متوجه نمی شوم. چرا این اعداد غیرمنطقی هستند؟
اگر در جلسه ای با حضور مدیران ارشد با این سوال مواجه شوید چکار می کنید؟ بسیاری از مدیران در این مواقع خیس عرق می شوند، مغزشان قفل می کند و گلویشان خشک می شود. به ارائه خود نگاه می کنند و بدون آنکه بتوانند ذره ای از هوش و نبوغ خود استفاده کنند ساکت می مانند. در این مواقع ممکن است با خود فکر کنید که “بسیار خوب! فکر کنم شغلم را از دست دادم.”
با اینکه ساعت های بسیاری را قبل از جلسه ارائه به مدیران ارشد صرف تمرین برای نحوه ارائه خود می کنیم با اولین سوال سخت همه چیز بهم می ریزد و اسلایدهای ارائه مان ناشناخته به نظر می رسد. سرهم کردن جواب ها متداول ترین پاسخ این لحظات است.
اگر در جلسه ای با حضور مدیران ارشد هستید احتمالا دارای تخصص، اعتبار و تجربه قابل اعتنایی برای این کار هستید و هنگامی که با سوالات گوناگون روبرو می شوید با اتکا به دانش، تجربه و تخصص خود از پس آنها بر می آیید. اما زمانی که جواب سوالی را نمی دانید چطور؟ مخصوصا وقتی سوال از سمت فردی مهم در سازمان باشد؟
برای مدیریت جلسات می توانید از نرم افزار جلسات رایگان، تقویم کاری و … استفاده نمایید.
در اینجا می خواهیم 4 راه برای زمانی که جواب سوال را نمی دانید بررسی کنیم:
از زمانتان استفاده کنید
برای پاسخ به سوالی که نمی دانید عجله نکنید. مطمئن شوید که سوال را به خوبی متوجه شدید. برای انتخاب اولین کلمات خود تامل کنید. اگر پاسخ خود را با کلام قدرتمندتری آغاز کنید هم شما و هم مخاطبتان با اعتماد بیشتری کار را پیش خواهید برد.
راه های مختلفی برای خریدن این زمان کوتاه اما تاثیرگذار وجود دارد. از نوشیدن جرعه ای آب یا تکرار سوال مخاطب تا سکوت کردن. مخاطب شما وقتی با این تکنیک های شما برای پاسخ مواجه می شود حس می کند که صحبتهایش شنیده شده است. می توانید اینطور پاسخ دهید:” من درست متوجه شدم شما می خواهید در مورد فلان موضوع بدانید؟”
تامل قبل از صحبت می تواند نتیجه دیگری داشته باشد و آن بهبود وضعیت کلامی شماست. شما ممکن است نسبت به خطاهای غیرارادی زبان خود آگاه باشید و اغلب اوقات بتوانید آنها را به خوبی مهار کنید با این حال ممکن است هنگام صحبت و تحت استرس صداهایی مثل”آ” ، “هوم” و غیره از زبانتان شنیده شود. سعی کنید مقداری آب بنوشید یا نفسی عمیق بکشید تا بتوانید از بروز این صداها جلوگیری کنید. فکر کنید که جملاتتان دارای نقطه و ویرگول است و سعی کنید این فاصله ها را با یک مکث و نفس عمیق پر کنید. جلوگیری از تکرار صداهای غیرارادی زبان و مکث و تنفس عمیق موهبتی است که می تواند به شما در فکر کردن هنگام صحبت کمک زیادی کند.
مثبت فکر کنید
اکثر افراد وقتی با سوالی مواجه می شوند که جواب آن را نمی دانند تصور می کنند که در نگاه مدیرشان بی منطق و فاقد قابلیت های لازم برای انجام کار جلوه می کنند. تصور آنها این است که مسخره می شوند و به زودی اخراج خواهند شد. این تفکرات ناشی از اضطراب است و ما زمانی دچارشان می شویم که تحت فشار قرار می گیریم. احساس کمبود و یا اینکه نتیجه آخر نتیجه مطلوب و کاملی نیست و بدتر از آن اینکه خودمان برای اینکار کافی نیستیم. به سمت تفکر مثبت بروید. جملات را در ذهن خود بازسازی کنید تا از سیل مخرب جملات در ذهن خود جلوگیری کنید. به خودتان یادآوری کنید که هیچکس مثل شما نمی تواند از پس کارتان برآید. فکر مثبت به شما کمک می کند که بتوانید تفکر تحلیلی خود را حفظ کنید و با حضور ذهن تصمیم بگیرید.
از آخر شروع کنید
برخلاف یک معمای جنایی، از آخر شروع کنید. معمولا مدیران ارشد علاقه دارند که وضعیت فعلی را بررسی کنند نه قدمهایی که شما تاکنون برای رسیدن به مرحله آخر برداشته اید. پس همیشه بروید سر اصل مطلب و تا درمورد جزئیات از شما سوالی نشده درباره آن صحبت نکنید.
رژیم لغات را رعایت کنید
در جلسات خود را با اقتدار نشان دهید ولی سعی نکنید زیاد صحبت کنید. اگر عادت دارید زمان پریشانی زیاد صحبت کنید خود را ملزم کنید که بیشتر از 3 تا 5 جمله نگویید و منظور از این تعداد این نیست که بیست جمله را بهم بچسبانید تا آنها را تبدیل به سه جمله کنید. استفاده از جملات کم به شما کمک می کند که شفاف و مستقیم صحبت کنید. از بیان مسائل مبهم خودداری کنید. بقدری صحبت کنید که نشان دهید مطلب را گرفته اید. سعی نکنید در مورد همه چیز صحبت کنید و از بیان جزئیات تا زمانی که از شما خواسته نشده اجتناب کنید.
فارغ از سطح هوش و آمادگی شما حضور در جلسات با حضور مدیران ارشد همواره چالش برانگیز است. با اینکه نمی توانید تمام اتفاقات و سوالات جلسه را پیش بینی کنید اما می توانید با دانستن این قدم ها جلسه خود را بهتر مدیریت کنید. همچنین برای مدیریت جلسات بهتر می توانید از نرم افزار جلسات رایگان و نرم افزار تقویم کاری و … استفاده نمایید.
