اســتفاده از تکنولــوژی بــرای پیــش بــردن اهــداف کســبوکار و ارتقــای عملکــرد ســازمان رویکــردی اســت کــه در ســالیان اخیــر مــورد توجــه بســیاری قــرار گرفته اســت. اتوماسـیون های اداری بـا هـدف بهبـود عملکـرد سـازمان ها و تسـهیل فعالیت هـای روزمـره وارد بـازار شـدند. بـا ایـن حـال دیـده شـده کـه در برخـی مـوارد در اسـتفاده از این سیسـتم ها نتیجــه عکــس حاصــل شده اســت. در ایــن میــان بــا ســرعتی کــه در تغییــرات تکنولوژی هــا وجــود دارد، مســئله کلیــدی و تعیین کننــده آن اســت کــه بتوانیــد تکنولــوژی مناســب را انتخــاب کنیــد.
چالش های سازمان شما
تغییــرات تکنولوژی هــای مــورد اســتفاده در کســب وکار بــا نرخــی فزاینــده در حــال افزایــش اســت و اســتفاده از راه حل هــای نرم افــزاری بــرای کارآمــدی و بهبــود عملکــرد کســب وکار در حــال گســترش اســت. ایــن رونــد در ایــران هــم بــا کمــی تأخیــر – آن هــم بــه ســبب عــدم وجــود زیرســاخت هــای مناســب تکنولــوژی- در حــال شــکل گیری اســت و عمــده ســازمان های ایرانــی از ایــن راه حلهــا اســتفاده می کننــد. نتایـج منتشـر شـده از یـک بررسـی جهانـی در سـال 2014 در میـان مدیـران ارشـد، مدیـران میانـی و متخصصیـن تصمیم گیرنـده IT نشـان دهنـده آن اسـت کـه 37 %از هزینه هـای تکنولـوژی صـرف مـواردی خـارج از واحـد IT در ســازمان می شــود.
“علت اصلی عمدتا اتخاذ رویکرد برون سپاری راه حل های نرم افزاری توسط سازمان ها است.”
ســازمان ها بــرای خودکارســازی فرایندهــای خــود بــه شــرکت های ارائه دهنــده راه حل هــای نرم افــزاری مراجعــه می کننـد. بـه ایـن ترتیـب هزینـه برون سـپاری شـامل هزینـه مالکیـت نرم افـزار (کـه بـه عنـوان یـک دارایـی ثابـت و هزینــه ســرمایه گذاری در نظــر گرفتــه می شــود و نــه هزینــه عملیاتــی)، هزینــه نگهــداری و ســایر هزینه هــای جانبـی اسـتقرار سیسـتم می شـود و بـه عنـوان هزینه هـای تکنولـوژی امـا خـارج از واحـد IT محاسـبه می شـوند.
استفاده از تکنولوژی های جدید چه منافعی برای شما به همراه دارد؟
سـازمان ها در دهـه اخیـر بـا نـرخ فزاینـده در رشـد تکنولـوژی روبـه رو بوده انـد؛ تکنولوژی هایـی کـه بـه صـورت ویـژه بـرای کمـک بـه انجـام فعالیت هـای سـازمانی طراحـی شـده بودنـد. بـه کارگیـری تکنولـوژی در کسـب وکارها در ابتــدا محــدود بــه اســتفاده از سیســتم های اطلاعاتــی مدیریــت (MIS )و تنهــا مربــوط بــه فعالیت هــای روزمــره و ســطح عملیاتــی ســازمان بــود. پیچیدگــی هــر چــه بیشــتر کســب وکارها، عــدم توانایــی در پیشبینــی آینــده بــه سـبب افزایـش شـرایط عـدم قطعیـت، تأثیـرات جنبه هـای مختلفـی از جملـه محیـط سیاسـی، اقتصـادی، فنـاوری، زیســت محیطی و … بــر تصمیم گیری هــای مدیــران و بســیاری نیازمندی هــای جدیــد حــوزه کســب وکارها در نهایـت منجـر شـد کـه تکنولوژی هـای مـورد اسـتفاده نیـز بـرای پاسـخگویی بـه ایـن نیازهـا تغییـر کننـد. بـه ایـن ترتیـب سیسـتم های جدیـدی ماننـد BI هـا طراحـی شـده کـه سـطحی از هوشـمندی را نیـز در اختیـار کسـب وکار ها قـرار می دادنـد و در نتیجـه انجـام فعالیت هـای سـطح راهبـردی سـازمان نیـز بـه وسـیله ایـن ابـزار میسـر شـد.
