هدف
هدف از سامان‌دهي فيزيكي و الكترونيكي (اسکن اسناد) و به‌روزرساني اسناد دستيابي به موارد ذيل است:
– ايجاد سهولت در آرشيو، طبقه‌بندي و دسترسي به اسناد
– كاهش حجم بايگاني و امكان ذخيره الكترونيكي اسناد
– بالا بردن ايمني اسناد در مقابل حوادث طبيعي و غيرطبيعي
– حذف عمليات تكراري و غيرضروري در آرشيو نمودن اسناد
– از بين رفتن مخاطرات ناشي از جابجايي اسناد و جلوگيري از گم شدن و بروز آسيب هاي فيزيکي احتمالي
– فراهم آوردن امكان انواع جستجو بر روي متن اسناد ، فيلدهاي اطلاعاتي و ساختار طبقه بندي اسناد
– دسترسي به اطلاعات به‌روز شده با سرعت و سهولت از طريق بستر شبکه داخلي شركت و يا درصورت تمايل از طريق سرويس‌دهنده وب با امكان تعريف سطوح مختلف امنيتي
– امكان كنترل و نظارت مديريت بر نحوه بايگاني و نحوه دسترسي كاربران مختلف به اسناد فني
– امكان تبادل اسناد به‌صورت الكترونيكي جهت افزايش سرعت دسترسي، سهولت در تكثير با حفظ ايمني و رعايت حدود دسترسي
– افزايش كارايي مديران در بررسي گزارش‌ها و تصميم‌گيري‌هاي مقتضي بر اساس اطلاعات دسته‌بندي شده و به‌روز
برای سازماندهی کارها از نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار کتابخانه و نرم افزار بایگانی استفاده نمایید.
فرآيند سامان‌دهي فيزيكي و الكترونيكي
سامان‌دهي اسناد در دو بخش سامان‌دهي فيزيكي و سامان‌دهي الكترونيكي، صورت مي‌پذيرد.
روش سامان‌دهي فيزيكي اسناد فني
نمودار زیر فرآيندهاي مربوط به مراحل سامان‌دهي فيزيكي اسناد فني را نشان مي‌دهد.
روش سامان‌دهي فيزيكي اسناد فني
تجميع اسناد
سازمان مورد نظر بايد در حد امكان نسبت به جمع آوري مستندات خود كه احتمال وجود آنها در بايگاني‌های مختلف وجود دارد، اقدام نمايند.
دسته‌بندي موضوعي اسناد
در صورت وجود ليست از پیش تعیین شده از جانب سازمان، این لیست مورد استفاده قرار می‌گیرد. در صورت عدم وجود ليست اصلي ميتوان از ساختار اسنادي مشابه در سازمان‌های مشابه استفاده نمود. شايان ذكر است، در صورتيكه هيچ‌گونه ساختار دسته‌بندي از اسناد سازمان وجود نداشت شرکت پشتیبان تصمیم مدیران اقدام به ایجاد ساختار درختي جهت دسته بندي اسناد خواهد نمود.
وجين
وجين مدارک شامل استخراج و جداسازي اسناد منسوخ ، زايد و غيرضروري مي‌باشد. استخراج اوراقي كه به اشتباه در زونكن اسناد ديگر قرار گرفته است و جايگذاري آن در محل صحيح خود در اين مرحله انجام مي‌شود. شناسايي و ادغام اسناد نيز در اين مرحله انجام خواهد شد .
همچنين بايد با استفاده از ليست اسناد ليست هايي از:
1- اسناد موجود 2- نواقص اسناد 3- اسناد تغيير يافته 4- اسناد زايد و غيرضروري تهيه شود.
منظور از اسناد تغيير يافته مواردي است كه به‌طور مشهود روي سند تغييرات مشخص شده باشد.
كدبندي اسناد
کدبندی اسناد در هر سازمان بنابر نظر مسوولین بایگانی انجام می‌گیرد. به‌منظور دسترسي سريع مسوول بايگاني در شركت‌ها به اسناد، كد محل پارك در 4 قسمت به شرح زير تعريف مي‌گردد:
شماره موضوعي هر بخش از زونكن : هر زونكن ممكن است حاوي چندين بخش يا فصل باشد . جهت دسترسي راحت ، هر بخش بايد به صورت مجزا كد گذاري شود.
بدين منظور می‌توان روي تک تک صفحات هر سند ابتدا 6 كاركتر اصلي (بر اساس نام قفسه حاوي زونكن مورد نظر ، طبقه اي كه زونكن در آن قرار گرفته و شماره زونكن حاوي سند مورد نظر) و سپس بر اساس موضوعات مختلف ، كاراكتر فرعي ثبت نمود.
