اسناد حسابداری، مواردی مانند، دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و معین، فاکتور های خرید و فروش، اسناد مربوط به مالیات بر ارزش افزوده، صورت وضعیت ها، گزارشات فصلی و بسیاری دیگر از اسناد حسابداری را دارا می باشد که ثبت و نگهداری کامل و به موقع آنها می تواند شرکت را از مشکلات مالی و مالیاتی مصون دارد.
هر کدام از این اسناد لازم است که به شیوه خاص خود و بر اساس دستور العمل های مربوطه ثبت و نگهداری گردند تا در شرایط خاص، قابل استناد قانونی باشند و بتوان از آنها استفاده نمود.
اسناد حسابداری:
اسناد حسابداری به رویداد های مالی گفته می شود که دارای حداقل یک بدهکار و یک بستانکار باشند و این رویداد ها در یک دوره مالی خاص اتفاق بیفتند.
نکته: لازم به ذکر است که اسناد حسابداری می توانند چندین طرف بدهکار و بستانکار نیز داشته باشند.
خصوصیات اسناد حسابداری:
یک سند حسابداری قانونی و مورد استناد در واقع لازم است که دارای تاریخ مشخص بوده و دوره مالی آن نیز معین باشد.
ممکن است که این اسناد، به صورت موقت، دائم و یا حتی به صورت یک یادداشت اولیه نگارش شوند اما بایستی نوع آنها دقیقا مشخص شود و در مراجعات بعدی معلوم باشد.
نکته: یادداشت به سندی گفته می شود که تراز نشده است و در واقع کامل نیست.
سند موقت و دائمی:
سند موقت، به سندی می گویند که ثبت شده است اما امکان تغییر و دخل و تصرف در آن وجود دارد اما سند دائمی به سندی گفته می شود که ثبت و تایید شده است و اجازه هیچ گونه تغییرات و اصلاحی در آن وجود نخواهد داشت.
نرم افزار حسابداری، حسابداری تحت وب، حسابداری آنلاین و حسابداری رایگان را برای امور حسابداری استفاده نمایید.
انواع سند موقت:
عادی: سندیست که در آن رویداد های جاری و به روز مورد ثبت و نگهداری قرار می گیرد.
افتتاحیه: در ابتدای هر دوره مالی برای ثبت اسناد در ابتدای دوره و انتقال اسناد دوره مالی سال قبل افتتاح می شود.
سیستمی: سندیست از بخش های اتوماتیک سیستم استخراج می شود مانند سند فاکتور فروش یا خرید، این سند تمامی اطلاعاتش به صورت سیستمی و اتوماتیک درج و گزارش می شود.
سود و زیان: یکی از اسناد مهم حسابداری است که عموما برای بستن حساب های موقت مورد استفاده قرار می گیرد.
اختتامیه: سندیست که در پایان دوره مالی برای بستن حساب ها مورد استفاده قرار می گیرد و مورد استفاده آن دقیقا بر عکس سند افتتاحیه می باشد.
انواع سند حسابداری:
اسناد حسابداری دارای انواع زیر می باشد.
سند حسابداری دستی:
سند حسابداری رسمی، به اسنادی گفته می شود که فرم و فرمت آنها چاپ شده است و اپراتور یا حسابدار به صورت دستی اطلاعات آنها را وارد می کند.
امروزه استفاده از سند حسابداری دستی بسیار کم می باشد و شرکت ها و صاحبان کسب و کار به سمت اسناد حسابداری کامپیوتری رفته اند.
سند حسابداری کامپیوتری:
در سند حسابداری کامپیوتری، تمامی فرمت ها در نرم افزار های حسابداری مشخصی طراحی شده اند و اپراتور یا حسابدار اطلاعات را وارد فرمت طراحی شده می کند و گزارش گیری و بسیاری امور آن به صورت رایانه ای صورت می گیرد.
سند ساده:
به سندی سند ساده گفته می شود که فقط دو آرتیکل داشته باشد. یعنی یک ثبت در سمت بدهکار و یک ثبت در سمت بستانکار وارد گردد و کلا شامل دو ثبت می باشد.
سند حسابداری مرکب:
به سندی که چندین آرتیکل داشته باشد سند حسابداری مرکب گفته می شود در این نوع سند چند ثبت در سمت بدهکار و چند ثبت در سمت بستانکار وجود دارد.
نکته: جمع بدهکار و بستانکار در هر دو طرف باید یکسان باشد.