یـک جنبـه بهبـود تکنولـوژی در کارکردهایـی اسـت کـه همانطـور کـه پیش تـر توضیـح داده شـد بـه راه حل هـای قابلیـت ایـن کـه شـما بتوانیـد سیسـتم حقـوق و دسـتمزد کارکنـان خـود را بـا نرم افـزاری افـزوده میشـوند؛ مثـلا سیسـتم مالـی یکپارچـه کنیـد و یـا اینکـه گزارش هـای مـورد نیـاز خـود را از داده هـای موجـود اسـتخراج کنیـد. کمتـر مـورد توجـه تصمیم گیرنـدگان قـرار می گیـرد، مسـئله اسـتفاده از تکنولـوژی در بهبـود عملکـرد سیسـتم اسـت. مثلا نرم افزارهـای تحـت وب نسـبت بـه نرم افزارهـای تحـت وینـدوزعملکـردی بسـیار متفـاوت دارنـد. بهبـود سـرعت، سـازگاری، امنیـت و مقیاس پذیـری از ویژگی هـای غیرکارکـردی اسـتفاده از تکنولـوژی تحـت وب اسـت و می بایسـت بـه عنـوان پارامترهـای کلیـدی در تصمیم گیـری بررسـی شـوند.
نرم افزارهــای تحــت وب نرم افزارهایــی هســتند کــه شــما می توانیــد بــر روی مرورگــر و از طریــق اینترنــت بــه آن دسترسـی داشـته باشـید. بنابرایـن تنهـا چیـزی کـه الزم داریـد ابـزاری اسـت کـه قابلیـت اتصـال بـه اینترنـت را داشـته باشـد. بـه ایـن ترتیـب نـه بـه تجهیـزات سـخت افزاری خاصـی نیـاز داریـد، نـه بـه تنظیماتـی مشـخص بـر روی سیسـتم خـود و نـه حتـی بـه شـبکه داخلـی سـازمان؛ شـما می توانیـد در هـر نقطـه جغرافیایـی کـه هسـتید بـه سیسـتم دسترسـی داشـته باشـید.
اگر از نرم افزارهای تحت وب استفاده می کنید:
– نیاز کمتری به متخصصین IT خود برای نگهداری از سیستم، ارتقا، پشتیبان گیری و … پیدا خواهید کرد؛
– نیازی به نصب نرم افزار و به روزرسانی آن وجود ندارد و تنها با نوشتن آدرس در نوار مرورگر می توانید به
سیستم دسترسی داشته باشید.
