بایگانی به لحاظ فن و تکنیک عبارتست از دانش و فن طبقه بندی، تنظیم، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک به گونه ای که بتوان با صرف کمترین هزینه و نیروی انسانی، به راحتی و سرعت به آن دست یافت.
بایگانی به لحاظ فضا و موقعیت مکانی نیز عبارتست از محل نگهداری اسناد و مدارک یک سازمان یا شرکت.
حال در بررسی تکنیکی بایگانی، منظور از طبقه‌بندی (Indexing (classifying) The Records)، دسته‌بندی اسناد و پرونده ها به گروه هایی است که به لحاظ حروف الفبایی، اسم، موضوع، تاریخ و … دارای تشابه بوده و بتوان آنها را کدگذاری نمود.
تنظیم (Arrangement of The Records) نیز به معنای ترتیب و تفدم وتأخر اسناد و مدارک است که شامل چیدمان پرونده ها بر مبنای تاریخ، شماره، کدگذاری و رنگ بندی مختلف پوشه ها می شود.
حفظ و نگهداری (Keeping the records) نیز برای ثبت اطلاعات دریافت شده نظیر نامه های وارده و یا اطلاعات ارسال شده مانند نامه های صادره که ممکن است تبدیل به سند مهمی شود و در آینده موردنیاز باشد، است. برای نگهداری نیز از ابزارهایی نظیر دفاتر، فرم ها، قفسه های بایگانی و در پیشرفته ترین حالت آرشیو الکترونیکی با نرم افزارهای تخصصی بایگانی استفاده می شود.
برای بایگانی آنلاین می توانید از نرم افزار بایگانی ، نرم افزار آنلاین بایگانی و نرم افزار بایگانی تحت وب استفاده نمایید.
اهمیت بایگانی اسناد و پرونده ها در سازمان ها و شرکت ها به این دلیل است که:
– حاوی اطلاعات مهمی هستند که در تصمیم گیری های سازمان به مدیران کمک فراوانی خواهند کرد.
– در شرایط اضطرار می تواند به عنوان یک مدرک قانونی مورد استفاده قرار گیرد.
در بایگانی، اصولی وجود دارد که رعایت آن کمک بسیاری به دسترسی هر چه راحت تر به اسناد و پرونده ها می کند.
یکی از این اصول قابل اجرا بودن سیستم بایگانی است. سیستم مورد نظر باید به گونه ای باشد که با توجه به امکانات موجود قابل اجرا باشد. همچنین کار کردن برای کارکنان و افراد مرتبط با آن ساده باشد، امکان دسترسی به اسناد و مدارک موردنظر را تسریع کند، امکان تغییر و سازگاری با تغییرات را داشته باشدو از یک نظم منطقی و اصولی پیروی کند. کارکنان بخش بایگانی نیز بهتر است دارای تجربه و مهارت کافی باشند.
حال برای اینکه بدانیم از کدام یک از روش ها و اصول بایگانی استفاده کنیم، باید با انواع مختلف بایگانی اسناد و مدارک آشنا شویم.
بایگانی به طور کلی با سه روش زیر انجام می گیرد:
بایگانی جاری : این شیوه برای حفظ و نگهداری اسناد مختلفی استفاده می شود که به طور روزمره و دائمی در سازمان مورد استفاده قرار می گیرند.
بایگانی نیمه جاری : این نوع از بایگانی برای اسنادی مورد استفاده قرار می گیرد که همیشه نه، اما گاهی اوقات مورد استفاده قرار گیرند.
بایگانی راکد : این نوع از بایگانی اسناد، برای اسناد راکد و بی استفاده مورد استفاده قرار می گیرد. در آموزش اصول بایگانی این گونه بیان می شود که روش بایگانی اسناد در بایگانی راکد با دو روش قبل کاملا متفاوت است. در حقیقت بایگانی اسناد و مدارک با این نوع از بایگانی مورد استفاده سازمان قرار نمی گیرد و فقط در محلی که معمولا زمین ارزان تر از سایر نقاط است و با استفاده از سیستم بایگانی ریلی یا انواع کمد بایگانی برای آرشیو و بایگانی مورد استفاده قرار می گیرد.
برای بایگانی آنلاین می توانید از نرم افزار بایگانی ، نرم افزار آنلاین بایگانی و نرم افزار بایگانی تحت وب استفاده نمایید.
برای استفاده از سیستم جلسات تحت وب کلیک کنید.
