استفاده از اوراق متحرک برای ثبت و کنترل نامه ها
برای ثبت مشخصات نامه های صادره ووارده سازمان می توان به عوض استفاده از دفتر اندیکاتورازاوراق متحرک استفاده نمود,بدین ترتیب فرم چاپی مخصوص که بهتر است مقوای سفید ویا رنگی باشد درنظرگرفته شود وانهارا به طورتسلسلشماره گذاری کنیم.وهریک ازفرم ها یا کارت ها رابه یکی از نامه های وارده وصادره اختصاص می دهیم.بعدازوصول نامه ها به هریک کارت جداگانه داده ومشخصات ان در کارت قیدمی گردد وهرزمان نامه از مرجعی به مرجغ دیگر ارسال شود مراتب با ذکرخلاصه اقدامات انجام یافته وتاریخ ارجاع در کارت قید می شود به طوری که با مراجعه به کارت مذکورهمیشه می توان تشخیص دادنامه درکدام واحد اداری است وچه اقداماتی درباره ان به عمل امده است وبدین کیفیت می توانیم سیرنامه ها راکنترل نماییم.
برای حسابداری رایگان و حسابداری آنلاین می توانید از نرم افزار حسابداری و حسابداری تحت وب استفاده نمایید.
ولی انجام این کنترل در مورد نامه های عادی که مربوط به اقدامات معمولی ومتعارف سازمان است وبه طور منظم جریان دارد,ضروری نیست.اما درباره موضوعات مهم واقدامات فوق العاده درسازمان وبرای کنترل جریا کارمی توان از این روش استفاده نمود.
تقریبا تمام سازمان های دولتی که دارای دبیرخانه می باشند از دفتر اندیکاتوراستفاده می کنند ولیمشخصات وفرم مذکور در همه جا یکسان نیست ومتناسب با نیازمندی واحتیاج سازمان ها است,می توان گفت که از مزایای ثبت نامه ها در اندیکاتورفقط شماره گذاری ومحل ارجاع نامه این است مورداستفادهقرار می گیرد.
این نکته فابل یاداوری است که ثبت کلیه نامه های وارده وصادره در دفتراندیکاتورضروری نیست از جمله نامه ها واسنادی که به صورت فرم چاپی تهیه می گردد واغلب دارای شماره مسلسل می باشند,چون مشخصات یکنواخت دارند,ثبت انها در دفتر اندیکاتورضرورت ندارد.برای یافتن سابقه از دتر دیگری استاده می شود که هر گاهه طور کامل تنم گردند به سادگیمی توان پرونده وسابقه رابه دست اورد بدون اینکه محتاج به شماره ثبت ویا سایر مشخصات مندرج در اندیکاتور باشد.
برای حسابداری رایگان و حسابداری آنلاین می توانید از نرم افزار حسابداری و حسابداری تحت وب استفاده نمایید.