بدين ترتيب در صورتيکه يکي از اوراق هرسند به هر دليلي از ساير صفحات جدا شود با کد ثبت شده (در محل يكسان) براي همه اوراق مي توان قفسه ، طبقه ، زونکن و سند مورد نظر را پيدا نموده و آن برگ را بر اساس شماره صفحات در جاي خود قرار داد. نكته مهم در اين قسمت درج شماره صفحه بر روي صفحات هر سند مي باشد كه از 1 شروع و به ازاي هر صفحه شماره تسلسل آن افزوده مي شود. بهتر است شماره صفحه در قسمت وسط پايين صفحه درج شود. كليه مراحل درج كدگذاري بر روي اسناد در صورت امكان توسط دستگاه نمراتور انجام پذيرد. در صورتيكه سازمان‌ها در تعيين آدرس محل پارك از كدينگ ديگري استفاده نموده اند ، مشروط بر آنكه به فيزيك اسناد دسترسي سريع و راحت داشته باشند قابل استفاده مي‌باشد.
آماده‌سازي
پس از اجراي مراحل فوق، اسناد و مدارک بايد بر اساس طبقه‌بندي انجام شده در پوشش مناسب قرارداده شده و سپس در زونكن گذاشته شوند. همچنين مي بايست اوراق از قسمت وسط پانچ شوند و جهت سهولت در مطالعه و بررسي، منگنه هاي اضافي خارج گردند. براي تفكيك موضوعات ميتوان از زونكن هاي رنگي و يا از برچسب هايي با رنگ‌هاي موضوعي مختلف جهت ثبت كد بر روي هرزونكن استفاده نمود.
برچسب زونكنها بر اساس فرمت زير بر روي آنها الصاق شده و در محل مورد نظر بايگاني مي‌شوند.
مراحل سامان‌دهي الکترونيکي اسناد فني
امور مقدماتي و ايجاد ساختار بايگاني الكترونيكي
پيش از آغاز عمليات بايگاني الكترونيكي مي‌بايست مطالعه و بررسي دقيقي بر بايگاني اسناد موجود انجام داد که مهم‌ترين آنها عبارتند از :
شناسايي تيپ اسناد از لحاظ نوع کاغذ، سايز، نحوه نگهداري و کيفيت اسناد
انتخاب تجهيزات مطلوب
شناخت کاربران سيستم و تعيين سطوح دسترسي
تعيين فيلدهاي جستجو
حداقل نيازمندي هاي نرم افزار مديريت اسناد
براي مديريت، نگهداري و بازيابي اطلاعات و تصاوير الكترونيكي اسناد نياز به نرم‌افزاري مناسب مي‌باشد.
شرکت پشتیبان تصمیم مدیران با توجه به قابلیت‌های فراوان در امر تولید نرم‌افزارهای مختلف دارای نرم‌افزار پیشرفته و همه منظوره آرشیو الکترونیکی بوده که در قسمت مربوطه قابل مشاهده می‌باشد.
آماده‌سازي
آماده‌سازي و پاک‌سازي اسناد عبارت است از باز نمودن تاي اوراق ، ترميم پارگي، جدا نمودن سوزن ، منگنه و امثالهم كه انجام اين مراحل باعث تسريع امور اسكن خواهد شد. لازم به ذكر است مرحله آماده‌سازي بايگاني الكترونيكي به ترتيب چيدمان زونكنها و فقط در مورد اسنادي انجام مي شود كه مقرر است عمليات اسكن بلافاصله روي آن انجام شود.
اسكن اسناد
در بخش تصويربرداري، اسكن اسناد به ترتيب كد محل بايگاني انجام مي شود. در اين بخش بر روي تمامي اسناد هنگام تصويربرداري، عمليات تميزكاري اوليه، ابتدا بصورت خودكار توسط نرم افزار اختصاصي اسكنرها و در صورت نياز به تنظيم بيشتر ، به صورت دستي به وسيله اپراتور انجام مي پذيرد تا كيفيت مطلوب بدست آيد. بايد توجه شود كه وضوح فايلها براي كليه اسناد در محدوده‌های مختلف و با dpiهای مي‌باشد.
با توجه به نوع اسناد، ازنظر كيفيت و ساير مشخصات ظاهري، فرمت اسكن ميتواند تغيير نمايد. اسناد می‌تواند به صورت سياه وسفيد اسكن شود درصورتيكه در برخي از اسنادي كه كيفيت ظاهري خوبي ندارند ريزش اطلاعات رخ دهد بايد اسكن به صورت خاكستري ( GRAY SCALE ) اجرا شود. البته فرمت خاكستري باعث افزايش قابل توجه حجم فايل و زمان اجراي كار مي گردد ولي براي حفظ اطلاعات ضروري است. همچنین در سازمان‌های مختلف با توجه به نیاز می‌توان اسناد را به صورت رنگی اسکن نمود.
در صورتيكه مستنداتي از قبيل نقشه و يا دستورالعمل وجود دارند كه بسيار فرسوده و نا خوانا هستند مي بايستي ضمن ليست گيري، براي احياء آن ها در كارگروه‌های تخصصي تصميم گيري گردد.
