چنانچه مدیر یا کاربر یک مجموعه باشید حتما تابحال نام اتوماسیون اداری به گوشتان خورده است. چه بسا هم‌اکنون با این سیستم سروکار دارید ، اما آیا بطور دقیق با مفهوم آن آشنا هستید؟ آیا از مزایا و کارکردهای آن باخبرید؟ آیا در مجموعه‌تان از اتوماسیون‌اداری استفاده میکنید؛ اما هنوز کارکرد بخش‌های مختلف آن را نمی‌دانید؟
در این مقاله به این نکته میپردازیم که اتوماسیون اداری چیست ، چرایی بوجود آمدن آن و کارکرد آن را بررسی می‌کنیم.
اتوماسیون اداری یعنی چه و چرا بوجود آمده است ؟
اتوماسیون یک کلمه انگلیسی بمعنای خودکارسازی یا ماشینی شدن میباشد. گسترش مکاتبات و ناکارایی سیستم بروکراتیک در سازمان‌ها و ادارات سبب بوجود آمدن اتوماسیون اداری ارزان شد. دفترهای حجیم اندیکاتور را به یاد آورید. دفترهایی که بعلت متفاوت بودن کاربران با چند دست خط متفاوت و گاها ناخوانا نوشته میشد. در برخی موارد اطلاعات بعد از چند سال بعلت مستهلک شدن قابل دسترسی نبود. همین اطلاعات مهم در اثر یک جابجایی یا یک حادثه به‌راحتی از بین میرفت. سازمان‌ها مجبور به صرف هزینه‌هایی برای نگهداری یا جابجایی و انتقال اطلاعات بودند.
صرفه‌جویی در سازمان با اتوماسیون اداری
آیا با حجم اطلاعات امروزی و سرعت گسترش فناوری اطلاعات و همچنین با فراگیر شدن ارتباطاتی از طریق ایمیل یا پیامک امکان ادامه کارها به طریق سنتی میسر است؟
اتوماسیون اداری ارزان در چنین فضایی به کمک ما آمد، با استفاده کمتر از کاغذ هم کمک بزرگی به محیط زیست کرد و هم فضایی را که قبلا در اشغال زونکن‌ها و دفاتر بود به ادارات و سازمان‌ها بخشید. پیگیری مکانیزه داده‌ها و کارها، سرعت را در سازمان چند برابر کرد. هم‌اکنون با کمک اتوماسیون‌ها امکان جستجو حتی برای اسنادی که سالها از زمان ایجادشان گذشته است ، براحتی زدن یک کلید میباشد.
چرا اتوماسیون اداری فراگستر
با تمام مزایایی که از اتوماسیون آنلاین ذکر شد یک نکته نیز حائز اهمیت است. با توجه به رشد لحظه‌ای فناوری باید اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی را انتخاب کنیم که همواره پهلو به پهلوی گسترش فناوری گسترده‌تر شود و قابلیت بروزرسانی با سیستم‌های جدید را دارا باشد.
فراگستر در کنار طراحی بروز، سیستم اتوماسیون اداری خود را براساس مدیریت فرایندها نیز پیاده‌سازی میکند. این دو سیستم در کنار هم میتوانند نیاز هر سازمان و شرکتی را پاسخگو باشند. از دیگر فناوری‌های جدیدی که فراگستر در اتوماسیون اداری خود بکار گرفته میتوان به تبدیل گفتار به متن، پیگیری کارها در اتوماسیون با ربات تلگرام، نسخه جدید موبایل، نویزگیر تصاویر، رایانش ابری و سینک سرور اشاره کرد.
امکانات اتوماسیون اداری فراگستر
با داشتن این اتوماسیون آنلاین میتوانید بخش هایی مانند درگاه سازمانی ،تقویم روزانه ، برنامه ریزی روزانه ، دفترچه تلفن ، مدیریت جلسه ها ،ارجاعات الکترونیکی ، یاد آوری کارها ، مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه ، و حتی مدیریت فرایند کسب و کار را در همه زمانها و تنها با وصل شدن به صفحه شخصی خودتان داشته باشید.
محیط حرفه‌ای این اتوماسیون برای مدیران محیط امنی محسوب میشود که حتی مدیران نکته‌بین و ریزبین را راضی میکند. مدیران در این محیط با تعریف سطوح کاربری مختلف میتوانند رفتار هر یک از کاربران ، میزان استفاده و کارکرد آنها ، و حتی ورود و خروج آنها را مورد ارزیابی قرار دهند. گزارش‌گیری در این سیستم در هر کجای کار که باشید تنها چند دقیقه وقتتان را خواهد گرفت. مشاهده میکنید که تنها یک اتوماسیون اداری تا چه اندازه از زمانهای شما را ذخیره خواهد کرد. طبق بررسی محققان اروپایی در یک سیستم سنتی تنها ۳۰ درصد کار مفید انجام میشود و ۷۰ درصد وقت تمامی اعضای سازمان تلف میشود. اگر مایل به یادگیری اتوماسیون اداری رایگان هستید میتوانید به آکادمی فراگستر مراجعه و لیست دوره‌های آموزشی را مطالعه کنید.
پشتیبانی سیستم اتوماسیون اداری فرگستر
یکی از مزایای استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی آسانی کار با آنهاست. چنانکه شما حتی بدون آموزش و تنها با خواندن قسمت‌ها مختلف این اتوماسیون متوجه کارکرد آنها خواهید شد. شما بصورت آنلاین همواره مشاوری را از این شرکت در اختیار خود دارید که به تمامی سوالات شما پاسخ خواهد داد. در اینجا برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید مقالات آموزشی و تخصصی تهیه شده را مطالعه کنید. همچنین میتوانید با ثبت درخواست دمو بصورت رایگان با اتوماسیون اداری رایگان کار کنید تا بتوانید تصمیم بهتری برای مجموعه خود بگیرید.
کلام آخر: امروزه دیگر بحث بر سر اینکه اتوماسیون اداری چیست یا از سیستم سنتی یا مدرن در سازمان استفاده کنیم؛ نیست. امروزه بحث برای پرکاربردتر کردن اتوماسیون‌های اداری و امکان بهره‌وری بیشتر از آنهاست.