– معمولا لازم نیست نگران سازگاری سیستم با پلتفرم باشید؛
– نیاز به فرایند طولانی و هزینه بر نصب، تنظیمات و پشتیبانی به ازای هر کاربر سیستم ندارید؛
– بدون توجه به سیستم عامل خود می توانید از نرم افزار استفاده کنید؛
– داده های شما همواره در محل امنی ذخیره می شوند؛
– داده های شما همواره به روزرسانی می شوند؛
– روزانه از داده های شما نسخه پشتیبان تهیه می شود؛
– به سبب یکپارچگی پایگاه داده همه کارکنان شما به داده های مورد نیاز خود دسترسی دارند؛
– دسترسی به داده ها در خارج از سازمان نیز ممکن است؛
– امنیت در دسترسی به سیستم از روش های مختلفی تأمین می شود؛ و …
در مقابل اگر از نرم افزارهای تحت ویندوز که تکنولوژی قدیمی تری محسوب می شوند استفاده می کنید:
– هزینه نصب نرم افزار، دردسرهای تنظیمات و پشتیبانی بسیار زیادی خواهد داشت؛
– به متخصصین IT خود برای نگهداری از سیستم وابسته خواهید بود؛
– محدود به استفاده از ویندوز هستید و نمی توانید از نرم افزار بر روی هیچ ابزار دیگری استفاده کنید؛
– تنها از داخل شبکه سازمان به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی خواهید داشت؛
– امنیت اطلاعات، تهیه نسخه پشتیبان و به روزرسانی های سیستم با مسائل متعددی مواجه خواهد شد؛ و …
اتوماسیون های اداری تحت وب یا تحت ویندوز؟
اتوماســیون های اداری بــا هــدف تســهیل فعالیت هــای روزانــه اداری و حــذف کاغذ بازی هایــی کــه فرایندهــا را بــه شـدت ناکارآمـد می کـرد، وارد بـازار شـدند. ارسـال و دریافـت نامـه، بایگانـی نامه هـا و اسـناد، برقـراری ارتباطـات در گسـتره کارکردی درون و بـرون سـازمانی و مدیریـت وظایـف روزانـه افـراد از امکانـات پایه های اسـت کـه عمومـا اتوماسـیون های اداری وجـود دارنـد. بـا بررسـی اتوماسـیون اداری رایگان موجـود در بـازار در می یابیـد کـه همـه کم و بیـش ایـن کارکردهـای اصلـی را ارائـه می کننـد. امـا نکتـه ای کـه بیـن اتوماسـیون های اداری تمایـز ایجـاد می کنـد، اسـتفاده از تکنولوژی هایـی اسـت کـه عملکـرد سیسـتم را بهبـود می دهنـد. از ایـن رو مهـم اسـت کـه در تصمیـم بـرای خریـد بـه ایـن پارامترهـا توجـه کنیـد.
سرعت
سـرعت عملکـرد سیسـتم اهمیـت بسـیاری دارد. بـه ویـژه سـرعت کار بـا نرم افـزار اتوماسـیون آنلاین اداری و نرم افزار مدیریت کار آنلاین بـه سـبب آن کـه تعـداد زیـادی کاربـر دارد، بیـش از آن چـه کـه فکـر می کنیـد مهـم اسـت. آمـار دقیقـی در دسـت نیسـت امـا بـا یـک بررسـی کلـی متوجـه خواهیـد شـد کـه بیشـترین شـکایت کاربـران ایـن سیسـتم ها از کنـد بـودن نرم افـزار اسـت. علـل مختلفـی ممکـن اسـت سـبب ایجـاد ایـن مشـکل شـده باشـند:
– سیســتم های تحــت وینــدوز در ســازمان هایی کــه تعــداد کاربــران زیــادی همزمــان از سیســتم اســتفاده از آن هــا دیگــر ممکــن می کننــد، بــا افــت شــدید ســرعت و یــا از کار افتــادن مواجــه می شــوند و عملا استفاده از آن ها دیگر ممکن نیست. در مقابـل اتوماسـیون های تحـت وب و نرم افزار بایگانی قابلیـت مقیاس پذیـری دارنـد کـه بسـته بـه تعـداد کاربـران در حـال کار بـا سیسـتم می تـوان آن هـا را ارتقـا داد. بنابرایـن حتـا اگـر کسـب وکاری در حـال رشـد هسـتید، بـا اسـتفاده از نرم افــزار تحــت وب الزم نیســت نگــران از کار افتــادن سیســتم باشــید.