اطلاعات مورد نیاز برای درج در یک سند:
شماره سند
تاریخ
نوع سند: عادی، ساده، مرکب، سیستمی، سود و زیان، اختتامیه، افتتاحیه
شرح سند: سند فروش، خرید، بدهکار و بستانکار
نام صاحب یا صاحبان حساب
مشخص کردن ستون بدهکار و بستانکار
جمع کل
نام تکمیل کننده و تایید کننده و امضا
دفاتر قانونی:
دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و معین جز اسناد حسابداری می باشند که البته هر کدام تعریف مخصوص به خود را دارند.
دفتر روزنامه:
دفتر روزنامه به دفتری گفته می شود که تمامی رویداد های مالی به تفکیک تاریخ و زمان وقوع در آن ثبت می شوند در این دفتر اطلاعاتی نظیر موارد زیر ثبت شده است.
شماره سند حسابداری
تاریخ
شرح
مبلغ بدهکار و بستانکار
نکته: این نوع سند، به دو شکل دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی مورد استفاده قرار می گیرد.
دفتر کل:
دفتر کل به دفتری گفته می شود که اطلاعات دفتر روزنامه حداکثر ۱۵ روز از ماه گذشته وارد آن می گردد. قابلیت مانده گیری حساب ها، ویژگی مهم این دفتر است در حالی که دفتر روزنامه این ویژگی را ندارد.
اطلاعات موجود در دفتر کل شامل موارد زیر می باشد.
شماره سند
تاریخ
شرح
بدهکار و بستانکار
مانده
دفتر معین:
در برخی از مواقع، حساب ها نیاز به شرح بیشتر و جزییات دقیق تری دارند که ثبت آنها در دفتر کل و روزنامه امکان پذیر نمی باشد. دفتر معین این کار را برای حساب ها انجام داده و در مواقع لازم امکان استخراج و استفاده از این اطلاعات را فراهم می کند.
دفتر معین دارای انواع زیر می باشد:
دفتر معین بانکی
دفتر معین بدهکاران
دفتر معین اموال
دفتر معین بستانکاران
تراز آزمایشی:
تراز آزمایشی، به سندی گفته می شود که حسابداران برای کسب اطمینان از درستی حساب ها به کار می برند. در تراز آزمایشی جمع بدهکار و بستانکار به دست می آید و در صورت وجود هر گونه ایراد قبل از به دست آوردن تراز اصلی اصلاحات انجام می گردد.
نکته: تراز آزمایشی سند مهمی در حسابداری است که می تواند از اشتباهات و رد دفاتر قانونی جلوگیری کند.
صورت های مالی:
صورت های مالی عملکرد واحد های تجاری و بنگاه های اقتصادی را نشان می دهد که مدیران ارشد با استفاده از آن می توانند به منافع زیر دست یابند:
اتخاذ تصمیمات مهم مدیریتی و مالی برای سازمان
افزایش میزان سرمایه گذاری در آینده
تشخیص توسعه و یا عدم توسعه موسسه
اهمیت بایگانی در حسابداری:
بایگانی در هر حرفه ای، به معنی نگهداری درست و طولانی مدت اسناد به صورت طبقه بندی شده و فراهم کردن امکان دسترسی به آنها با کمترین زمان و کمترین هزینه می باشد.
بایگانی اسناد و مدارک در حسابداری یکی از کار های مهم در این حرفه می باشد که می تواند به صورت دستی یا سیستمی انجام گردد.
نکته: بایگانی اسناد به هر شیوه ای که انجام شود، باید دسترسی به آنها را در مواقع لازم آسان کرده و در کمترین زمان این کار انجام گردد.
نرم افزار آرشیو چیست؟
وظایف اشخاصی که کار بایگانی را انجام می دهند:
تدوین قوانین مربوط به نحوه بایگانی
فراهم کردن یک برنامه نظام مند برای راکد سازی اسناد و مدارک
تهیه دستور العمل و روش های اجرایی کارآمد برای بایگانی و ارسال مدارک واحد های مختلف به واحد بایگانی
مشخص کردن مدت نگهداری اسناد
مشخص کردن زمان امحا و…
نرم افزار حسابداری، حسابداری تحت وب، حسابداری آنلاین و حسابداری رایگان را برای امور حسابداری استفاده نمایید.
انواع مختلف بایگانی:
بر اساس گردش مکاتبات
بر اساس محتوای اسناد و مدارک
بر اساس تعیین تعداد واحد ها و انواع آنها
بر اساس نوع گیرنده
بر اساس اهمیت موضوعی یا واحدی
