اداره ي امور بايگاني هر سازمان با استفاده از سه روش صورت مي گيرد :
الف ) نظام متمركز بايگاني
ب) نظام غير متمركز بايگاني
ج) نظام پراكنده بايگاني
برای مدیریت امور سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی می توانید استفاده نمایید.
الف) نظام متمركز:
كليه ي امور بايگاني از قبيل : طبقه بندي – كد گذاري و تنظیم نگهداري اسناد و پرونده ها در بايگاني مركزي (بایگانی كل) صورت مي گيرد و بقيه ي واحد ها مجاز به داشتن بايگاني مستقل و نگهداري پرونده ها نمی باشند. .
مزاياي شيوه ي متمركز بايگاني :
– صرفه جويي در تعدا د كاركنان بايگاني
– صرفه جويي در محل و وسايل بايگاني
– اعمال صحيح مديريت و تقسيم كار به طور عادلانه بين كاركنان بايگاني
– جلوگيري از تشكيل پرونده ها ي متعدد و مشابه
ب) نظام غير متمركز
در اين شيوه هر يك از واحدها ي سازماني داراي بايگاني مستقل بوده و پرونده هاي مربوط به خود را تنظيم و نگهداري مي كنند .
مزاياي شيوه ي غير متمركز
– نزديك بودن پرونده ها به استفاده كنندگان
– آشنا بودن اقدام كنند گان به عناوين پرونده ها
– احساس تعلق بيشتر با يگان به اداره خود و در نتيجه كارآيي بيشتر
ج) نظام پراكنده بايگاني
در اين شيوه هر يك از اقدام كنند گان موظف به نگهداري اسناد ومدارك و سوابق اداري خود مي باشند ، اين شيوه مورد توجه و توصيه ي سازمان هاي اداري نمي باشد .
عوامل موثر در برقراري سيتم متمركز يا غير متمركز:
انتخاب هركدام از اين سيستم ها براي بايگاني مستلزم مطالعه ي وضعيت سازمان و حدود وظايف آن مي باشد . مبناي اين بررسي بايد براساس سرعت و سهولت و تامين نياز مراجعه كنندگان به بايگاني باشد و عوامل زير در نظر گرفته شود :
الف) طبقه بندي مشاغل و تشكيلات سازمان
ب) تعداد كارمندان
ج)مكان و موقعيت بايگاني
د) نحوه ي فعاليت هاي واحد هاي سازمان
آشنايي با بايگاني نرم افزاري؛ كامپيوتر و استفاده از آن در تنظيم اطلاعات
با ورود كامپيوتريا گوناگون از اين ابزار در مسائل مختلف سازمانها مي توان از اين وسيله به عنوان ابزار ثبت نامه ها ي وارده و صادره و در نهايت بايگاني
– اسناد و مدارك و پرونده ها استفاده كرد . زيرا قدرت بالاي ذخيره سازي اطلاعات در حافظه ي آن كاربرد آن را بيشتر مي نمايد .
– كامپيوتريكي از وسايل كار دانشمندان در رشته هاي مختلف ؛ علمي ، اقتصادي ،اجتماعي وفني است که براي محاسبات مختلف به شمار میرود و امروزه يك ابزار مهمی در تشكيلات سازمانی مورد استفاده قرار گرفته است.. کا مپیوتر ما شینی است الکترونیکی که ا طلاعات داده شده را بر طبق بر نامه ریزی های تنظیم شده بررسی و پا سخ لازم را با سرعت و دقت بسیا ر بالا در اختیار کا ربر قرارمیدهد.
برای مدیریت امور سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی می توانید استفاده نمایید.