– اگــر سیســتم تحــت وب خــود را بــه درســتی انتخــاب نکــرده باشــید، بــا مشــکلاتی مواجــه خواهیــد شــد. سیستم هایی که اسما تحــت وب هســتند امــا قــادر نیســتند کــه تمــام کارکردهــای خــود را در محیــط وب انجــام دهند، سـرعت سیسـتم را بـا انجـام عملیـات اضافـه بـه شـدت کاهـش داده و در برخـی مـوارد ممکـن اسـت سـبب از کار افتـادن آن نیـز شـوند. مثلا سیسـتم های اتوماسـیون آنلاین تحـت وبـی کـه بـرای نوشـتن نامـه کاربـر را از محیـط وب بــه محیــط Word انتقــال می دهنــد یــا افزونه های در Word بــه ایــن منظــور ایجــاد کرده انــد را نمی تــوان در عمــل اتوماســیون های تحــت وب نامیــد.
– اســتفاده از تکنولــوژی ورود یک بــاره یــا on Sign Single در برخــی از نرم افزارهــای تحــت وب وجــود دارد و در ســازمان هایی کــه همزمــان از نرم افزارهــای یکپارچــه در بخش هــای دیگــری اســتفاده می کننــد منافــع زیـادی در افزایـش سـرعت کاربـری سیسـتم دارد. بـا اسـتفاده از ایـن تکنولـوژی تنهـا بـا یـک بـار وارد کـردن نـام کاربـری و کلمـه عبـور در سیسـتم وارد می شـوید و نیـازی بـه نوشـتن مجـدد نـام کاربـری وکلمـه عبـور بـرای ورود بــه سـایر سیســتم ها نیســت و بــه ایــن ترتیـب کاربــر اتـاف زمـان کمتـری خواهــد داشــت.
– سیسـتم های قدیمی تـر روش های بسـیاری محدودکننـدهای جهـت احـراز هویـت داشـتند کـه عمومـا بـر نقـش افـراد در سیسـتم یـا Based Role بـود. از سـوئی احـرازهویـت جهـت تعییـن حـدود دسترسـی افـراد بـه اطلاعات سـازمان اهمیـت بسـیاری دارد. در روش احـراز هویـت مبتنـی بـر نقـش افـراد، نقش هـای زیـادی تعریـف می شــود کــه هــر یــک دسترســی های خــاص خــود را دارنــد. حتــی ممکــن اســت تعــداد نقش هــای تعریف شــده گاهـی از تعـداد کارکنـان نیـز پیشـی بگیـرد! بـه ایـن ترتیـب زمـان زیـادی بـرای تنظیمـات و پیکربنـدی سیسـتم صــرف می شــود. در راهـکار جدیـد مبتنـی بـر ادعـا یـا based Claim کـه در سیسـتم های تحـت وب بـه منظـور احـراز هویـت در نظـر گرفتـه شـده، بـه جـای تخصیـص نقـش بـه فـرد، مجموعـه ای از ادعاهـا بـه وی داده می شـود و بـه ایـن ترتیـب دسترسـی افـراد محـدود شـده و زمـان بسـیار کمتـری مـورد نیـاز اسـت کـه در نهایـت سـرعت کار بـا سیسـتم را بــالا می بــرد.
– علیرغــم آن کــه سیســتم های تحــت وب می بایســت قابلیــت کار بــر روی هــر مرورگــری را در هــر سیسـتم عاملـی داشـته باشـند، بـا ایـن حـال بسـیاری از آن هـا پیـش از بـه کارگیـری و نصـب نرم افـزار، نیازمنـد انجـام تنظیمـات بسـیار زیـاد و زمان بـر بـر روی سیسـتم های تـک تـک کاربـران می باشـد. اگـر ایـن زمـان صـرف شـده را بـه ازای هـر بـار نیـاز بـه به روزرسـانی و سـایر مسـائل نگهـداری از سیسـتم نیـز محاسـبه کنیـم، می تـوان گفــت در عمــل ســرعت بــه کارگیــری نرم افــزار بســیار پاییــن اســت.