به منظور تشخيص اوراق اسكن شده از ساير اوراق، بر روي هر يك از اوراق اسكن شده شماره و يا علامت مشخصي درج شود. اين امر در بسياري از اوقات به صورت خودكار توسط اسكنرهاي حرفه‌اي انجام مي‌شود.
پس از انجام عمليات تصويربرداري، كليه اقلام جدا شده در مرحله آماده‌سازي مجددا به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتيب اوليه، بايگاني مي شود.
اصلاح و ويرايش تصويرها
علاوه بر اين كه در زمان اسكن مي‌بايست تنظيمات دقيقي براي اسكن نمودن اسناد صورت پذيرد تا كيفيت ، مطلوب و بدون ريزش اطلاعات باشد مي‌بايست مراحلي به ترتيب زير نيز براي بهينه‌سازي تصاوير انجام گيرد:
DESKEW اريب زدايي كردن در زماني كه تصوير به صورت كج قرار گرفته است
CR- P حذف اضافات (بيشتر منظور بالاي صفحه است)
R- TATE چرخاندن تصاوير به شكل صحيح
ERASE حذف كردن بخشي از تصوير كه بدون استفاده است
CENTERING وسط چين كردن تصوير در مركز
B- RDER حذف يا افزودن كادر به تصاوير
ورود اطلاعات اسناد
با هدف سهولت و تسريع بازيابي اطلاعات و دستيابي كاربران به اسناد مورد نياز ، مي‌بايست اطلاعات مربوط به فيلدهاي اطلاعاتي اسناد در نرم‌افزار مديريت اسناد و آرشیو الکترونیکی وارد شود. چنانچه در مرحله سامان‌دهي فيزيكي ليست اسناد آماده شده باشد ورود اطلاعات مي بايست بر اساس آن انجام شود. در اين مرحله از سامان‌دهي الکترونيکي مي‌بايست فعاليت‌هاي زير نيز صورت گيرد:
تعيين جايگاه هر سند در طبقه بندي تعريف شده در نرم‌افزار مديريت اسناد
تعيين سطوح دسترسي كاربران به هر سند
و …
CR اسناد (- PTICAL CHARACTER REC- GNITI- N)
CR تبديل تصوير به فايل قابل پردازش به صورت Text مي‌باشد. عمليات – CR امکان جستجو بروي كل متن را فراهم مي‌آورد .
تهيه نسخ پشتيبان
اهميت وجود نسخ پشتيبان در يك سيستم بعد از وقوع مشكلات مشخص مي‌شود. لذا جهت حفظ و نگهداري از اطلاعات بايگاني الكترونيكي پس از اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مديريت اسناد، نسخه پشتيبان تهيه و به كارفرما تحويل می‌گردد. با توجه به تغييرات زياد در فنآوري ساخت قطعات ذخيره سازي اطلاعات از قبيل raid –tape- ديسكت ها و … در طول زمان ، تعيين نوع و كيفيت بستر ذخيره سازي نسخ پشتيبان اسناد (device electr- nic) توسط سازمان‌ها معين مي‌گردد.
ايجادميكروفيلم و نحوه نگهداري آن
با توجه به طول عمر محدود اسناد كاغذي و الكترونيكي و آسيب پذير بودن آنها در برابر آسيب هاي زيست محيطي از قبيل رطوبت ، آتش سوزي ، آفات و حشرات موذي ، ميدان هاي الكترومغناطيس و … و توجه به بحث مديريت بحران و پدافند غير عامل ايجاد ميكروفيلم از اسناد مذكور امري لازم و ضروري مي باشد كه مزايايي از قبيل حجم كم ، طول عمر بالا ، قابليت تبديل مجدد به فايل الكترونيكي يا كاغذ را به همراه دارد.
ايجاد ميكروفيلم
بعد از آنكه كليه اسناد كاغذي اسكن شدند و فايل آنها در رايانه ايجاد شد بايد توسط دستگاهd- cument archive writer ميكروفيلم آنها به‌صورت رول فيلم ايجاد گردد.
تهيه و نصب برچسب ليست ميكروفيلم‌ها، اطلاعات موجود در هركدام و كد آنها بر روي جعبه‌هاي حاوي ميكروفيلم‌ها
نحوه نگهداري ميكروفيلم
لازم است از هر يك از اسناد و پرونده هاي موجود دو مجموعه ميكروفيلم تهيه شده و در محل هاي مختلف نگهداري شوند.
خصوصيات محل نگهداري ميكروفيلم ها مطابق مفاد دستورالعمل حفظ و نگهداري و سرويس دهي و امحاء اسناد مي باشد.
دماي محل نگهداري ميكروفيلم‌ها در حدود 12 درجه سانتي‌گراد كنترل شود.
رطوبت محل نگهداري ميكروفيلم ها در حدود 35 % كنترل شود.
