﺮوزه ﺑﺮای ﺗﺴﻬﯿﻞ در اﻣﺮ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و ﺑﺎﻻ ﺑﺮدن ﺳﺮﻋﺖ اﻧﺘﻘﺎل داده ﻫﺎ، از ﻧﺮم اﻓﺰارﻫﺎی ﺗﺤﺖ ﺷﺒﮑﻪ ای ﺑﻪ ﻧﺎم ﻧﺮم اﻓﺰارﻫﺎی اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری ﻣﯽ ﺗﻮان ﺑﻬﺮه ﺑﺮد. اﯾﻦ ﻧﺮم اﻓﺰارﻫﺎ ، ﺳﺮﻋﺖ ، دﻗﺖ و ﺻﺤﺖ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت را اﻓﺰاﯾﺶ داده و در ﻧﺘﯿﺠﻪ ﺳﻄﺢ کارایی در ﺳﺎزﻣﺎن را افزایش می دهند.
مفهوم اتوماسیون اداری
در نتیجه اگر بخواهیم یک تعریف دقیق تر برای اتوماسیون ارائه دهیم، به همین سادگی ها هم نیست، زیرا یافتن تعریف آن به تعیین دیدگاه های کاربر برمی گردد، و دارای تعاریف بی شاری هستند. ولی به طور کلی اتوماسیون اداری شامل سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی است که به برقراری اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج از سازمان و بالعکس مربوط می شود و منجر به تسهیل انواع ارتباطات به دو صورت کتبی و شفاهی است.
حجم بزرگی از امور روزمره سازمان ها، امور دفتری هستند. می توان گفت امور دفتری از جمله کار هایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف و مدیران با آن سرو کار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت هایی از قبیل انتشار یا ذخیره ( بایگانی ) اطلاعات و کار با واژه پرداز ها را بر عهده دارند ( داده کارکنان )، کاربران اصلی و دائمی سیستم های اتوماسیون اداری و سایر سیستم های ارتباطی نظیر سیستم مدیریت اسناد هستند.
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان ها در حوزه ی امور دفتری کمک شایانی کرده اند.
امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی توجهی و بی اعتنایی در سازمان ها قرار می گرفت، علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره وری قرار نگرفته بود. در دهه های گذشته نتایج یک بررسی در یک دوره ۱۰ ساله بر روی بهره وری سازمان ها در ابعاد مختلف انجام گرفت. نتایج این تحقیق و تحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که افزایش بهره وری در حوزه های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، بهره وری در حوزه امور دفتری مورد بی توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه جدی قرار گرفت و روز به روز ارتقا یافت و بر اهمت توجه به آن افزوده شد.
اتوماسیون اداری چیست ؟ با استفاده از نرم افزار اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزار بایگانی و … کارها را با راحتی بیشتر انجام دهید.
مزایا و کاربرد های اتوماسیون
اتوماسیون اداری تاثیر بسیاری بر امور سازمان ها گذاشته است. برخی مزایای اتوماسیون را می توان چنین برشمرد:
کنترل بهتر کارها
کم شدن فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق
کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
کم شدن هزینه مسافرت ها و گرد هم آیی ها
افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثر بخشی
افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات و تامین هرچه بیشتر نیاز مشتریان
افزایش قابلیت رقابت سازمان
رشد پدیده دور کاری ( کار از راه دور )
اگر چه معمولا از اتوماسیون اداری معمولا برای برقراری ارتباطات روزمره تبادل نامه و پیام ها استفاده می شود ولی کاربردهای آن فراتر از آن این کارهای معمول هستند. البته این مسئله به نوع طراحی سیستم ارتباط دارد و اینکه طراحی سیستم ارتباط دارد و اینکه طراح سیستم چه امکاناتی را در آن تعبیه کرده است. به طور کلی تا به امروز از این سیستم در جهت کاربردهای گوناگونی بهره برداری شده است.
برخی از کاربردهای شناخته شده این سیستم عبارتند از:
واژه پردازی
پست الکترونیکی
پست صوتی
ارسال نمابر
تقویم الکترونیکی
کنفرانس از راه دور
ویدئو تکس
ذخیره و بازیابی تصاویر
و …
در نتیجه سیستم اتوماسیون اداری نقش به سزایی در حوزه ارتباطات و مراودات رسمی سازمان و مکاتبات دفتری دارد. همچنین موجب تسهیل و سرعت تبادل اطلاعات نیز شده است و در ایجاد کانال های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. بنابراین می توان گفت وجود سیستم اتوماسیون اداری تاثیرات مثبت زیادی درون سازمان ها داشته است. ذکر این نکته هم حائز اهمیت است که در کنار پیاده سازی سیستم های رایانه ای می بایست به الزامات نیروی انسانی در زمینه پشتیبانی نیز توجه کافی نمود. وجود یک گروه مجرب و متخصص باید در سازمان حضور داشته باشند تا به رفع نواقص احتمالی بپردازند. به نظر می رسد که در کشور ما فقط به بعد مکاتبات دفتری و اداری آن توجه بیشتری شده است و به سایر توانایی های مفید و گوناگون اتوماسیون اداری توجه کافی نشده است. ولی روز به روز اهمیت و ضرورت استفاده از آن آشکار تر از پیش می شود و قابلیت های واقعی و ابعاد گسترده اش نمایان می گردد.