سازگاری
نرم افزارهــای تحــت وب عمومــاً تحـت وب هسـتند Multiplatform هسـتند. در مقابـل همان طـور کـه پیشـتر اشـاره شـد سیسـتم هایی کـه اسـما ممکـن اسـت تنهـا قابلیـت کار بـر روی یـک نسـخه مشـخص از یـک مرورگـر خـاص را داشـته باشـند و از ایـن رو نمی تـوان گفـت بـا هـر پلتفرمـی سـازگاری دارنـد. ایـن مسـئله بـا رونـد لـزوم جا به جایـی در انجـام فعالیت هـای کســب وکار ( در مقابــل رویکــرد پیشــین کــه در آن اداره امــور از یــک نقطــه ثابــت ممکــن بــود) همخوانــی دارد. سـازگاری نرم افـزار بـا هـر پلتفـرم بـه آن معناسـت کـه می توانیـد بـر روی هـر سیسـتم عاملـی و در نتیجـه بـر روی هـر ابـزاری (رایانـه، تبلـت، تلفـن همـراه و …) از آن اسـتفاده کنیـد. بـه ایـن ترتیـب شـما می توانیـد تنهـا بـا اتصـال بـه اینترنـت از هـر جایـی کـه هسـتید بـه اطلاعـات خـود دسترسـی داشـته باشـید و فعالیت هـای خـود را مدیریـت کنیـد.
امنیت
انتقــال داده از طریــق اینترنــت کــه یــک کانــال ارتباطــی غیرامــن اســت و همــه بــه آن دسترســی دارنــد، مســئله امنیــت نرم افزارهــای تحــت وب را بــا چالشــی اساســی روبــه رو کــرده اســت. بــا ایــن حــال حاصــل ایــن مواجهــه، ارائــه راهکارهــای امنیتــی بســیار قــوی بــر روی نرم افزارهــای تحــت وب نســبت بــه نرم افزارهــای تحــت وینــدوز بـود. اســتفاده از پروتــکل امنیتــی SSL یــا Layer Socket Secure یــک راهــکار امنیتــی مــورد اســتفاده در اغلــب نرم افزارهــای تحــت وب اســت کــه ارتباطــی ایمــن را میــان یــک ســرویس دهنده و ســرویس گیرنده تضمیــن می کنــد. بــه ایــن ترتیــب کلیــه اطلاعــات در ســمت ســرویس دهنده رمزگــذاری یــا Encrypt شــده و ســپس در ســمت ســرویس گیرنده رمزگشــایی یــا Decrypt می شــوند تــا بیشــینه محرمانگــی حفــظ شــود.
مقیاس پذیری
مقیاس پذیـری یـا Scalablility تضمیـن می کنـد کـه هـر انـدازه بـار بیشـتری بـه سیسـتم تحمیـل کنیـد، نرم افـزار همچنـان قـادر اسـت بـا عملکـرد پیشـین خـود کار کنـد. ایـن مسـئله بـه ویـژه در مـورد انتخـاب اتوماسـیون اداری ارزان یا نرم افزار حسابداری آنلاین تأثیــر زیــادی دارد چــرا کــه کاربــران زیــادی بــا سیســتم ســر و کار دارنــد. بســیاری از نرم افزارهــای موجــود در بــازار (حتــی نرم افزارهایــی کــه بــا عنــوان تحــت وب مطــرح شــده اند) تــا 150 کاربــر در سیســتم را پشــتیبانی می کننــد امــا زمانــی کــه تعــداد بیشــتری کاربــر را در سیســتم تعریــف می کنیــد، سیســتم از کار می افتــد یــا بــه شــدت کنــد می شــود. بنابرایــن اگــر ایــن ویژگــی بــرای شــما مهــم اســت در انتخــاب خــود دقــت کنیــد. قابلیــت مقیاس پذیــری تنهــا در حیــن تحمیــل بــار زیــاد بــه سیســتم قابــل بررســی اســت از ایــن رو ممکــن اســت حتــی بــا مشــاهده دمــوی نرم افــزار نیــز وجــود ایــن قابلیــت سیســتم را درک نکنیــد.
